学校食堂采购管理制度

学校食堂采购管理制度前言学校食堂是师生日常生活的重要场所，其食材与物资的采购供应，是保障食堂正常运营、确保饮食安全与质量、控制运营成本的关键环节。为规范我校食堂采购行为，提升管理水平，维护师生合法权益，营造安全、健康、优质的餐饮服务环境，特制定本制度。本制度旨在明确采购各环节的职责、流程与要求，确保采购工作的公开、公平、公正、安全与高效。一、适用范围与基本原则本制度适用于学校食堂所有食材、调味料、日用品、厨房用具等物资的采购活动及其相关管理工作。凡参与食堂采购的管理人员、采购人员、验收人员及相关负责人，均须严格遵守本制度规定。食堂采购工作应严格遵循以下基本原则：1.安全第一原则：将食品安全置于首位，确保采购的所有物资符合国家食品安全标准及相关规定，杜绝“三无”产品、过期变质产品及来源不明的物资进入食堂。2.质量优先原则：在确保安全的前提下，追求食材的新鲜度、营养性和品质稳定性，优先选择资质优良、信誉良好的供应商提供的产品。3.公开透明原则：采购过程应尽可能公开化、透明化，采购信息、供应商选择、价格形成等关键环节应接受监督，防止暗箱操作。4.经济实惠原则：在保证安全与质量的基础上，通过比价、议价等方式，力求以合理价格采购到优质物资，努力降低采购成本，提高资金使用效益。5.权责明晰原则：明确采购各环节相关人员的职责与权限，做到谁采购、谁负责，谁验收、谁把关，确保责任落实到人。6.规范有序原则：严格按照规定的程序和流程组织采购，确保采购活动规范、有序进行。二、采购组织与人员职责学校食堂采购工作在学校统一领导下，由食堂管理部门具体负责组织实施。应根据食堂规模和采购量，合理配置采购及相关管理人员，并明确其职责。1.食堂管理部门负责人：对食堂采购工作负总责，负责审批采购计划、审定供应商资质、监督采购流程、处理重大采购问题、组织制定和完善采购相关制度。2.采购负责人/采购专员：在食堂管理部门负责人领导下，具体组织实施采购工作。包括：编制采购计划、寻找与评估供应商、组织采购洽谈、签订采购合同（协议）、安排物资配送、协调处理采购过程中的日常问题、建立采购台账等。3.库管员/验收员：负责对采购物资进行严格验收，包括查验物资数量、规格、质量、生产日期、保质期、相关合格证明文件等，确保与采购要求一致；对验收合格的物资办理入库手续，对不合格物资坚决予以退回并及时上报。4.食堂厨师长/班组长：根据食堂经营计划和菜单安排，提出所需食材及物资的种类、数量等需求，参与食材质量的感官检验。5.财务人员：负责采购资金的审核与支付，监督采购发票的合规性，参与采购成本核算。所有参与采购工作的人员，必须严格遵守职业道德，廉洁自律，秉公办事，不得利用职务之便谋取私利，严禁收受供应商回扣或馈赠。三、供应商管理供应商的选择与管理是保障采购物资质量的源头。食堂管理部门应建立健全供应商准入、评估与退出机制。1.供应商准入：选择具有合法经营资格、信誉良好、具备相应生产或供应能力、能提供符合食品安全标准的物资、且能提供必要资质证明（如营业执照、食品经营许可证、相关产品检验检疫合格证明等）的供应商。对米面油、肉类、禽蛋、调味品等主要食材供应商，应进行实地考察。2.供应商信息备案：对符合条件的供应商，应建立详细的信息档案，包括供应商基本情况、联系方式、资质证明文件、供应产品目录及价格、质量承诺等，并进行动态管理。3.供应商评估：定期（如每学期或每学年）对供应商的履约情况、物资质量、价格水平、供货及时性、售后服务等进行综合评估，评估结果作为是否继续合作的重要依据。4.供应商退出：对评估不合格、提供不合格产品、无故拖延供货、不配合管理或存在违法违规行为的供应商，应及时终止合作关系，并将其从合格供应商名录中清除。四、采购计划与审批食堂采购应做到有计划、有安排，避免盲目采购和临时突击采购。1.采购需求提报：食堂厨师长或班组长根据次日或近期的菜单计划、库存情况以及预估消耗量，提前向采购负责人提报详细的物资采购需求清单，明确品名、规格、数量、质量要求、预计使用时间等。2.采购计划编制：采购负责人汇总各班组需求，结合库存实际，进行综合平衡后，编制《食堂物资采购计划单》。3.采购计划审批：《食堂物资采购计划单》须报食堂管理部门负责人审核批准。对于大额或特殊物资的采购，必要时应报请学校分管领导审批。五、采购方式与流程根据采购物资的种类、数量、金额及市场供应情况，可采取不同的采购方式，确保采购过程的合规与高效。1.集中定点采购：对于用量大、消耗稳定的主要食材（如米面油、肉类、禽蛋、主要蔬菜等），应优先采用集中定点采购方式。通过对供应商的比较和筛选，选择1-2家合格供应商签订长期供货协议，明确品名、规格、质量标准、价格、供货周期、结算方式及违约责任等。2.询价采购：对于采购金额不大、市场价格透明且供应商较多的物资，可采用询价方式。向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，获取报价，进行比较后，择优选取供应商。3.直接采购：对于鲜活易腐、市场价格波动大或临时急需的少量零星物资，经食堂管理部门负责人批准后，可采用直接采购方式，但需坚持就近、质优、价廉的原则，并做好采购记录。4.招标采购：对于采购金额较大、符合学校招标采购标准的物资（如大型厨房设备、年度大宗食材采购等），应严格按照学校或上级部门的招标采购管理办法执行。采购基本流程：*需求汇总与计划编制→计划审批→供应商选择与洽谈→合同签订（如需）→下达采购订单→物资配送与接收→验收入库→发票审核与付款→采购资料归档。六、验收与入库管理物资验收是确保采购质量的关键环节，必须严格把关，一丝不苟。1.验收要求：*双人验收：应由库管员（或指定验收员）与食堂厨师长（或其指定的当班厨师）共同进行验收，确保验收结果的客观性。*及时验收：物资送达后，验收人员应立即对其进行验收，避免长时间放置。*全面查验：*数量查验：核对实际到货数量与采购订单及送货单是否一致。*质量查验：重点检查物资的感官性状（如颜色、气味、新鲜度等）、规格型号是否符合要求，有无腐败变质、掺杂掺假、过期等现象。*资质查验：查验随货同行的产品合格证明、检验检疫证明、生产日期、保质期等文件资料是否齐全、有效。2.处理方式：*合格物资：对验收合格的物资，双方在送货单上签字确认，及时办理入库手续，登记库存台账。*不合格物资：对验收不合格的物资，验收人员应立即向采购负责人及食堂管理部门报告，并明确告知供应商，坚决予以退回，严禁入库使用。同时做好不合格物资处理记录。3.入库登记：验收合格的物资，应按照品类、特性分类存放于指定区域，做到先进先出，并及时、准确登记入库台账，注明物资名称、规格、数量、供应商、生产日期/批号、入库日期等信息。七、库存与出库管理合理控制库存，规范出库流程，是减少浪费、保障供应的重要手段。1.库存管理：*分区存放：物资应按性质分类（如主食区、副食区、调料区、干货区、冷藏区、冷冻区等）存放，做到离地、离墙、分类清晰、标识明确。*先进先出：严格执行“先进先出”原则，防止物资过期变质。*定期盘点：每月至少进行一次库存物资盘点，核对账物是否相符，及时发现和处理盘盈盘亏问题，并分析原因，改进管理。*安全防护：做好仓库的防潮、防火、防虫、防鼠、防盗等工作，确保库存物资安全。2.出库管理：*按需领用：食堂各班组根据当日或当餐的生产需要，填写《物资领用单》，经厨师长或食堂负责人签字批准后，到库房领取物资。*核实发放：库管员根据批准的《物资领用单》发放物资，核对品名、数量，确保准确无误，并由领用人签字确认。*出库登记：及时登记出库台账，确保库存信息实时更新。八、采购档案与财务管理1.采购档案管理：食堂管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购计划、采购合同（协议）、供应商资质文件、询价记录、招投标文件、验收单、入库单、出库单、发票、付款凭证、供应商评估资料等所有与采购相关的文件资料，进行分类整理、妥善保管，确保档案的完整性和可追溯性。档案保存期限应符合相关规定。2.采购财务管理：*票据审核：财务人员对采购发票、验收单、入库单等原始凭证的真实性、合法性、完整性进行严格审核。*付款结算：按照采购合同或协议约定的付款方式和期限，经审批后及时办理付款手续，确保资金支付安全、合规。*成本核算：定期对采购成本进行核算与分析，为食堂经营决策提供依据。九、监督与问责为确保本制度的有效执行，必须加强对采购全过程的监督检查。1.内部监督：学校食堂管理部门应定期或不定期对食堂采购制度执行情况、采购流程合规性、物资质量与价格、供应商管理、库存管理等进行自查自纠。2.外部监督：学校纪检监察部门、工会组织及师生代表可通过适当方式对食堂采购工作进行监督，如参与供应商考察、物资抽查、价格比对等。设立并公布监督举报电话和邮箱，接受师生及社会各界的监督。3.定期审计：学校可根据需要，定期或不定期委托内部审计部门或外部审计机构对食堂采购及财务管理情况进行审计。4.责任追究：对在采购工作中严格遵守制度、廉洁奉公、成绩突出的人员，应予以表扬或适当奖励。对违反本制度规定，造成不良后果或损失的，视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。具体情形包括但不限于：*未按规定程序采购，擅自决定重大采购事项的；*采购“三无”产品、过期变质产品或来源不明物资的；*在验收环节把关不严，导致不合格物资入库使用的；*与供应商串通，虚报价格、以次充好，损害学校利益的；*利用职务之便收受回扣、索要财物或接受不正当利益的；*伪造、变造、隐匿