行政公文标准化撰写格式模板

行政公文标准化撰写格式模板一、适用范围与常见应用场景内部事务传达：如工作部署、会议通知、制度发布、人员调整等；上下级沟通：如工作请示、情况汇报、事项申请等；跨部门协作：如函件往来、业务对接、协调事项等；对外正式行文：如合作邀请、问题告知、复函等。凡需体现严肃性、规范性和权威性的书面材料，均可参照本模板进行撰写。二、标准化撰写步骤详解（一）明确公文核心要素动笔前需清晰确定以下要素：发文事由：公文的核心目的（如“关于召开年度工作总结会议的通知”）；主送对象：接收公文的单位或个人（如“各部门”“各科室”）；内容要点：需传达的事项、要求、数据或依据（如会议时间、地点、议程）；发文主体：以单位名义行文需加盖公章，以部门名义行文需标注部门全称。（二）规范格式结构（按顺序排列）1.标题构成：发文机关+事由+文种（如“公司办公室关于2024年春节放假安排的通知”）；要求：居中书写，字体为二号小标宋简体，长度一般不超过50字，避免使用简称或口语化表述。2.文号格式：机关代字〔年份〕序号号（如“X办发〔2024〕5号”）；要求：位于标题下方，字体为三号仿宋_GB2312，年份用六角括号“〔〕”标注，序号不编虚位（如“1”而非“01”）。3.签发人（上行文必备）格式：“签发人：X”，位于文号右侧，字体为三号仿宋_GB2312；要求：签发人姓名后标注职务（如“签发人：X主任”），多人签发时按职务排序。4.主送机关格式：顶格书写，后加冒号，字体为三号仿宋_GB2312；要求：多个主送机关之间用逗号分隔，同类机关间用顿号，不同类机关间用逗号+空格（如“各部门、各子公司：”）。5.结构：开头（说明发文依据或目的）→主体（阐述具体事项、要求或措施）→结尾（提出希望或执行要求）；格式：每段首行缩进2字符，字体为三号仿宋_GB2312，行距为28磅；层次序号：一、（一）、1.、（1），其中“一、”用黑体，“（一）”楷体，“1.”仿宋，“（1）”仿宋，序号后不接标点。6.附件说明格式：“附件：1.X2.X”，位于下方，字体为三号仿宋_GB2312；要求：附件名称需与实际文件一致，多个附件用阿拉伯数字标注序号，后不加标点。7.发文机关署名格式：位于附件说明下方（无附件时位于下方），右对齐，字体为二号小标宋简体；要求：使用单位全称（如“集团行政部”），不得用简称。8.成文日期格式：阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”），位于发文机关署名下方，右对齐，字体为三号仿宋_GB2312；要求：年份应标全称，日期以领导签发或会议通过日期为准。9.印章位置：“骑年盖月”，即印章下弧压在成文日期上，上弧距发文机关署名约4mm；要求：清晰端正，红色专用印泥，不得出现印章模糊或歪斜情况。10.抄送机关（必要时）格式：“抄送：X，X”，位于公文末页版记，字体为三号仿宋_GB2312；要求：抄送机关间用逗号分隔，需同时标注抄送单位全称。三、公文格式模板要素表要素名称格式规范内容要点示例标题居中，二号小标宋简体发文机关+事由+文种，简洁明确公司人力资源部关于2024年招聘计划的通知文号三号仿宋_GB2312，位于标题下方机关代字〔年份〕序号号（如“X人发〔2024〕3号”）X人发〔2024〕3号主送机关顶格，三号仿宋_GB2312，后加冒号明确接收单位，不遗漏各部门、各分公司：开头首行缩进2字符，三号仿宋_GB2312说明发文依据（如“根据公司年度工作安排”）为保障2024年度招聘工作有序开展，根据公司《人力资源管理制度》要求，现将招聘计划通知主体分层次阐述，逻辑清晰具体事项、数据、要求等一、招聘岗位：行政专员2名、技术工程师5名；二、报名时间：2024年4月1日-4月15日；三、报名方式：登录公司内部系统提交申请。结尾提出希望或执行要求简洁有力，如“特此通知”“请遵照执行”请各部门及时传达并组织符合条件人员报名，保证招聘工作顺利完成。特此通知。附件说明下方，三号仿宋_GB2312标注附件名称及序号附件：1.2024年招聘岗位需求表2.报名登记表发文机关署名右对齐，二号小标宋简体单位/部门全称公司人力资源部成文日期右对齐，三号仿宋_GB2312，阿拉伯数字领导签发或会议通过日期2024年3月20日印章骑年盖月，红色专用印泥保证清晰、端正（加盖公章）四、撰写与审核要点提示（一）内容准确性事由、数据、政策依据等需核实无误，避免出现“原则上”“大概”等模糊表述；涉及多个部门的事项，需提前沟通确认，避免职责交叉或遗漏。（二）格式规范性严格遵循要素顺序，不得随意增减（如下行文无需标注“签发人”）；字体、字号、行距、缩进等需统一，避免格式混乱影响阅读。（三）语言严谨性使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“OK”）；称谓规范（如“领导”应具体为“总经理”“各部门负责人”）；标点符号使用正确（如“一、”后接顿号，“1.”后接逗号）。（四）审核流程拟稿人完成初稿后，需经部门负责人审核内容准确性；涉及重要事项或跨部门公文，需提交办