采购合同管理与供应商评估模板

采购合同管理与供应商评估工具模板一、适用场景与业务背景新供应商引入：首次合作前的资质审核、合同拟定与风险评估；现有供应商考核：年度/季度绩效评估，为合作续约、份额调整提供依据；合同履约监控：跟踪交货、质量、服务等关键环节，及时处理履约偏差；供应商分级管理：基于评估结果划分供应商等级，实现资源优化配置。二、标准化操作流程阶段一：供应商准入管理信息收集通过公开招标、行业推荐、自主寻源等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商基本信息表》（含企业资质、主营业务、产能、联系方式等）。采购专员*对供应商初步筛选，剔除明显不符合需求的候选方（如经营范围不符、产能不足）。资质审核法务专员、质量专员联合审核供应商资质文件，包括但不限于：营业执照、税务登记证（三证合一）；行业生产/经营许可证（如适用）；ISO9001质量体系认证、环境/职业健康安全认证（如适用）；近三年同类项目合作业绩（附合同关键页复印件）。审核通过后，供应商进入“候选供应商库”；未通过者，反馈具体原因并终止流程。现场考察（可选）对关键物料或高价值采购项目，组织采购经理、技术专家对供应商生产/经营现场进行考察，重点核查：生产设备先进性与产能匹配度；质量控制流程（如原材料检验、成品检测）；仓储物流能力与交付周期保障；环保、安全生产合规性。考察后形成《现场考察报告》，作为准入决策依据。准入评审与备案采购部牵头召开供应商准入评审会，参会人员包括采购经理、质量负责人、技术负责人、法务专员，综合资质审核、现场考察结果，投票确定是否纳入合格供应商名录。审议通过后，供应商信息录入《合格供应商名录》，动态更新并保密管理。阶段二：采购合同签订需求确认与合同草拟业务部门*提交《采购需求单》，明确物料/服务规格、数量、交付时间、质量标准、预算上限等关键要素。采购专员*根据需求及供应商报价，拟定《采购合同模板》，条款需包含：双方基本信息（名称、地址、法定代表人）；采购标的（名称、型号、规格、数量、单价、总价）；质量标准（验收标准、检验方法、质保期）；交付条款（时间、地点、运输方式、风险转移节点）；付款方式（预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；违约责任（逾期交货、质量不达标、违约金计算方式等）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地）。内部评审法务专员*审核合同条款的合法性与合规性，重点排查歧义条款、法律风险；财务专员*审核付款条款与企业资金管理政策的匹配度，防范财务风险；质量/技术专员*审核质量标准、验收技术要求的可执行性。评审通过后，由采购经理签字确认；未通过条款，退回采购专员与供应商协商修订。合同签署与归档双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同章）；采购专员*在合同签订后2个工作日内，将合同正本分送至财务部、法务部、业务部门及供应商，同步扫描件录入电子档案系统，编号规则：[年份]-[采购部门]-[供应商简称]-[合同序号]。阶段三：合同履约跟踪交付验收供应商按约定时间交付物料/服务，业务部门*对照《采购需求单》核对数量、外观；质量专员*按《质量检验标准》进行抽检或全检，出具《质量验收报告》；验收合格后，业务部门*在《到货确认单》签字；不合格品，按合同“违约责任”条款处理（退货、换货或扣款）。履约监控采购专员*建立《履约跟踪表》，记录交付准时率、质量合格率、售后响应速度等指标；对履约异常（如逾期交货、质量反复），采购专员*需在24小时内启动沟通机制，要求供应商提交《整改计划》，明确解决时限与责任人；每月向采购经理*提交《履约异常汇总报告》，重大问题即时上报。付款管理财务专员*根据合同付款条款，收集《到货确认单》《质量验收报告》《发票》（合规票据），核对无误后发起付款流程；严格禁止“无合同付款”“超合同付款”，付款凭证与合同一并归档。阶段四：供应商绩效评估评估周期与指标设定评估周期：核心供应商每季度评估一次，一般供应商每半年评估一次，新合作供应商满3个月后首次评估；评估指标（总分100分，权重可根据采购类型调整）：质量表现（40分）：质量合格率（≥98%得满分，每降低1%扣2分）、客诉处理及时率（100%得满分，超时1次扣5分）；交付表现（30分）：交货准时率（≥95%得满分，每降低1%扣3分）、订单满足率（≥90%得满分，每降低1%扣2分）；服务表现（20分）：售后响应速度（24小时内响应得满分，超时1次扣3分）、问题解决满意度（业务部门评分，平均分≥4.5/5分得满分）；价格与配合度（10分）：价格竞争力（同行业比价优势，低5%以上得满分）、合作配合度（积极配合需求变更，得满分；推诿扣分）。数据收集与评分质量部*提供《质量验收报告》《客诉记录》；业务部门*提供《交付准时率统计表》《服务满意度评价表》；采购专员*汇总数据，对照《供应商绩效评估表》计算得分，形成初步评估结果。评级与应用评级标准：A级（90分以上）：优秀供应商，优先增加订单份额，授予“年度优秀供应商”称号；B级（80-89分）：合格供应商，维持现有合作，针对扣分项提出改进要求；C级（70-79分）：待改进供应商，限期3个月整改，期间暂停新订单；D级（70分以下）：不合格供应商，终止合作，从合格名录中移除。采购经理*组织评审会确认评估结果，向供应商反馈《绩效评估结果通知单》，A级供应商可通报表扬，C/D级供应商需签署《改进承诺书》。阶段五：结果应用与档案更新分级管理：根据评估结果调整供应商合作策略，如A级供应商纳入“战略供应商池”，享受付款周期缩短等优惠；D级供应商列入“黑名单”，3年内不得合作。档案更新：采购专员*将评估结果、改进记录、奖惩情况同步更新至《合格供应商名录》及电子档案，保证信息动态准确。流程优化：每年度末，采购部*汇总全年评估数据，分析共性问题（如普遍交货延迟），优化供应商准入标准、合同条款或评估指标。三、核心模板表格清单1.供应商基本信息登记表序号供应商名称统一社会信用代码主营业务联系人联系方式注册资本企业性质成立时间备注1A公司*X*生产***万元*年月2.供应商资质审核表审核项目资质名称证书编号有效期审核结果（通过/不通过）审核人审核日期备注营业执照营业执照*年月通过*年月*日行业生产许可证*许可证*年月通过*年月*日质量体系认证ISO9001:2015*年月通过*年月*日3.采购合同评审表评审环节评审要点评审意见（通过/不通过/修订）评审人评审日期法务评审条款合法性、歧义义、违约责任合理性通过*年月*日财务评审付款方式与企业资金政策匹配度、发票合规性修订：调整质保金支付节点*年月*日质量/技术评审质量标准明确性、验收方法可执行性通过*年月*日4.供应商绩效评估表供应商名称评估周期质量表现（40分）交付表现（30分）服务表现（20分）价格与配合度（10分）总分等级A公司2024年Q1382718992A5.合格供应商名录序号供应商名称纳入日期评估等级合作期限负责人联系方式备注（如优势领域）1A公司年月A*年**电子元器件生产四、关键使用要点提示动态更新机制：供应商信息、合同条款、评估指标需根据业务变化定期更新（如每年12月集中修订），避免模板僵化。合规性审查：合同签订前必须经法务审核，保证符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，严禁“阴阳合同”“口头协议”。跨部门协作：采购、质量、业务、财务部门需明确职责分工，信息实时共享（如通过ERP系统同步履约数据），避免数据孤岛。指标权重调整：根据采购物