村办公室档案管理制度

PAGE村办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强村办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为村务管理、决策及各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村办公室在日常工作中形成的各类档案，包括但不限于党务工作档案、村务工作档案、财务档案、人事档案、村民事务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则村办公室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映村办公室各项工作的实际情况，保证档案的完整性。3.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作按照档案管理的有关规定，及时收集各类文件材料，进行分类整理、装订成册，并编制档案目录。做好档案的日常保管工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。同时，对档案的数量、种类、利用情况等进行统计，为档案管理工作提供数据支持。2.建立健全档案管理制度根据国家有关法律法规和行业标准，结合本村实际情况，制定和完善档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求，确保档案管理工作有章可循。3.负责档案的查阅和利用服务为村两委成员、村民及其他相关人员提供档案查阅和利用服务，按照规定办理查阅手续，做好查阅登记和档案归还工作。积极主动地为村务管理、决策及各项工作提供档案信息支持，充分发挥档案的作用。4.负责档案信息化建设推进档案管理信息化工作，利用现代信息技术手段，对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。同时，做好电子档案的安全管理工作，防止电子档案信息丢失和泄露。5.参与档案鉴定和销毁工作定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案鉴定意见。对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。（二）村两委成员职责1.重视档案管理工作村两委成员要充分认识档案管理工作的重要性，将档案管理工作纳入本村整体工作规划，加强对档案管理工作的领导和支持。2.带头遵守档案管理制度以身作则，带头遵守档案管理制度，自觉维护档案的完整和安全。在工作中形成的文件材料，要及时整理并移交档案管理人员归档。3.指导和监督档案管理工作对档案管理工作进行指导和监督，定期检查档案管理工作情况，发现问题及时督促整改，确保档案管理工作规范有序开展。（三）其他人员职责1.各部门工作人员职责在各自的工作范围内，负责收集、整理本部门形成的文件材料，并按照规定时间移交档案管理人员归档。积极配合档案管理人员做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。2.村民职责村民应妥善保管与自身事务相关的档案材料，并按照规定及时向村办公室提供相关材料。在需要查阅档案时，按照规定办理查阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党务工作档案包括党组织建设、党员管理教育、党内活动、党风廉政建设等方面形成的文件材料。2.村务工作档案涵盖村民自治、农村经济发展、农村社会事务管理、农村基础设施建设等方面的文件材料。3.财务档案包含财务预决算、财务收支、资产清查、债权债务等方面的凭证、报表、账簿等文件材料。4.人事档案涉及本村工作人员的招聘、考核、晋升、奖惩、培训等方面的文件材料。5.村民事务档案如村民申请办理各项事务的相关材料、村民纠纷调解记录、村民意见建议等。（二）收集要求1.及时收集各部门和人员应在工作完成后及时将形成的文件材料收集齐全，不得拖延或遗漏。2.完整准确收集的文件材料应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保真实反映工作实际情况。3.分类整理对收集到的文件材料，应按照档案分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.分类根据档案的形成领域和内容性质，将档案分为党务、村务、财务、人事、村民事务等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。例如，党务类可分为党组织建设、党员管理、党内活动等；村务类可分为村民自治、农村经济、农村社会事务等。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过编目，使档案内容一目了然，便于查阅和统计。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件材料的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.年度归档每年年初，档案管理人员应对上一年度形成的档案进行集中归档。2.定期归档对于一些具有时效性要求的档案，如财务报表、统计报表等，应按照规定的时间周期进行归档。（二）归档程序1.移交各部门和人员将整理好的档案材料移交档案管理人员，填写档案移交清单，双方签字确认。2.审核档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时退回相关部门和人员进行补充或修正。3.上架审核通过的档案按照分类和编号顺序上架存放，确保档案排列有序，便于查找。（三）保管要求1.保管场所设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案装具使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，档案柜应排列整齐，便于通风和管理。3.温湿度控制档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.定期检查档案管理人员定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。5.电子档案保管对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据检查和维护，防止电子档案信息丢失或损坏。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.村两委成员因工作需要，村两委成员可查阅与本村工作相关的各类档案。2.村民村民因个人事务需要查阅档案的，应向村办公室提出申请，经批准后可查阅相关档案。查阅范围一般限于与自身事务直接相关的档案。3.其他单位和人员外单位和人员因工作需要查阅本村档案的，需持有单位介绍信或相关证明材料，经村办公室负责人批准后，方可查阅。查阅范围应根据具体情况和工作需要确定。（二）查阅程序1.申请查阅档案的人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批档案查阅申请表经相关负责人审批同意后，方可进行查阅。审批人应根据查阅权限和查阅内容进行严格审核，确保查阅行为合法合规。3.查阅查阅人员在档案管理人员的陪同下，到档案库房进行查阅。查阅时应遵守档案库房管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.登记档案管理人员对查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。查阅登记应妥善保存，以备查询。5.归还查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还原位，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用服务1.提供信息咨询档案管理人员应积极为查阅人员提供档案信息咨询服务，帮助查阅人员了解档案内容和相关政策法规，提高查阅效率。2.协助整理资料根据查阅人员的需求，档案管理人员可协助查阅人员整理相关档案资料，提供必要的支持和帮助。3.开展档案编研结合本村实际工作需要，档案管理人员可开展档案编研工作，编写档案资料汇编、大事记、专题资料等，为村务管理、决策及各项工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。2.价值优先以档案的保存价值为首要依据，优先保留对本村工作具有重要参考价值和历史凭证作用的档案。3.法定程序档案鉴定工作应严格按照法定程序进行，确保鉴定结果的公正性和合法性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村办公室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定鉴定人员直接对档案进行逐份审查，根据档案的实际情况确定其保存价值。2.综合评估综合考虑档案的形成背景、历史意义、现实利用价值等因素，对档案的保存价值进行全面评估。（四）保管期限划分1.永久保管对本村具有重大历史意义、长远查考利用价值的档案，如村史资料、重要会议记录、土地房产档案等，应永久保管。2.长期保管保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括一般性的村务工作档案、财务档案、人事档案等。3.短期保管保管期限为110年的档案，如临时性的工作文件、短期的统计报表等。（五）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定确需销毁的档案，档案管理人员应编制销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期