国税档案管理工作制度

PAGE国税档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强国税档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在税收工作中的作用，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合国税工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国税系统各级机关及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则国税档案工作实行统一领导，分级管理。各级国税机关应明确档案管理工作的分管领导和具体负责部门，确保档案管理工作有序开展。2.完整准确原则全面收集、整理和保管国税工作中形成的各类档案，保证档案内容真实、准确、完整，能够客观反映国税工作的历史全貌。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为国税工作提供便捷、高效的档案利用服务，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各级国税机关应设立独立的档案管理部门，配备与工作任务相适应的档案管理人员。档案管理部门负责本机关及所属单位档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防治档案的损坏、霉变、虫蛀等。3.按照规定的程序和要求，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。4.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。5.协助开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的留存和销毁符合规定。6.开展档案业务培训和宣传工作，提高国税系统档案管理水平和全员档案意识。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。3.配合档案管理部门开展档案管理工作的各项检查和考核。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管档案包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务稽查等环节形成的各类文件材料。2.行政管理档案涵盖机关公文处理、会议纪要、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件材料。3.法规政策档案涉及税收法律法规、政策文件的制定、解读、执行等相关材料。4.信息化建设档案包括信息系统建设、数据备份、网络安全等方面的文件资料。5.其他档案与国税工作相关的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理。3.分类方法采用年度机构问题相结合的方式，即先按年度分开，再按内设机构或下属单位进行区分，最后按照问题进行细分。4.对每份文件材料进行编号、编目，编制目录索引，便于查找和利用。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.税收征管类分为税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务稽查等二级类目。2.行政管理类包括综合政务、人事管理、财务管理、后勤管理等二级类目。3.法规政策类涵盖税收法规、政策解读、政策执行等二级类目。4.信息化建设类有信息系统建设、数据管理、网络安全等二级类目。5.其他类根据实际情况设置具体的二级类目。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度类别号保管期限件号”的结构。2.全宗号：由上级档案管理部门统一给定，代表国税系统的档案全宗。3.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年度形成的档案。4.类别号：根据分类方案中的二级类目代码编制，如“SZ01”表示税收征管类中的税务登记。5.保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，分别用“Y”“D30”“D10”表示。6.件号：按文件材料的排列顺序从“1”开始依次编号。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对磁性载体档案应采用防磁柜存放，防止磁场对档案数据的破坏。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管状况等信息。2.定期对档案进行清查核对，确保账实相符。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的存储管理，定期进行数据备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案利用工作合法、合规。2.服务大局原则围绕国税工作中心任务，积极主动地为税收征管、行政管理、决策支持等提供档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格执行保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅国税系统内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，对查阅、借阅档案的时间、内容、利用人等信息进行详细登记。2.档案利用完毕后，利用人应及时归还档案，并在登记簿上签字确认。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行全面审查。2.对保管期满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出销毁意见后，编制档案销毁清册，清册应注明档案的题名、年度、类别、保管期限、件号等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人、分管领导审核签字后，报上级档案管理部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的国税档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为国税工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接将数字化档案数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。4.存储管理将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（三）信息化系统功能1.档案录入与维护实现档案信息的快速录入、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和及时性。2.检索查询提供多种检索方式，如按关键词、年度、类别、保管期限等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，实现借阅信息的全程跟踪。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对所属单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各级国税机关的档案管理工