公益组织档案管理制度

PAGE公益组织档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公益组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公益组织各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公益组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映组织的工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集组织工作活动中形成的各种档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则对涉及组织机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为组织的决策、管理和业务工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本公益组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本组织的档案管理制度。2.负责组织档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范整理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管和保护工作，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存储，防止档案的损坏、丢失和霉变等情况发生。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。6.负责组织档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.积极开展档案的开发利用工作，为组织的决策、管理、项目实施等提供档案信息服务，编制档案参考资料，如大事记、组织沿革等。8.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理业务培训，提高全体工作人员的档案管理意识和业务水平。9.做好档案管理部门与其他部门之间的协调沟通工作，及时了解组织工作动态，确保档案收集的全面性和及时性。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案包括组织章程、理事会决议、工作计划与总结、会议记录、重要文件、人事档案、财务档案、固定资产档案等。2.项目管理类档案项目申报书、项目实施方案、项目预算、项目合同、项目执行报告、项目验收报告、项目评估资料等。3.宣传推广类档案活动策划方案、宣传资料、新闻报道、影像资料、捐赠证书、感谢信等。4.志愿者管理类档案志愿者招募信息、志愿者培训记录、志愿者服务记录、志愿者表彰奖励资料等。5.捐赠管理类档案捐赠协议、捐赠资金使用记录、捐赠物资管理记录、捐赠人信息等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。3.对于重要文件和资料，应及时收集并移交档案管理部门，不得积压或留存。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。（四）档案整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、项目管理类、宣传推广类、志愿者管理类、捐赠管理类等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用年度类别流水号的方式，如“2023行政管理001”。3.编目与装订编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数等信息。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（三）档案的借阅与归还1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，办理档案借阅手续，借阅人应在规定时间内归还档案。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅人档案的保管要求和注意事项。4.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案内容，不得在档案上圈划、批注或污损档案。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（四）档案的利用与开发1.积极开展档案的利用工作，为组织的决策、管理、项目实施等提供档案信息服务。各部门因工作需要查阅档案时，档案管理部门应及时提供支持。2.档案管理部门应根据组织发展和工作需要，编制档案参考资料，如大事记、组织沿革、重要项目成果汇编等，为组织提供全面、系统的档案信息。3.鼓励档案管理人员开展档案研究工作，挖掘档案价值，为组织的发展提供有益的参考和建议。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从组织的历史发展和现实工作需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）档案鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，判断档案的保存价值。2.根据档案的重要程度和利用频率，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）档案销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报组织负责人审批。2.组织负责人审批同意后，档案管理部门负责组织档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按时报送组织负责人和上级主管部门。3.通过档案统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的改进提供依据。（二）档案移交1.本公益组织因机构变动、撤销、合并等原因，需要进行档案移交时，应按照国家有关规定办理档案移交