环统档案管理制度

PAGE环统档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境统计档案管理，确保环境统计数据的真实性、准确性、完整性和及时性，充分发挥环境统计档案在公司环境管理决策中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在环境统计工作中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于环境统计报表、数据记录、分析报告、相关文件等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家环境保护法律法规、统计法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证环境统计档案内容真实反映公司环境状况和相关数据信息，数据准确可靠。3.完整规范原则：全面收集、整理环境统计工作中产生的各类档案，做到资料齐全、分类规范、编目清晰。4.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，同时严格执行保密规定，保障公司商业秘密和环境数据安全。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司环境管理决策提供便捷有效的支持。二、档案管理职责（一）环境统计部门职责1.负责组织开展公司环境统计工作，按照规定的统计报表制度和要求，准确、及时地填报各类环境统计报表。2.对环境统计数据进行审核、汇总和分析，确保数据质量，并撰写环境统计分析报告。3.负责收集、整理、归档本部门在环境统计工作中形成的各类文件、记录、报表等资料，按照档案管理要求进行分类、编目和装订。4.定期将整理好的环境统计档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。5.配合档案管理部门做好环境统计档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和说明。（二）档案管理部门职责1.制定和完善公司环境统计档案管理制度，并监督执行。2.负责接收、保管公司各部门移交的环境统计档案，建立档案台账，确保档案妥善存放。3.对接收的环境统计档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.按照档案安全管理要求，做好档案的存储环境维护、防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。5.负责办理环境统计档案的查阅、借阅、复印等利用手续，对利用情况进行登记和跟踪。6.定期对环境统计档案进行清查和盘点，确保档案数量准确、质量完好。7.根据国家法律法规和公司发展需要，对超过保管期限的环境统计档案进行鉴定和销毁处理，并做好记录。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门环境统计资料的收集、整理和保管工作，并按照公司档案管理要求及时移交档案管理部门。2.在开展环境统计工作过程中，各部门应积极配合环境统计部门，提供真实、准确的基础数据和相关资料，确保环境统计工作顺利进行。3.严格遵守公司环境统计档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造环境统计档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类环境统计报表，包括月报、季报、年报等，以及相关的填报说明和审核记录。2.环境统计原始数据记录，如监测数据、生产运行数据、污染物排放数据等，应包含数据来源、采集时间、采集人员等信息。3.环境统计分析报告，涵盖环境质量分析、污染物排放趋势分析、环保措施效果评估等内容。4.与环境统计工作相关的文件，如国家和地方环保法规、统计制度、行业标准、公司内部关于环境统计工作的规定和通知等。5.环境统计调查资料，包括污染源普查、专项环境统计调查等形成的各类资料。6.其他与环境统计工作有关的资料，如会议纪要、工作方案、技术报告等。（二）收集要求1.环境统计部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门及相关部门的环境统计资料，确保数据的及时性和完整性。2.收集的资料应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报数据，严禁伪造和篡改统计资料。3.对收集到的资料要进行初步审核，检查数据的逻辑性、一致性和准确性，发现问题及时核实和纠正。（三）整理方法1.分类：根据环境统计档案的内容和性质，按照以下类别进行分类：环境统计报表类：按照报表类型和时间顺序进行分类。原始数据记录类：根据数据来源和类别进行分类，如大气污染数据、水污染数据等。分析报告类：按照报告主题和时间进行分类。文件类：按照文件性质和发文部门进行分类，如法规文件、内部通知等。调查资料类：按照调查项目和时间进行分类。其他资料类：按照资料的性质和用途进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式，例如：“HJTJ001”表示环境统计报表类的第一份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。编目应清晰准确，便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得遗漏或损坏文件。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.环境统计部门在完成环境统计资料的整理后，应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。2.将整理好的档案连同档案移交清单一并提交给公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行核对，确认无误后，在档案移交清单上签字盖章，并将档案妥善存放。（二）保管期限1.环境统计档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案：保管期限为[X]年，主要包括月度和季度环境统计报表、临时性的环境统计数据记录等。中期档案：保管期限为[X]年，如年度环境统计报表、一般性的环境统计分析报告等。长期档案：保管期限为[X]年以上，包括重要的环境统计调查资料、涉及公司重大环境决策的相关档案等。2.对于国家法律法规有明确规定保管期限的档案，按照规定执行。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案存储环境安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，一般温度为[X]℃[X]℃，湿度为[X]%[X]%。3.对档案应进行分类存放，不同类别的档案之间应留有适当的间隔，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。5.建立档案电子数据库，将重要的环境统计档案进行数字化存储，以便于远程查阅和利用。同时，要做好电子档案的备份工作，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅环境统计档案的，应填写《环境统计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《环境统计档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记本上记录查阅情况，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅环境统计档案的，借阅人员应填写《环境统计档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案管理部门根据借阅申请，对借阅人员的借阅资格进行审核，审核通过后，向借阅人员发放档案，并办理借阅登记手续，明确借阅期限、归还时间等。3.借阅人员应严格按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上进行任何形式的标记、批注或损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对环境统计档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、环境敏感信息等重要档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保信息安全。3.严格控制档案的查阅和借阅范围，未经批准，不得向无关人员提供档案信息。4.在档案利用过程中，如复印、摘录等，应按照公司保密规定进行操作，确保复印件等资料的妥善保管和使用。5.定期对档案保密制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任，加强对档案库房、设备等的安全管理。2.档案库房应安装必要的安全监控设备，确保24小时监控，实时掌握库房情况。3.配备消防器材，定期进行检查和维护，确保其性能良好。同时，制定火灾应急预案，定期组织演练，提高应对火灾的能力。4.做好档案的防盗工作，库房门窗应坚固可靠，安装防盗报警装置，并与公司安全保卫部门保持密切联系。5.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全防范意识和应急处理能力，确保档案管理工作安全有序进行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家法律法规和公司档案保管期限规定，定期对环境统计档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相匹配。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和潜在价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、环境统计部门负责人以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对环境统计档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案形成的背景、记录的信息、反映的问题以及在公司环境管理中的作用。2.对比档案保管期限规定，判断档案是否已达到保管期限。3.评估档案的现实利用价值和潜在利用价值，对于仍有利用价值的档案，应继续保存；对于已无利用价值的档案，可考虑销毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确需销毁的环境统计档案，由档案管理部门编制《环境统计档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数