办公室档案管理制度细则

PAGE办公室档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强公司办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在办公活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责集中管理各类档案，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期组织档案业务培训。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向办公室移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，接受办公室的业务指导和监督。3.严格按照档案管理规定，做好本部门档案的保管和利用工作，确保档案的安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、总经理办公会等会议文件，公司规章制度、工作计划、总结、报告等。2.人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、薪酬福利、劳动合同等文件。3.财务管理类：财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿、报表等。4.业务经营类：市场调研、营销策划、合同协议、项目文档、客户资料等。5.技术研发类：科研项目立项、研究报告、技术方案、专利申请等文件。6.固定资产类：固定资产购置、验收、使用、折旧、处置等相关文件。7.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：按照档案分类设置，如“XG”表示行政管理类，“RS”表示人事管理类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，位数根据实际情况确定。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、信函等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、成果等。4.其他与公司业务相关的有保存意义的档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，定期移交办公室。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集并及时移交。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.办公室对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等整理工作。2.按照档案分类标准，将档案材料归入相应的类别，并按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编制档案目录，包括档案编号、题名（文件名）、日期、保管期限等信息，便于查阅。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理完毕，移交办公室归档。2.对于专项工作形成的档案，应在工作结束后一个月内归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、分类准确、编目清晰。2.档案应装订整齐，采用统一规格的档案盒进行装盒，并在盒脊上标明档案编号、类别、年度等信息。3.电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致，并按照规定的格式和存储方式进行保存。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案：在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）保管地点1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到办公室查阅。2.查阅涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，需持有单位介绍信，经公司办公室负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经批准后，查阅人员凭有效证件到办公室查阅档案。3.办公室档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时准确地提供档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复印、摘录等。2.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复印、摘录档案需经办公室负责人批准，并注明用途。（四）利用登记1.办公室档案管理人员应对档案的查阅、借阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、档案名称、编号、利用方式等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由办公室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否准确，是否符合国家有关规定和公司实际情况。2.档案的内容是否已失去保存价值，是否重复、多余或已被其他档案替代。3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、涂改等情况。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案内容。2.根据鉴定结果，提出档案存毁意见，填写《档案鉴定销毁清册》。3.《档案鉴定销毁清册》经公司分管领导批准后，作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案鉴定销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司办公室。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索、查询和利用，为公司各项工作提供便捷的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，便于查询和管理。3.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理的各项业务需求。（三）数据安全与维护1.加强档案管理信