造价部档案管理制度

PAGE造价部档案管理制度一、总则（一）目的为加强造价部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在造价工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于造价部在项目造价咨询、工程预结算编制、成本控制等各项工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则造价部设立专门的档案管理岗位，负责对本部门所有档案进行集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映造价工作的实际情况和过程，不得伪造、篡改档案资料。3.完整性原则全面收集、整理造价工作中产生的各类文件、资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则对涉及商业机密、项目敏感信息等档案资料，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、项目申请书等。与项目相关的会议纪要、往来函件等。2.造价咨询合同文件造价咨询委托合同、补充协议等。合同评审记录、合同变更记录等。3.工程图纸资料项目初步设计图纸、施工图、竣工图等。图纸会审记录、设计变更通知单等。4.造价文件工程预算书、结算书、成本分析报告等。工程量计算书、单价分析表等相关支撑资料。询价记录、报价单、价格谈判文件等。5.项目成本控制文件成本计划、成本动态监控报告、成本调整方案等。成本控制指标分解及考核记录等。6.项目往来文件与建设单位、施工单位、设计单位等的往来函件、传真、电子邮件等。工作联系单、工程签证单等。7.内部管理文件部门工作计划、总结、报告等。工作流程、规章制度、岗位职责等。员工培训资料、考核记录等。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+档案类别代码+流水号”的形式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.档案类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示，如“XQ”表示项目前期文件，“ZT”表示造价咨询合同文件等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2023年的第一份项目前期文件编号为“2023XQ001”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各岗位人员在工作过程中应及时将形成的档案资料移交至档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储完整，并与纸质文件内容一致。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.同一类档案按照时间顺序排列，对于有多个项目的，按照项目名称进行区分。3.每份档案资料应编制目录，目录内容包括文件名称、编号、日期、页数等，确保目录与档案内容相符。4.对于图纸资料，应折叠整齐，按照图号顺序排列，并在右下角标注图纸名称、图号等信息。四（三）档案装订1.纸质档案资料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。2.装订顺序为：封面、目录、正文、封底。3.对于A4幅面的文件，应采用左侧装订，装订边距为20mm；对于A3幅面的图纸，应折叠成A4幅面后进行装订。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案资料进行核对，确保档案内容准确、完整，编号规范。2.将核对无误的档案资料按照类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年份范围、起止编号等信息。3.填写档案归档登记表，详细记录档案名称、编号、归档日期、保管期限等内容，并由档案管理人员和移交人签字确认。4.将档案盒存放在专门的档案柜中，按照档案类别和年份顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司重大利益、具有重要历史价值和法律凭证作用的文件，如造价咨询合同中的关键条款、重大项目的成本分析报告等。长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如一般项目的造价文件、项目往来文件等。短期保管的档案：保存期限为110年的档案，如一般性的内部管理文件、员工培训资料等。2.档案保管期限应根据档案的重要性、历史价值和法律要求等因素确定，并在档案归档时明确标注。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案柜应摆放整齐，便于查找和存取档案。档案应分类存放，不得混放。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.防止档案受到火灾、水灾、虫害、鼠害等自然灾害和人为因素的破坏。档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品等防护设备。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本部门人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并在复印件上注明用途。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，档案管理人员应与借阅人员办理借阅手续，明确双方的责任和义务。借阅人员应出具有效身份证件，并在档案借阅登记表上签字。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或将档案用于与借阅目的无关的其他用途。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在档案借阅登记表上注明归还日期。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。六、档案保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业机密、项目敏感信息等档案资料进行严格保密。2.未经公司批准，任何人不得擅自对外提供、泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密规定，不得私自复制、传播档案信息。4.对接触保密档案的人员，应进行必要的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）销毁程序1.对于保管期满且无保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁申请，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司主管领导批准。3.经批准后，档案管理人员会同相关人员对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。5.销毁完毕后，档案管理人员应在档案销毁申请表上注明销毁情况，并将申请表归档保存。七、档案信息化管理（一）电子档案收集与整理1.各岗位人员在工作过程中应及时将形成的电子档案资料移交至档案管理人员，电子档案应与纸质档案内容一致。2.档案管理人员对电子档案进行分类整理，按照档案编号规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保电子档案存储规范、有序。3.对电子档案进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保备份数据的完整性和可用性。（二）电子档案查阅与利用1.建立电子档案查阅系统，本部门人员可通过系统查阅电子档案。查阅时，应按照查阅规定填写查阅申请表，并经部门负责人批准。2.档案管理人员应根据查阅申请表，在系统中为查阅人员提供相应的电子档案权限，查阅人员应在规定的权限范围内进行查阅操作。3.鼓励利用电子档案进行数据分析和统计，为造价工作提供决策支持。档案管理人员应定期对电子档案进行整理和分析，提取有价值的信息，形成相关报告或资料。（三）电子档案安全管理1.加强电子档案的安全防护，设置必要的安全访问权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。2