建筑企业档案室制度

PAGE建筑企业档案室制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目部、分公司等各部门的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在生产经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置公司设立档案室，负责集中管理公司各类档案。档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司各类档案。3.指导、监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案的完整与准确。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整与准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案室移交档案。3.协助档案室开展档案整理、鉴定、统计等工作，提供档案利用服务。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为工程档案、行政档案、财务档案、人事档案、设备档案、科研档案等六大类。1.工程档案（略）2.行政档案（略）3.财务档案（略）4.人事档案（略）5.设备档案（略）6.科研档案（略）（二）档案编号档案编号采用“分类号+年度+流水号”的形式，具体编号规则如下：1.分类号：按照档案分类设置，如工程档案为“GC”，行政档案为“XZ”等。2.年度：采用公元纪年，如“20XX”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如：工程档案中2023年形成的第5份档案编号为“GC2023005”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作。档案形成后，应及时收集齐全，确保档案的完整。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应指定专人负责收集，并在活动结束后[X]个工作日内移交档案室。3.公司员工在工作中形成的属于归档范围的文件材料，应及时交本部门兼职档案员整理归档，不得据为己有。（二）档案整理1.档案室和各部门兼职档案员应按照档案分类标准和编号规则，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.归档的文件材料应齐全完整，字迹清楚，签署完备，载体应符合要求。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。4.整理后的档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材等。（二）档案装具档案应采用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。档案盒应标明档案编号、题名、日期等信息，档案柜应分类存放档案，并设置明显的标识。（三）档案存放1.档案应按照分类号顺序排列存放，同一类档案应按照年度和流水号依次排列。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份介质应异地存放，确保数据的安全性。3.档案库房应保持整洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（五）档案鉴定与销毁1.档案室应定期对档案进行鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案保管期限的划分标准，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。3.对失去保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经公司主管领导批准后，由专人负责销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵守本制度的规定，履行相应的手续。（二）利用手续1.查阅档案（1）查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。（2）申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审批。（3）档案室根据审批意见，为查阅人提供档案查阅服务，并限定查阅时间和地点。（略）2.借阅档案（1）借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容。（2）申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审批。（3）档案室根据审批意见，为借阅人办理档案借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延期，应办理续借手续。（略）（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。2.查阅、借阅档案应在档案室指定的地点进行，如需带出档案室，应经档案室负责人批准，并办理登记手续。3.查阅、借阅档案的人员不得擅自将档案转借他人，不得泄露档案内容。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标公司应推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.档案室应按照档案数字化的标准和规范，对纸质档案进行数字化处理。数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰，存储格式符合要求。2.档案数字化工作应制定详细的工作计划，明确工作流程、质量标准和安全要求。数字化过程中应进行质量抽检，确保数字化档案的质量。（三）档案管理信息系统1.公司应建立档案管理信息系统，实现档案的在线收集、整理、存储、检索、利用和统计等功能。档案管理信息系统应与公司其他业务系统进行有效集成，实现信息共享。2.档案管理信息系统应设置用户权限管理功能，根据用户的工作职责和权限，分配不同的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.档案管理人员应定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.监督检查应形成书面记录，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司将档案管理工作纳入部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2