焦化厂档案管理制度

PAGE焦化厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强焦化厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产经营、技术创新、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于焦化厂各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：焦化厂档案实行集中统一管理，由综合档案室归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映焦化厂各项活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集和保存焦化厂在生产、经营、管理等各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为企业各部门和员工提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善焦化厂档案管理制度。2.负责焦化厂各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的实体安全。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。8.为企业各部门提供档案查阅、借阅、复制等服务，做好档案利用登记和统计工作。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的查询、利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.配合综合档案室做好档案管理的其他相关工作。（三）员工个人职责1.员工在工作中应及时将形成的各类文件材料收集齐全，按照要求整理后移交至本部门兼职档案员。2.在档案利用过程中，应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。3.对涉及企业机密的档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。三、档案的分类与编号（一）档案分类焦化厂档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖企业行政事务管理、办公自动化、会议纪要、规章制度、人事劳资、教育培训、安全保卫、后勤管理等文件。3.经营管理类：涉及企业经营决策、市场营销、财务管理、审计监督、物资采购、合同管理等方面的档案。4.生产技术类：包含焦化生产工艺、设备管理、技术研发、质量控制、能源管理、环境保护等相关文件。5.基本建设类：有关企业新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收等档案。6.设备仪器类：设备采购、安装调试、运行维护、报废处置等过程中形成的文件材料，以及仪器仪表的相关资料。7.会计档案类：按照国家会计档案管理规定，收集整理的会计凭证、会计账簿、财务报告等档案。8.职工档案类：员工个人的履历、工资待遇、考核奖惩、教育培训、职称评定等档案材料。9.声像档案类：以照片、录音、录像等形式记录企业重要活动、生产场景、设备运行等情况的档案。10.电子档案类：存储在电子介质上的各类文件、数据、图表等档案信息。（二）编号规则1.档案编号采用“大类代码+二级类目代码+流水号”的结构。2.大类代码用两位数字表示，如党群工作类为“01”，行政管理类为“02”等。3.二级类目代码根据大类下的具体分类设置，用两位数字表示，如行政管理类中的人事劳资为“0205”。4.流水号为每一份档案的唯一标识，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，一份党群工作类中党组织建设方面的文件，编号为“01010001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.企业与外部单位签订的各类合同协议、合作项目文件、往来信函等。3.企业员工在工作中获得的荣誉证书、奖励文件、学术成果等个人材料。4.企业在生产经营过程中产生的各类报表、统计数据、财务凭证等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保档案的及时归档。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行整理归档。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊、备考表等信息。4.纸质档案应进行装订，去除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订，确保整齐牢固。5.电子档案应按照分类目录进行存储，建立清晰的文件命名规则，便于检索和管理。五、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定。2.库房内应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）档案上架与排列1.档案应按照分类编号顺序上架存放，一个档案盒为一个存放单元，在密集架上依次排列。2.不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管期限1.焦化厂档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括企业重要的规章制度、年度财务报告、重大合同协议、企业历史沿革等具有长远查考利用价值的文件。3.长期保管的档案保管期限为30年，如企业一般性的生产技术文件、设备档案、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为10年，如企业临时性的文件材料、一般性的统计报表等。（四）档案定期检查与维护1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。2.检查过程中如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、消毒、驱虫等措施进行处理。3.对档案密集架等设施设备进行定期维护保养，确保其正常运行。4.根据档案保管期限的变化，及时对档案进行鉴定和调整保管期限。六、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.企业员工因个人学习、研究、工作等原因查阅本人档案。3.外单位因工作需要，经企业相关部门批准后查阅、借阅有关档案。（二）利用手续1.内部查阅：各部门员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字批准后，到综合档案室查阅。2.内部借阅：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅期限、借阅用途等，经本部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅、借阅：外单位因工作需要查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、内容等，经企业相关业务部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守档案利用规定。（三）利用登记与统计1.综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅、借阅的时间、人员、内容、期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。（四）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经批准后到综合档案室办理复制手续。2.复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件清晰、完整。3.复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明复制日期、份数等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成。2.鉴定程序：档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定工作。首先由档案管理人员提出初步鉴定意见，列出拟销毁档案清单；然后组织相关人员对清单进行审核，根据档案的保存价值和利用需求，确定档案的存毁意见；最后将鉴定结果报企业主管领导审批。（二）销毁手续1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》一式两份，一份由综合档案室留存，一份交企业主管领导备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（三）特殊情况处理对于涉及企业重大历史事件、重要知识产权、法律纠纷等具有特殊价值的档案，即使超过保管期限，也不得擅自销毁，应另行妥善保管，并报企业主管领导批准。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和准确性，方便档案的查询和利用，为企业决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于[X]dpi。扫描后的图像应清晰可读，色彩还原准确。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、去底色等处理，确保图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息、文件内容等录入档案信息化管理系统，并建立与电子图像的关联。4.存储管理：将数字化档案存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类和编号规则进行组织存储，确保数据的安全可靠。（三）系统功能1.档案录入与维护：实现档案信息的快速录入、修改、删除等功能，确保档案数据及时更新。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、分类、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析：对档案利用情况、档案