档案安全检查考核制度

PAGE档案安全检查考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，有效防范档案安全事故的发生，特制定本档案安全检查考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的安全检查与考核。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》以及国家有关档案安全管理的法律法规和行业标准制定。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度、流程和操作规范。2.组织实施档案安全检查工作，定期对档案保管环境、设施设备、存储介质等进行检查。3.对发现的档案安全问题及时进行整改，并跟踪整改情况。4.负责档案安全培训和宣传教育工作，提高员工的档案安全意识。5.建立档案安全管理档案，记录档案安全检查、整改、培训等工作情况。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案安全管理第一责任人，负责组织本部门员工学习档案安全管理制度，落实档案安全管理措施。2.各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的安全。3.配合档案管理部门开展档案安全检查工作，对检查中发现的问题及时进行整改。（三）员工职责1.严格遵守档案安全管理制度，爱护档案及相关设施设备。2.按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、保管和利用，确保档案的安全。3.发现档案安全问题及时报告，积极配合档案管理部门进行处理。三、档案安全检查内容（一）档案保管环境检查1.档案库房的温度、湿度是否符合规定要求，温湿度记录是否完整准确。2.档案库房的清洁卫生状况，是否有灰尘、杂物、积水等。3.档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备是否完好有效。4.档案库房的照明、通风、空调等设备是否正常运行。（二）档案设施设备检查1.档案存储介质（如光盘、硬盘、磁带等）的存储环境是否符合要求，存储介质是否完好无损。2.档案管理系统的运行情况，是否存在数据丢失、损坏、泄露等安全隐患。3.档案装订、装盒、上架等设备是否正常使用，是否符合档案整理规范要求。4.档案查阅、借阅、归还等设备是否齐全，是否能够满足工作需要。（三）档案整理与保管检查1.档案的分类、编号、编目是否准确规范，档案目录是否与实际档案相符。2.档案的装订、装盒是否牢固整齐，有无散页、破损等情况。3.档案的存放是否有序，便于查找和利用，是否存在积压、混乱等现象。4.档案的保管期限划分是否正确，是否按照规定进行定期鉴定和销毁。（四）档案利用与借阅检查1.档案查阅、借阅手续是否齐全，是否符合规定的审批流程。2.档案查阅、借阅过程中是否有登记记录，记录内容是否完整准确。3.档案查阅、借阅人员是否遵守档案利用规定，有无违规操作行为。4.归还的档案是否完整无损，是否及时进行核对和上架。（五）档案安全制度执行情况检查1.档案安全管理制度是否得到有效执行，员工是否熟悉并遵守相关规定。2.档案安全应急预案是否制定并完善，是否定期进行演练。3.档案安全事故的报告、处理和整改情况，是否及时总结经验教训，采取有效措施防止类似事故再次发生。四、档案安全检查方式（一）定期检查1.档案管理部门每月组织一次全面的档案安全检查，对档案保管环境、设施设备、整理与保管、利用与借阅等方面进行详细检查。2.各部门每季度进行一次自查，对本部门档案安全管理情况进行全面梳理，发现问题及时整改。（二）不定期检查1.根据档案管理工作实际情况，档案管理部门不定期对档案安全重点部位、关键环节进行专项检查。2.针对档案安全突发事件或特殊情况，及时进行应急检查，确保档案安全。（三）专项检查1.根据国家有关档案安全管理的法律法规和行业标准要求，以及公司档案管理工作的需要，适时开展档案安全专项检查，如档案数字化安全检查、电子档案管理系统安全检查等。2.专项检查由档案管理部门组织相关人员组成检查组，按照专项检查方案进行检查，并形成专项检查报告。五、档案安全检查程序（一）检查准备1.制定检查计划，明确检查的目的、范围（二）检查实施1.检查组按照检查计划和检查内容，通过现场查看、查阅资料、询问相关人员等方式进行检查。2.对检查中发现的问题进行详细记录，填写《档案安全检查记录表》，并拍照或录像留存证据。（三）检查结果反馈1.检查结束后，检查组及时整理检查情况，形成检查报告，向档案管理部门负责人汇报。2.档案管理部门将检查报告反馈给各部门，对检查中发现的问题提出整改要求和期限。（四）整改落实1.各部门根据检查报告中提出的问题，制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。2.整改责任人按照整改措施认真组织整改，确保问题得到彻底解决。整改完成后，及时向档案管理部门提交整改报告。（五）复查验收1.档案管理部门对各部门的整改情况进行复查验收，确保整改工作达到要求。2.对整改不到位的部门，责令其重新整改，直至复查验收合格为止。六、档案安全考核标准（一）档案安全管理工作考核指标1.档案安全制度建设与执行情况（20分）档案安全管理制度健全，符合法律法规和行业标准要求，得5分。制度执行严格，无违规操作行为，得10分。定期对制度执行情况进行检查和评估，得5分。2.档案保管环境与设施设备管理情况（30分）档案库房温湿度符合规定要求，记录完整准确，得5分。档案库房清洁卫生良好，无灰尘、杂物、积水等，得5分。防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备完好有效，得10分。照明、通风、空调等设备正常运行可靠，得10分。3.档案整理与保管质量情况（25分）档案分类、编号、编目准确规范，目录与实际档案相符，得10分。档案装订、装盒牢固整齐，无散页、破损现象，得10分。档案存放有序，便于查找利用，无积压、混乱情况，得5分。4.档案利用与借阅管理情况（15分）档案查阅、借阅手续齐全，审批流程规范，得5分。查阅、借阅登记记录完整准确，得5分。归还档案及时核对上架，无丢失、损坏情况，得5分。5.档案安全事故发生情况（10分）本年度未发生档案安全事故，得10分。发生一般档案安全事故，酌情扣分。发生重大档案安全事故，不得分。（二）考核评分方法1.档案管理部门按照考核指标对各部门档案安全管理工作进行量化评分，满分为1`00分。2.考核评分结果分为优秀（90分及以上）、良好（7589分）、合格（6074分）、不合格（60分以下）四个等级。（三）考核结果应用1.考核结果作为公司对各部门年度绩效考核的重要依据之一，与部门和员工的绩效奖金、评先评优等挂钩。2.对档案安全管理工作考核优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。3.对档案安全管理工作考核不合格的部门，责令其限期整改，并对部门负责人进行诫勉谈话。整改仍不合格的，视情节轻重给予相应的纪律处分。七、档案安全事故应急预案（一）应急组织机构及职责1.成立档案安全事故应急领导小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。应急领导小组负责全面指挥和协调档案安全事故应急处置工作。2.应急领导小组下设应急处置办公室，设在档案管理部门，负责日常应急管理工作，包括制定应急预案、组织应急演练、收集和报告事故信息等。3.明确各成员在应急处置中的职责分工，确保应急处置工作高效有序进行。（二）应急响应程序1.档案安全事故发生后，现场人员应立即采取措施进行初步处置，并及时报告本部门负责人。2.部门负责人接到报告后，应迅速报告档案管理部门和应急领导小组，并组织本部门人员进行现场应急处置，防止事故扩大。3.档案管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，组织应急处置办公室成员赶赴现场，了解事故情况，开展应急处置工作。4.应急领导小组接到报告后，应立即召开紧急会议，研究部署应急处置工作，协调各方力量进行救援和处理。（三）应急处置措施1.火灾事故处置措施立即组织人员疏散档案，使用灭火器、消防栓等消防器材进行灭火。及时拨打火警电话119，报告火灾情况，请求支援。保护好火灾现场，配合消防部门进行调查处理。2.水灾事故处置措施迅速组织人员转移档案，将档案转移到安全地带。采取排水措施，降低水位，并对受水浸泡的档案进行抢救和处理。对水灾原因进行调查，采取措施防止类似事故再次发生。3.盗窃事故处置措施立即封锁现场，保护好被盗档案及相关线索。及时向公安机关报案，并配合公安机关进行调查取证。对被盗档案进行清点和统计，评估损失情况，并向上级报告。4.其他事故处置措施根据不同类型的档案安全事故，采取相应的应急处置措施，确保档案安全。（四）后期处置1.事故调查档案安全事故发生后，应急领导小组应组织相关人员对事故原因、经过、损失等进行调查，查明事故责任，提出处理意见。2.损失评估对档案安全事故造成的损失进行评估，包括档案的损坏、丢失情况，以及对公司生产经营和工作造成的影响等。3.整改措施根据事故调查结果和损失评估情况制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，防止类似事故再次发生。4.恢复重建在确保档案安全的前提下，组织力量对受损档案进行修复和重建，尽快恢复档案管理工作的正常秩序。（五）应急培训与