文件档案存放与管理制度

PAGE文件档案存放与管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据文件档案的来源、内容、形式等特征进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保文件档案不被泄露、篡改或丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案检索体系，提高文件档案的利用效率，满足公司各项工作的需要。二、文件档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.人事文件类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、奖惩等方面的文件。3.财务文件类：包括公司财务预算、决算、报表、审计报告等。4.业务文件类：根据公司业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购等类别。5.合同协议类：包括公司签订的各类合同、协议、意向书等。6.项目文件类：针对公司开展的各类项目，包括项目立项、可行性研究、设计方案、施工图纸、验收报告等。7.其他文件类：不属于以上分类的其他文件，如会议纪要、工作计划、工作总结等。（二）编号1.编号规则：采用分类代码与流水号相结合的方式进行编号。分类代码用大写字母表示，流水号用阿拉伯数字表示，中间用“”隔开。例如：行政文件类编号为“XZ001”，人事文件类编号为“RS001”等。2.编号方法：按照文件档案的分类顺序，从“001”开始依次编号，每个类别内的文件档案编号连续。三、文件档案的形成与收集（一）文件档案的形成1.各部门及员工在工作中应及时形成各类文件档案，确保文件档案的真实性、准确性和完整性。2.文件档案的内容应客观反映公司的各项工作活动，包括工作过程、结果、决策依据等。3.文件档案的载体形式包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。（二）文件档案的收集1.各部门应指定专人负责文件档案的收集工作，定期将本部门形成的文件档案整理后移交档案管理部门。2.对于重要文件档案，应在形成后及时收集，确保不遗漏。3.档案管理部门应定期对各部门移交的文件档案进行检查，发现问题及时通知相关部门进行整改。四、文件档案的整理与归档（一）整理1.档案管理部门收到各部门移交的文件档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、装订、编目等。2.分类：按照本制度规定的分类方法，对文件档案进行分类。3.装订：对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制文件档案的目录，包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。（二）归档1.整理后的文件档案应及时归档，按照类别和编号顺序排列，装入档案盒或档案柜中。2.档案盒或档案柜应标明类别、编号、年度等信息，便于查找和管理。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行存储，并建立电子文件目录，与纸质文件目录相对应。五、文件档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放文件档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。（二）保管期限1.文件档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件档案包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等。3.长期保管的文件档案包括公司规章制度、人事档案、业务文件等，保管期限为[X]年。4.短期保管的文件档案包括一般性文件、临时性文件等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对文件档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对于破损、褪色、变质的文件档案，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员不得擅自进入档案库房。六、文件档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅公司的文件档案。2.外部单位因工作需要，经公司领导批准，可以查阅、借阅公司的文件档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅文件档案，应填写《文件档案查阅申请表》或《文件档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的文件档案名称、编号、用途等信息，经部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理手续。2.外部单位查阅、借阅文件档案，应提交单位介绍信，注明查阅或借阅的文件档案名称、编号、用途等信息，经公司领导批准后，交档案管理部门办理手续。3.档案管理部门应根据申请内容，对文件档案进行审核，符合规定要求的，予以办理查阅或借阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，供查阅人员查阅文件档案。查阅人员应在规定的时间内完成查阅工作，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播文件档案内容。2.借阅：档案管理部门应根据借阅申请，将文件档案借给借阅人员。借阅人员应妥善保管文件档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失文件档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的文件档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据文件档案的内容、性质、保管期限等因素，综合评估其保存价值。3.对于仍有保存价值的文件档案，应继续保管；对于已无保存价值的文件档案，应编制《文件档案销毁清单》。（二）销毁1.《文件档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁文件档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保文件档案内容无法恢复。3.销毁工作应指定专人负责，销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、文件档案名称、编号、数量等信息。4.销毁记录应与《文件档案销毁清单》一并保存，以备查考。八、文件档案的信息化管理（一）信息化建设1.公司应加强文件档案信息化建设，建立文件档案管理信息系统，实现文件档案的电子化管理。2.文件档案管理信息系统应具备文件档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能，提高文件档案管理的效率和水平。3.档案管理部门应定期对文件档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（二）电子文件管理1.各部门应按照规定的格式和存储方式，及时将形成或接收的电子文件移交档案管理部门。2.档案管理部门应将电子文件进行分类、编号、整理后，存储到文件档案管理信息系统中，并建立相应的电子文件目录。3.电子文件应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。4.严格遵守电子文件的保密规定，防止电子文件被泄露、篡改或丢失。九、监督与检查（一）监督检查部门公司设立文件档案管理监督检查小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员。监督检查小组负责对公司文件档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.文件档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.文件档案管理信息系统的运行情况是否正常。3.档案管理人员的工作是否认真负责，是否遵守档案管理的各项规定。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组定期对公司文件档案管理工作进行全面检查，检查结果形成报告，报