许可档案管理及移送制度

PAGE许可档案管理及移送制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织许可档案的规范化管理，确保许可档案的完整性、准确性和安全性，保障公司/组织合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在各类许可申请、审批、延续、变更、注销等过程中形成的档案管理及移送工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：如实记录许可事项全过程，保证档案内容真实、准确、完整。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率。二、许可档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善许可档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.组织开展许可档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作。3.建立许可档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对许可档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案质量。5.负责与外部档案管理机构的沟通协调，办理档案移送等相关事宜。（二）业务部门职责1.负责本部门许可事项相关档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实性和完整性。2.在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的核对和补充工作。3.配合档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的业务支持和说明。（三）审批部门职责1.对许可申请及相关档案资料进行审批，确保审批过程合法合规，并在审批过程中形成的相关文件及时移交档案管理部门。2.监督业务部门和档案管理部门的档案管理工作，提出改进意见和建议。三、许可档案的收集与整理（一）收集范围1.许可申请阶段：包括许可申请书、申请人身份证明、资质证明、申请材料清单及相关证明文件等。2.审批过程阶段：包括受理通知书、补正材料通知书、审查意见、听证材料、专家评审意见、审批决定文件等。3.许可延续、变更、注销阶段：包括延续申请书、变更申请书、注销申请书及相关证明材料、审批文件等。4.其他与许可事项相关的文件资料，如往来信函、会议纪要、调查记录等。（二）收集要求1.业务部门应在许可事项办理过程中同步收集相关档案资料，确保档案资料的及时性和完整性。2.对于外部提供的文件资料，应要求提供方加盖公章或签字确认，确保其真实性和有效性。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。（三）整理方法1.分类：按照许可事项类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料便于查找和管理。2.编号：为每份档案资料编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，便于快速检索。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐牢固，便于保存和查阅。四、许可档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好档案资料后，填写档案移交清单，注明档案编号、名称、数量等信息，移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行核对，确认无误后办理签收手续，并按照档案管理要求进行归档。3.归档后的档案资料应存放在专门的档案库房或存储设备中，确保档案存放有序、便于查找。（二）保管期限1.依据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，确定许可档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管，具体保管期限如下：短期保管：保管期限为[X]年，适用于一般性许可事项档案，如部分临时性许可等。中期保管：保管期限为[X]年，适用于重要许可事项档案，如涉及一定规模业务或具有一定影响力的许可等。长期保管：保管期限为[X]年以上，适用于关键许可事项档案，如涉及公司/组织核心业务、重大资产、重要资质等许可。2.对于涉及诉讼、仲裁等法律纠纷的许可档案，应在纠纷解决后另行确定保管期限，直至纠纷处理完毕且无后续法律问题。（三）保管条件1.档案库房：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.存储设备：采用电子存储设备保存档案的，应定期进行备份，并确保存储设备的安全性和稳定性。存储设备应存放在安全可靠的环境中，防止数据丢失或损坏。3.档案装具：使用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放，便于管理和保护。五、许可档案的利用与查询（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅许可档案，以了解许可事项相关情况，为业务开展提供参考依据。2.法律法规规定的其他需要查阅许可档案的情形，如司法机关、行政机关依法查询等。（二）查询流程1.内部查询：公司/组织内部人员如需查阅许可档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.外部查询：司法机关、行政机关等外部单位如需查阅许可档案，应出具相关证明文件，如协助查询通知书、介绍信等，经公司/组织法定代表人或授权代表审批后，由档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案资料，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。（三）利用方式1.查阅：档案查阅人可在档案管理部门指定的场所查阅档案资料，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.借阅：因工作需要确需借阅许可档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。六、许可档案的移送（一）移送情形1.公司/组织因业务调整、重组、分立、合并等原因，需要将许可档案移交给其他单位或部门的。2.法律法规规定需要将许可档案移交给相关部门或机构的，如行政许可档案依法应移交同级档案管理部门等。（二）移送流程1.档案管理部门根据公司/组织决策或法律法规要求，确定需要移送的许可档案清单，并填写档案移送清单，注明档案编号、名称、数量、保管期限等信息。2.与接收单位或部门进行沟通协调，确定移送时间、方式等具体事宜，并签订档案移送协议（如有需要）。3.在规定时间内，按照档案移送清单将档案移交给接收单位或部门，并办理交接手续，由双方经办人签字确认。4.档案管理部门对移送的档案进行跟踪，确保接收单位或部门妥善保管和利用档案。（三）移送要求1.移送的许可档案应保持完整、准确，不得擅自抽取、涂改、伪造档案内容。2.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读取性，并按照接收单位或部门的要求进行格式转换或数据迁移。3.档案移送过程中涉及的相关文件资料，如档案移送清单、交接记录等，应作为档案管理的重要组成部分进行归档保存。七、许可档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对许可档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门、审批部门等相关人员组成的档案鉴定小组，负责许可档案的鉴定工作。鉴定小组应定期召开会议，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，注明档案编号、名称、数量、销毁原因等信息，经公司/组织法定代表人或授权代表审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由监销人员签字确认。3.档案销毁后，档案管理部门应在档案目录及相关检索工具中注明销毁情况，确保档案信息的准确性。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门或其他相关监督机构定期对许可档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案管理流程的规范性、档案资料的完整性和安全性等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立许可档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门、业务部门及相关人员的档案管理工作进行考核评价。考核评价指标包括档案管理制度执行情况、档案质量、档案利用效率、档案安全管理等方面。2.考核评价结果作为公司/组织内