县人事档案管理制度

PAGE县人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强我县人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本县各级党政机关、人民团体、企事业单位的人事档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则全县人事档案实行集中统一管理，由县人力资源和社会保障局负责全县人事档案的宏观管理和监督指导，各单位负责本单位人事档案的具体管理工作。2.真实性原则人事档案必须如实反映干部职工的真实情况，严禁弄虚作假、篡改档案内容。3.完整性原则人事档案应全面、系统地收集干部职工的各类材料，保证档案内容的完整性。4.保密性原则严格遵守档案管理的保密规定，确保人事档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）县人力资源和社会保障局1.负责制定全县人事档案管理的规章制度和工作标准。2.对全县人事档案管理工作进行宏观管理和监督指导。3.负责接收、保管全县副科级以上干部的人事档案。4.定期对全县人事档案管理工作进行检查和评估。（二）各单位1.负责本单位人事档案的收集、整理、保管和利用工作。2.按照规定及时向县人力资源和社会保障局报送干部职工的档案材料。3.建立健全本单位人事档案管理制度，配备专（兼）职档案管理人员。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。3.维护档案的完整与安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况的发生。4.积极开展档案的开发利用工作，为单位的人事决策提供依据。三、档案内容及分类（一）履历材料干部职工的个人基本情况、学历、工作经历等材料。（二）自传材料干部职工撰写的自传及相关材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部职工的年度考核、任期考核、专项考核等材料。2.干部职工的考察材料，包括入党、入团、提职、晋级等考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等材料。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料1.政治历史情况审查材料。2.参加重大政治事件、政治斗争的审查材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等材料。2.入团志愿书、入团申请书等材料。（七）奖励材料干部职工获得的各种奖励的审批表、奖状、证书等材料。（八）处分材料干部职工受到党纪政纪处分的决定、调查报告等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资介绍信等材料。2.干部任免审批表、任职通知等材料。3.出国（境）审批表、护照等材料。（十）其他可供组织参考的材料如体检表、残疾证明、工作调动介绍信等材料。四、档案的收集与整理（一）收集1.各单位应按照档案管理的要求，及时收集本单位干部职工的各类档案材料。2.档案材料应真实、完整、齐全，字迹清楚，格式规范。3.对不符合要求的档案材料，应及时退回原单位或个人进行补充、修正。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应单独装订，编制页码，并在右上角加盖档案材料章。3.档案材料应按照时间顺序排列，同一类材料应集中放置。4.整理好的档案应装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、姓名、单位等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.县人力资源和社会保障局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.各单位应设立档案专柜，妥善保管本单位的人事档案。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅人事档案的，必须经档案管理部门负责人批准。2.查阅副科级以上干部的人事档案，须经县委组织部或县人力资源和社会保障局主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，批准后开具《人事档案查阅介绍信》。3.查阅人凭介绍信到档案库房查阅档案，查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅人事档案的，必须经档案管理部门负责人批准，并报同级组织人事部门备案。2.借阅副科级以上干部的人事档案，须经县委组织部或县人力资源和社会保障局主要领导批准。（四）借阅程序1.借阅人应填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，批准后开具《人事档案借阅介绍信》。3.借阅人凭介绍信到档案库房借阅档案，借阅时应办理借阅登记手续，填写《人事档案借阅登记表》。4.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应妥善保管档案，并不得转借他人。七、档案的转递（一）转递条件1.干部职工工作调动、辞职、退休等，需要转递人事档案的。2.干部职工因其他原因需要转递人事档案的。（二）转递程序1.转出单位应填写《人事档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案材料清单等。2.档案管理部门负责人对转递通知单进行审核，批准后将档案材料密封，并在封口处加盖骑缝章。3.转出单位应通过机要交通或专人送取的方式将档案转递至接收单位，不得个人自带档案转递。4.接收单位收到档案后，应及时核对档案材料清单，如有不符，应及时与转出单位联系。5.接收单位应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执寄回转出单位。八、档案的信息化管理（一）建立人事档案信息系统县人力资源和社会保障局应建立全县人事档案信息系统，实现人事档案的电子化管理。（二）档案信息录入各单位应按照档案管理部门的要求，及时将本单位干部职工的档案信息录入人事档案信息系统。（三）信息安全管理1.加强人事档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对人事档案信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。九、档案的统计与分析（一）档案统计1.档案管理人员应定期对人事档案的数量、类别、保管情况等进行统计。2.统计数据应准确、及时，为档案管理工作提供依据。（二）档案分析1.档案管理部门应定期对人事档案进行分析，了解干部队伍的基本情况、结构变化等。2.通过档案分析，为单位的人事决策提供参考。十、监督与检查（一）监督检查主体县人力资源和社会保障局负责对全县人事档案管理工作进行监督检查，各单位负责对本单位人事档案管理工作进行自查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作情况。