临时档案管理制度及流程

PAGE临时档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司临时档案的管理，确保临时档案的完整、准确、系统和安全，便于临时档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在临时性工作、项目等活动中形成的各类临时档案。（三）定义临时档案是指公司各部门在特定时间段内，因临时性工作任务、项目实施、专项活动等产生的，具有一定保存价值，需要在一定期限内进行管理的各类文件、资料、记录等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司临时档案由综合管理部门统一负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则：各部门应确保临时档案的形成过程完整，内容真实准确，能够全面反映临时性工作的实际情况。3.便于利用原则：临时档案的管理应便于查找、调阅和使用，提高档案的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保临时档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、临时档案的形成与收集（一）形成部门职责1.各部门在临时性工作任务开展过程中，应明确专人负责临时档案的形成和积累工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.负责临时档案形成的人员应熟悉工作流程和档案管理要求，按照规范的文件格式和记录方式进行材料的编制和整理，保证档案内容的质量。3.在临时性工作任务结束后，应及时将形成的临时档案材料移交本部门的档案管理人员进行初步整理。（二）收集范围1.与临时性工作任务相关的各类文件，包括上级部门的指示、通知、批复，本部门的请示、报告、工作计划、总结等。2.项目实施过程中的各类技术文件，如设计图纸、技术方案、实验报告、测试数据等。3.会议记录、纪要，包括临时性工作任务相关的会议议程、讨论内容、决议等。4.合同、协议，如与合作单位签订的临时性项目合作合同、服务协议等。5.财务文件，如预算报表、费用报销凭证、财务审计报告等与临时性工作经费相关的材料。6.其他具有保存价值的文件、资料、记录，如工作照片、音像资料、实物样本等。（三）收集时间要求1.对于临时性工作任务中形成的日常文件，应在文件办理完毕后的[X]个工作日内收集整理。2.对于项目类临时性工作，在项目阶段性结束或全部完成后的[X]个工作日内，项目负责人应组织相关人员完成档案材料的收集工作。3.对于重大临时性活动，活动结束后的[X]个工作日内，活动组织部门应将活动期间形成的各类档案材料收集齐全。（四）收集方式1.直接收集：由档案形成人员直接将整理好的档案材料移交本部门档案管理人员。2.定期收集：各部门档案管理人员定期对本部门形成的临时档案进行收集，可根据实际情况每周或每月进行一次。3.专项收集：针对重要的临时性工作任务或项目，档案管理人员可提前介入，进行专项收集，确保档案材料的完整收集。三、临时档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（二）分类方法1.按临时性工作任务或项目分类：根据不同的临时性工作任务或项目名称进行分类，每个项目下再按照文件材料的性质、内容等进行细分。2.按文件材料的性质分类：可分为文书档案、科技档案、财务档案、声像档案等类别，每个类别下再进一步细分具体的档案类目。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，确保文件整齐、牢固。2.编号：为每份文件材料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目：填写文件材料的目录，包括文件编号、题名、日期、责任者、页数等信息，目录应清晰、准确。4.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明项目名称、类别、保管期限等信息。四、临时档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的临时档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。对于纸质临时档案，应按照分类方法进行上架存放，便于查找和调阅。2.对于电子临时档案，应进行备份存储，并按照电子文件管理的相关规定进行分类、命名和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）保管期限1.临时档案的保管期限根据临时性工作任务或项目的性质、重要程度、影响范围等因素确定，一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]年至[X]年）和长期（[X]年以上）。2.在确定保管期限时，应参考国家有关档案保管期限的规定和公司的实际情况，确保档案的保管期限合理、准确。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对临时档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告。五、临时档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅临时档案，以支持临时性工作任务的开展、项目的实施、问题的研究等。2.外部单位因工作需要，经公司领导批准，可查阅、借阅与公司临时性工作相关的档案，但必须遵守公司的档案管理规定和保密制度。（二）利用流程1.申请：公司内部人员如需查阅、借阅临时档案，应填写《临时档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的档案名称、用途、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。2.审批：综合管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，对于符合规定的申请，报公司分管领导审批。3.查阅/借阅：经审批同意后，申请人凭有效证件到综合管理部门办理查阅/借阅手续。查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点；借阅档案时，应按照规定的期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.归还：借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性和质量，如发现问题，应及时查明原因并进行处理。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、敏感信息等重要档案，未经公司领导批准，不得对外提供利用。2.查阅、借阅临时档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案材料，不得在档案上批注、划线、污损等。3.如需复印、复制临时档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作，复印件应与原件核对无误后加盖档案利用专用章。六、临时档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，对保管期满的临时档案进行鉴定。2.鉴定工作应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确保鉴定结果的科学性和合理性。（二）鉴定组织公司成立临时档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。鉴定工作小组负责对保管期满的临时档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及公司重要业务、核心技术、商业秘密等，是否仍具有现实利用价值。2.档案的完整性和准确性，是否能够反映临时性工作任务的全貌。3.档案的保管期限是否已满，是否符合国家有关档案保管期限的规定。（四）鉴定程序1.档案管理人员对保管期满的临时档案进行初步清理，列出拟鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对于拟销毁的档案，应编制《临时档案销毁清单》，经公司领导批准后进行销毁。（五）销毁方式1.对于纸质临时档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子临时档案，应进行彻底删除或格式化处理，并进行数据备份检查，确保数据无法恢复。（六）销毁记录销毁临时档案时，应安排专人负责