厨房档案室管理制度

PAGE厨房档案室管理制度一、总则（一）目的为加强厨房档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于厨房档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用和销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：厨房档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应真实反映厨房工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及厨房机密的档案资料进行保密管理。4.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，为档案利用者提供便捷的服务，提高档案的利用效率。二、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的规范、有序。2.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.建立档案借阅登记制度，负责档案的借阅、归还手续办理，对借阅档案进行跟踪管理。4.积极开展档案利用工作，为厨房各项工作提供档案信息支持，编制档案检索工具和参考资料。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见。6.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交厨房档案室。3.配合档案管理员做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.厨房工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。2.厨房各类会议记录、纪要、决议等。3.厨房采购合同、供应商资料、食材检验报告等。4.厨房菜谱、食谱、烹饪技巧资料等。5.厨房设备采购、维修、保养记录等。6.厨房人员培训计划、培训记录、考核资料等。7.厨房安全管理制度、安全检查记录、事故处理报告等。8.其他与厨房工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，破损或褪色的档案应进行修复或复制。3.对电子文件应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类、采购供应类、菜品研发类、设备管理类、人员培训类、安全管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.厨房档案室应设置专门用于档案保管的库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括厨房重要的规章制度、合同协议、财务报表等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括厨房一般的工作计划、总结、报告等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括临时性的文件材料等。（三）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要查阅档案的厨房内部人员。2.经厨房领导批准的外部单位或个人。（二）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理员审核。3.档案管理员根据审核情况，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人凭《档案借阅登记薄》到档案库房领取档案，不得自行进入库房挑选档案。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.如需复印档案，应经档案管理员同意，并在指定地点进行复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理章。3.借阅人归还档案时，应确保档案的完整、整洁，如有损坏或丢失，应及时报告档案管理员，并承担相应的责任。（五）档案利用1.档案管理员应积极开展档案利用工作，为厨房各项工作提供档案信息支持。2.根据利用者的需求，编制档案检索工具和参考资料，如档案目录索引、专题资料汇编等。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由厨房领导、档案管理员及相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值等因素，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核通过后，报厨房领导批准。2.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交档案销毁执行部门。3.档案销毁执行部门按照《档案销毁清册》的内