档案管理制度展板

PAGE档案管理制度展板一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、销毁公司档案。3.建立健全公司档案管理体系，指导各部门档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅服务，为公司各项工作提供支持。5.做好档案安全管理工作，确保档案实体和信息安全，定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交公司综合管理部门集中保管。4.积极配合公司综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，不断提高业务水平。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色、变质的档案及时进行修复或复制，确保档案安全。4.负责档案信息的录入和维护，建立档案检索数据库，提高档案查阅效率。5.严格遵守档案查阅利用制度，为查阅利用档案的人员提供优质服务，做好查阅登记和利用效果反馈工作。6.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案，严禁涂改、伪造档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等；公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；公司行政公文、会议纪要、工作计划、总结报告等；公司证照、资质证书、荣誉证书等。2.人力资源类包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、薪酬福利、劳动合同、离职等相关文件；员工档案、人事档案、人才库信息等。3.财务审计类包括公司财务预算、决算、财务报表、财务分析报告等；会计凭证、账簿、财务审计报告、税务申报资料等；资金管理、资产管理、成本控制等相关文件。4.市场营销类包括市场调研、市场分析、营销策略、销售计划、销售合同协议、客户信息等相关文件；广告宣传资料、促销活动方案、市场推广活动记录等。5.生产管理类包括生产计划、生产调度、生产工艺、质量控制、设备管理、安全生产等相关文件；生产报表、生产统计数据、生产事故报告等。6.技术研发类包括产品研发计划、研发项目立项报告、技术方案、技术图纸、实验数据、专利申请文件、技术成果鉴定报告等。7.物资采购类包括物资采购计划、采购合同协议、供应商管理、采购订单、物资验收报告、库存管理等相关文件。8.合同管理类包括公司各类合同协议的签订、履行、变更、终止等相关文件，合同台账、合同纠纷处理记录等。9.法务合规类包括公司法律事务管理、合规管理相关文件，法律意见书、律师函、诉讼案件资料、合规检查报告等。10.其他类不属于以上九类的其他档案，如公司大事记、重要活动记录、外事活动资料等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码二级类目代码流水号”的结构，具体如下：1.大类代码采用大写英文字母表示，如“X”代表行政管理类，“R”代表人力资源类，“C”代表财务审计类，“M”代表市场营销类，“P”代表生产管理类，“T”代表技术研发类，“W”代表物资采购类，“H”代表合同管理类，“F”代表法务合规类，“Q”代表其他类。2.二级类目代码采用两位数字表示，如“01”代表公司设立文件，“02”代表公司章程，“03”代表行政公文等。3.流水号采用四位数字表示，按照档案形成时间先后顺序依次编号。例如：行政管理类的公司章程编号为“X020001”，财务审计类的年度财务报表编号为“C010001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照公司档案管理制度的要求，全面收集本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，包括纸质文件、电子文件、声像材料等。（二）收集要求1.及时性各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，不得拖延积压，确保档案的时效性。2.完整性收集的档案应内容完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，不得遗漏重要信息。3.准确性档案内容应真实准确，字迹清晰，签字盖章齐全，不得有涂改、伪造等现象。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.组卷将同一类别的档案按照一定的原则和方法组成案卷，如按时间顺序、问题、重要程度等。3.编目对案卷进行编号（档号）、编页号、填写卷内文件目录、备考表等。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房安全、整洁、通风良好。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损档案进行修复、对褪色档案进行复制等。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境，防止档案受潮、霉变、虫蛀等。4.加强档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房，严格执行档案出入库登记制度。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行科学合理的鉴定，准确划分档案的保管期限，确保档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.参考有关规定和标准参照国家档案局制定的档案保管期限表以及行业相关标准，结合公司实际情况进行鉴定。（四）保管期限划分公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、公司设立及变更文件、重要会议纪要、财务审计报告、重大合同协议、技术成果等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如一般性的行政公文、工作计划、总结报告、员工培训记录、物资采购合同等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如临时性的通知、便函、一般性的业务报表等。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清册，注明档案的名称、文号、日期、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，报公司主要领导批准。3.由公司综合管理部门负责组织实施档案销毁工作，销毁时应指定专人监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.公司外部单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅人员应爱护档案，不得在档