实体档案安全管理制度

PAGE实体档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司实体档案的安全管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在实体档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.预防为主原则：强化档案安全风险意识，建立健全预防机制，提前防范各类安全隐患。4.责任明确原则：明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司的实体档案。其主要职责包括：1.制定和完善实体档案安全管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全和完整。4.开展档案安全宣传教育和培训工作，提高员工的档案安全意识。5.协调处理档案安全事故和突发事件，及时向上级报告。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的安全管理工作，指定专人负责与档案管理部门的沟通协调。3.严格遵守档案借阅、使用等规定，确保本部门档案的安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理各项规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管环境维护工作，确保档案存放场所的温湿度、防火、防盗、防虫等条件符合要求。4.准确记录档案的出入库情况，严格执行档案借阅、归还手续。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与公司相关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等重要文件。4.公司内部的规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。5.其他具有保存价值的实体档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的档案材料进行收集整理，确保档案的完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案材料，应进行备份保存，以防丢失。（三）整理规范1.档案管理部门按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类整理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.将整理好的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能。2.档案库房应安装必要的安全设施，如消防器材、监控设备、防盗门窗等。3.档案库房的温湿度应保持在适宜的范围内，温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，不得随意堆放。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、密封包装等。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远保存价值的档案。3.长期保管的档案一般为10年以上，主要是与公司重要业务活动相关的档案。4.短期保管的档案一般为110年，主要是一般性业务活动形成的档案。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。2.每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查，发现问题及时处理。3.检查结果应详细记录，并存档备查。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵守档案利用的审批程序，确保档案利用的合法性和安全性。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。3.优先满足公司内部工作需要，合理控制档案的对外提供利用。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案，须经公司领导批准。（三）利用程序1.公司内部员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外单位查阅、借阅公司档案，需提交正式的查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的和范围，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅或借阅。3.档案管理人员应严格按照申请内容提供档案，不得擅自扩大或缩小提供范围。4.查阅、借阅档案的人员应在规定的时间内归还档案，不得转借他人。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，详细记录档案的查阅、借阅情况。2.登记内容包括查阅、借阅日期、申请人姓名、部门、档案名称、查阅目的、归还日期等。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关规定和公司实际情况，对到期档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素进行综合评估。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在监督下进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁后，应填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、销毁日期等信息。七、档案数字化管理（一）数字化目的1.提高档案管理效率，方便档案的查阅和利用。。2.实现档案信息的长期保存和共享。（二）数字化范围1.根据公司实际情况，确定档案数字化的范围，优先对重要、常用的档案进行数字化。2.数字化档案应与实体档案保持一致，确保档案信息的准确性和完整性。（三）数字化流程1.档案扫描：采用专业的扫描设备，对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与对应的实体档案进行关联，建立索引关系。4.存储管理：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。5.安全管理：建立数字化档案的安全管理制度，防止数字化档案的泄露、篡改等情况发生。八、档案安全应急处置（一）应急处置原则1.快速反应原则：在档案安全事故发生时，应迅速采取措施，最大限度地减少损失。2.科学处置原则：根据事故的性质和特点，采取科学合理的处置方法，确保处置工作的有效性。3.保密原则：在应急处置过程中，应严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露。（二）应急处置预案1.档案管理部门应制定档案安全应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程等。2.应急处置预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（三）应急处置措施1.火灾事故：立即启动消防设施，组织人员疏散档案，及时报警。2.盗窃事故：保护现场，及时报警，配合公安机关进行调查。3.自然灾害事故：及时转移档案，采取防护措施，减少损失。4.其他事故：根据事故的具体情况，采取相应的处置措施。（四）事后恢复与重建1.档案安全事故处理完毕后，应及时对受损档案进行恢复和重建。2.对事故原因进行调查分析，总结经验教训，完善档案安全管理制度。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对档案安全管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立档案安全管理考核评价机制，对各部