高校新生档案管理制度

PAGE高校新生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强高校新生档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在学生管理、教育教学、就业指导等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校招收的所有新生档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映学生的学习经历、奖惩情况、政治面貌等信息。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和学校的相关规定，做到规范有序。二、档案内容（一）高中阶段档案1.毕业生登记表：记录学生高中阶段的基本信息、学习成绩、奖惩情况等。2.学籍卡：包含学生的学籍信息，如学号、姓名、性别、出生日期、入学时间、毕业时间等。3.成绩单：反映学生高中各学期的学习成绩。4.奖惩材料：包括学生获得的各级各类奖励证书和违纪处分决定书。5.综合素质评价材料：体现学生在品德、学业、社会实践等方面的综合素质评价。（二）高考报名材料1.高考报名登记表：记录学生高考报名时的基本信息和报考信息。2.体检表：包含学生的身体检查结果，为高校录取和专业安排提供参考。（三）录取相关材料1.录取通知书：学生被高校录取的凭证。2.新生入学须知：告知学生入学相关事宜，如报到时间、地点、所需材料等。（四）党团组织关系材料1.党员档案：包括入党申请书、自传、思想汇报、入党志愿书、政审材料、转正申请书等。2.团员档案：入团志愿书、团员证等。（五）其他材料1.学生个人的获奖作品、荣誉证书复印件等补充材料。2.特殊情况说明材料，如休学、复学、转学等相关证明。三、档案收集（一）收集渠道1.高中学校：由新生所在高中学校负责整理并密封学生档案，按照规定时间统一邮寄或送达本校。2.学生本人：对于部分需要学生本人提交的材料，如特殊情况说明材料、个人获奖作品等，学生应在规定时间内交至学校指定部门。（二）收集时间在新生入学前，学校应明确档案收集的时间范围，并提前向高中学校和学生发布通知。一般情况下，档案收集工作应在新生报到前完成。（三）收集要求1.高中学校应确保档案材料齐全、完整，按照档案管理的规范进行整理和封装，并在档案袋上加盖学校公章。2.学生本人提交的材料应真实有效，如有虚假信息，将按照学校相关规定进行处理。3.负责档案收集的工作人员应认真核对档案材料，确保材料的准确性和完整性，对于不符合要求的档案，应及时与相关部门或学生本人沟通，要求补充或更正。四、档案整理（一）整理流程1.初步审核：对收集到的档案材料进行初步审核，检查材料是否齐全、完整，有无破损、涂改等情况。2.分类排序：按照档案内容的类别进行分类，如高中阶段档案、高考报名材料、录取相关材料等，并按照一定的顺序进行排列。3.材料装订：对于需要装订的材料，应使用统一规格的档案夹或装订机进行装订，确保装订牢固、整齐。4.编制目录：根据档案材料的分类和排列顺序，编制档案目录，注明每份材料的名称、页码等信息，方便查阅。（二）整理标准1.档案材料应使用A4纸张，左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅。2.材料上的字迹应清晰可辨，如有复印件，应加盖提供单位公章，并注明“与原件相符”字样。3.档案目录应打印或书写工整，一式两份，一份放入档案袋内，一份单独留存。五、档案保管（一）保管机构学校设立专门的档案保管室，负责新生档案的集中保管。档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。（二）保管方式1.纸质档案：按照档案类别和学号顺序进行排列存放，建立档案存放台账，便于查找和管理。2.电子档案：将新生档案信息录入电子系统，建立电子档案数据库，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管期限新生档案自学生入学起开始保管，直至学生毕业离校后按照学校相关规定继续保管一定期限。一般情况下，学生毕业后档案应保管10年以上。（四）档案安全管理1.档案保管室应配备专人负责管理，管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理制度。2.建立档案查阅登记制度，严格控制档案的查阅范围和审批程序，防止档案丢失、损坏或泄露。3.定期对档案保管室进行安全检查，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施完好有效，发现问题及时处理。六、档案查阅（一）查阅权限1.学校内部相关部门：如招生就业部门、学生管理部门、教学部门等因工作需要，可以查阅新生档案，但必须履行审批手续。2.学生本人：学生本人如需查阅档案，应提交书面申请，经学校相关部门批准后，在指定地点查阅。3.其他单位或个人：因特殊原因需要查阅新生档案的，必须持有单位介绍信或相关证明材料，经学校主管领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字盖章。2.审批：申请表经所在部门负责人审核后，报学校档案管理部门负责人审批。3.查阅登记：档案管理部门根据审批结果，对查阅人进行登记，发放档案查阅凭证，并安排专人陪同查阅。4.查阅要求：查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料，查阅完毕后应及时归还档案，并在查阅登记本上签字确认。七、档案转递（一）转递原因1.毕业离校：学生毕业时，档案应按照学校规定转递至就业单位、人才交流中心或其他指定地点。2.升学：学生升学至其他高校时，档案应转递至新的学校。3.其他原因：如学生退学、转学、出国等，档案也需要按照相关规定进行转递。（二）转递方式1.机要转递：对于需要通过机要渠道转递的档案，学校档案管理部门应按照机要通信的规定办理转递手续，确保档案的安全和保密。2.专人送取：对于部分距离较近或有特殊要求的转递情况，可以安排专人送取档案，但送取人员应具备一定的责任心和保密意识。3.邮政特快专递（EMS）：一般情况下，档案转递应使用邮政特快专递（EMS），并在档案袋上加盖学校档案管理部门公章，注明“机密”字样。（三）转递程序1.申请：学生或接收单位应向学校档案管理部门提交档案转递申请，注明转递原因、接收单位名称、地址、联系人等信息。2.审核：档案管理部门对转递申请进行审核，确认转递原因和接收单位信息无误后，办理转递手续。3.材料整理：根据转递要求，对档案材料进行整理和封装，确保档案材料齐全、完整。4.转递登记：建立档案转递登记台账，记录转递时间、转递方式、接收单位等信息，并跟踪档案转递情况。5.回执确认：档案转递后，学校档案管理部门应及时与接收单位联系，确认档案是否收到，并要求接收单位在回执上签字盖章后返回学校存档。八|、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的高校新生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询、统计和分析，提高档案管理工作的效率和准确性。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：将新生档案材料的信息录入系统，建立电子档案数据库。2.档案查询：提供多种查询方式，如按学号、姓名、专业等条件查询档案信息。3.统计分析：对档案数据进行统计分析，如学生生源地分布、年龄结构、奖惩情况等，为学校决策提供参考依据。4.权限管理：设置不同用户的权限，确保档案信息的安全和保密。5.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化管理系统使用与维护1.系统培训：对档案管理人员进行系统培训，使其熟悉系统的操作流程和功能使用。2.数据更新：及时更新档案信息，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.系统维护：定期对系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。九、监督与检查（一）监督机制学校建立健全档案管理监督机制，成立档案管理监督小组，定期对新生档案管理工作进行检查和监督。（二）检查内容1.档案收集情况：检查档案收集是否齐全、完整，是否按时完成。2.档案整理情况：检查档案整理是否符合规范，材料分类是否准确，目录编制是否清晰。3.档案保管情况：检查档案保管室的安全设施是否完好，档案存放是否有序，有无丢失、损坏等情况。4.档案查阅情况：检查档案查阅审批手续是否齐全，查阅登记是否规范，有无违规查阅行为。5.档案转递情况：检查档案转递手续