传媒档案管理制度

PAGE传媒档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司传媒档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高公司传媒业务的规范化水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及传媒业务的所有部门及员工，包括但不限于新闻采编、广告策划、影视制作、新媒体运营等相关工作中形成的各类档案。（三）档案定义传媒档案是指公司在传媒业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案管理部门负责传媒档案的集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类科学原则：按照传媒业务的特点和档案的形成规律，对档案进行科学分类，便于管理和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责传媒档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善传媒档案管理制度，并组织实施。2.负责传媒档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立传媒档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对传媒档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责传媒档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的实体安全。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门传媒档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向公司档案管理部门移交。其主要职责包括：1.负责本部门传媒业务活动中各类档案的及时收集，确保档案的齐全完整。2.按照公司档案分类标准，对本部门档案进行初步整理和分类。3.协助公司档案管理部门做好档案的编目、装订等工作。4.配合公司档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案形成人员公司全体员工在传媒业务活动中形成的档案，由形成人员负责及时整理，并按照规定向本部门兼职档案员移交。形成人员应确保档案内容真实、准确、完整，符合档案管理要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.新闻采编类档案：包括采访提纲、新闻稿件、图片、音频、视频素材、采访对象资料、新闻报道策划方案等。2.广告策划类档案：广告策划书、创意文案、设计稿、市场调研报告、广告投放计划、广告效果评估报告等。3.影视制作类档案：剧本、拍摄计划、分镜头脚本、拍摄素材、后期制作资料（如剪辑成片、特效制作文件等）、影片宣传资料等。4.新媒体运营类档案：新媒体账号运营数据报表、图文推送内容、视频发布记录、粉丝互动信息、新媒体营销活动策划与执行资料等。5.其他传媒业务相关档案：如传媒活动策划方案、合作协议、合同文本、会议纪要、业务往来函件等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期督促本部门员工及时将档案移交，确保档案收集的及时性。2.档案形成人员应在档案形成后[X]个工作日内完成整理，并移交至本部门兼职档案员。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.对于重要的传媒项目档案，应实行全过程跟踪收集，确保项目档案的完整性。（三）整理方法1.分类：按照传媒业务类别和档案内容性质，将档案分为新闻采编、广告策划、影视制作、新媒体运营及其他类等一级类目。在一级类目下，再根据档案的具体内容和形成时间等因素，设置二级及以下类目。例如，新闻采编类可分为时政新闻、社会新闻、文化新闻等二级类目；广告策划类可分为平面广告策划、视频广告策划等二级类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性原则，可采用年份+部门代码+流水号的方式进行编制。例如，2023年新闻采编部的第5份档案编号为2023XWCB005。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的年、月、日，责任者应填写档案的形成部门或个人。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观。装订时应注意不要损坏档案内容，对于不宜装订的档案（如超大尺寸图纸、照片等），可采用卷盒、卷夹等方式进行保管。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.新闻采编类时政新闻：有关政治、经济、军事等方面的新闻报道。社会新闻：涉及社会民生、突发事件等方面的新闻报道。文化新闻：关于文化艺术、教育、科技等领域的新闻报道。娱乐新闻：涵盖影视、音乐、明星动态等娱乐方面的新闻报道。体育新闻：有关体育赛事、运动员等体育领域的新闻报道。其他新闻：不属于以上分类的其他新闻报道。2.广告策划类平面广告策划：包括海报、宣传单页、杂志广告等平面形式的广告策划。视频广告策划：如电视广告、网络视频广告等视频形式的广告策划。OOH广告策划：户外广告（如广告牌、灯箱等）的策划方案。活动营销广告策划：结合各类活动进行的广告策划。品牌形象广告策划：塑造品牌形象的广告策划。3.影视制作类电影制作档案：包括电影剧本、拍摄计划、拍摄素材、后期制作等相关档案。电视剧制作档案：涵盖电视剧剧本、拍摄规划、拍摄过程资料、后期制作成果等档案。MV制作档案：音乐视频制作过程中的各类档案，如创意脚本、拍摄素材、剪辑成品等。纪录片制作档案：有关纪录片策划、拍摄、后期剪辑等方面的档案。4.新媒体运营类微信公众号运营档案：包括公众号文章推送记录、粉丝增长数据、互动活动策划与执行资料等。微博运营档案：微博内容发布记录、话题策划、粉丝互动数据等。抖音运营档案：抖音视频发布记录、热门话题参与情况、账号数据分析等。其他新媒体平台运营档案：如小红书、B站等平台的运营相关档案。5.其他类传媒活动策划档案：各类传媒活动（如新闻发布会、颁奖典礼、文艺演出等）的策划方案、执行记录、效果评估等档案。文件合同档案：公司在传媒业务中签订的各类合同、协议、文件等。业务往来档案：与合作伙伴、客户等的业务往来函件、沟通记录等。会议纪要档案：传媒业务相关会议的纪要文件。（二）编号规则1.档案编号由全宗号、年度号、类别号、项目号、案卷号、件号等部分组成，各部分之间用“”隔开。2.全宗号：暂定为[X]，代表公司传媒业务档案全宗。3.年度号：采用公元纪年，如2023表示2023年度形成的档案。4.类别号：根据档案分类标准，分别用不同的字母表示各类目，如新闻采编类用“XWCB”表示，广告策划类用“GGCH”表示，影视制作类用“YSZZ”表示，新媒体运营类用“XMTY”表示，其他类用“QT”表示。5.项目号：对于重大传媒项目档案，可以单独设立项目号进行标识。项目号可采用项目名称的缩写或特定代码，如某大型电视剧制作项目的项目号为“DSJZZX”。6.案卷号：在每个类别下，按照档案整理的先后顺序编制案卷号，用三位数字表示，如001、002等。7.件号：对于装订成册的案卷，在案卷内按照文件的排列顺序编制件号，用两位数字表示，如01、02等。对于单份文件形式的档案，件号即为1。例如，一份2023年新闻采编部关于时政新闻的采访稿件档案，其编号为：[X]2023XWCB00101。五、档案的保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.永久保管公司重要的传媒业务决策文件、长期保存的合同协议、具有重大历史价值和文化价值及对公司发展有重大影响的档案。涉及公司商业秘密、知识产权等方面的核心档案，如独家新闻报道、未公开的广告策划创意、影视作品的原始素材等。2.定期保管30年保管期限：一般性的传媒业务文件、合同协议，在较长时间内仍有查考利用价值的。新闻报道的系列资料、广告投放统计报表等具有一定连续性的数据资料。影视制作过程中的部分辅助性资料，如场景道具清单等。10年保管期限：时效性较强的新闻稿件、短期广告策划方案、新媒体平台发布的时效性内容等。传媒活动的一般性执行记录、业务往来的阶段性函件等。（二）鉴定工作组织与流程1.公司档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理部门负责人、各业务部门兼职档案员及相关专业人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限划分标准，对已到保管期限的档案进行全面审查。审查内容包括档案的内容价值、历史意义、现实利用需求等。3.对于拟销毁的档案，鉴定小组应填写《档案销毁鉴定表》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见及销毁原因等信息。4.《档案销毁鉴定表》经鉴定小组全体成员签字确认后，报公司分管领导审批。（三）销毁程序1.经公司分管领导批准后，档案管理部门负责组织档案的销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅传媒档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司重要机密或核心档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司传媒档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司档案管理部门审核，并报公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，严格限制查阅范围。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.对于重要档案或利用频率较高的档案，借阅期限可根据实际情况适当缩短，但不得少于[X]个工作日。（三）利用方式1.档案查阅：档案管理部门应根据查阅申请，及时提供档案原件或复印件供查阅人员使用。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.档案借阅：对于确需借出档案的，档案管理部门应严格履行借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并要求借阅人员妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、涂改、销毁档案。3.档案咨询：档案管理部门应积极为公司员工提供档案咨询服务，解答有关档案内容、管理规定等方面的问题。（四）利用记录档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。利用记录应定期整理归档，以便日后查询和统计分析。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的传媒档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司传媒业务的发展提供有力的信息支持。（二）数字化处理1.对纸质传媒档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对于电子档案，应按照档案管理要求进行格式转换和规范存储，确保电子档案的完整性和可读性。3.在数字化处理过程中，应建立相应的元数据记录，详细记录档案的题名、日期、责任者、保管期限、数字化日期等信息，以便于档案的检索和利用。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与存储：实现档案信息的在线录入和批量导入，支持多种格式的档案文件上传，确保档案数据与纸质档案或电子档案原件一致。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者、关键词等进行检索，快速准确地定位所需档案信息。3.权限管理：根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的档案访问权限，确保档案信息的安全保密。4.借阅管理：在线办理档案借阅手续，记录借阅人员信息、借阅期限、归还时间等，实现对档案借阅情况的实时跟踪和管理。5.统计分析：对档案的利用情况、保管期限分布、类别构成等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与备份1.建立严格的数据安全管理制度，采取防火墙、入侵检