大学生在校档案管理制度

PAGE大学生在校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强大学生在校档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学生管理、教育教学、就业指导等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全日制本科、专科学生在校期间档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的相关材料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止档案内容泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案的整理、归档、保管和利用。二、档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、籍贯、家庭住址、联系电话、入学时间、专业、学历层次等。（二）学籍材料1.录取通知书、新生入学登记表。2.学生学籍卡片，记录学生每学期的学习成绩、奖惩情况等。3.学年鉴定表，对学生每学年的综合素质进行评价。4.毕业生登记表，全面反映学生在校期间的综合情况，作为毕业资格审核和档案转出的重要依据。（三）学习成绩材料1.成绩单，包括每学期的课程考试成绩、考查成绩等。2.补考、重修成绩记录。3.辅修专业成绩单。（四）奖惩材料1.校级及以上表彰奖励的证书、文件等，如优秀学生、优秀学生干部、奖学金获得者等。2.违纪处分决定书及相关材料，包括处分原因、处分种类、处分期限等。（五）党团组织材料1.入党申请书、入党志愿书、转正申请书、思想汇报等。2.入团申请书、团员证等。（六）社会实践材料1.实习报告、实习鉴定。2.社会调查、志愿服务等活动的相关材料。（七）健康体检材料学生在校期间的历次体检报告。（八）就业材料1.就业推荐表。2.就业协议书。3.毕业生就业报到证存根。三、档案的收集与整理（一）收集1.各教学院（系）、职能部门负责及时收集本部门产生的与学生相关的材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.学生本人应主动配合学校，及时提交个人相关材料，如获奖证书、社会实践报告等。（二）整理1.档案管理人员按照档案内容的分类，对收集到的材料进行进一步整理。2.每份材料应保持完整，去除无关的附件、纸张等。3.对材料进行排序，同一类材料按照时间顺序排列。4.编制档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息。四、档案的归档（一）归档时间1.新生入学后，档案管理人员应及时接收并整理新生档案。2.每学期结束后，各教学院（系）应在规定时间内将学生本学期的相关材料归档。3.学生毕业前，应完成全部档案材料的归档工作。（二）归档要求1.档案材料应齐全完整，符合归档标准。2.档案应按照学生个人进行分类存放，便于查找和管理。3.归档后的档案应装入档案袋或档案盒，并在封面注明学生姓名、专业、年级等信息。五、档案的保管（一）保管场所学校设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.学生在校期间的档案应永久保管。2.毕业后，学生档案按照国家有关规定进行保管，保管期限根据档案类型和用途确定。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀等。3.建立档案保管台账，记录档案的出入库情况、保管状态等信息。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅学生档案。2.学生本人因升学、就业、出国等需要查阅本人档案。3.校外单位因工作需要，按照规定程序查阅学生档案。（二）利用程序1.校内查阅查阅部门填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门审核申请表，批准后提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.学生本人查阅学生本人填写档案查阅申请表，注明查阅目的和内容。申请表经所在教学院（系）辅导员签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门审核申请表，批准后提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.校外查阅校外单位填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交单位介绍信。申请表经学校分管领导签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门审核申请表和单位介绍信，批准后提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。（三）利用限制1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.未经档案管理部门同意，不得擅自复制档案材料。七、档案的转递（一）转递范围1.学生毕业时，档案按照就业去向转递至就业单位或相关档案管理机构。2.学生转学、退学、休学等情况，档案按照规定转递至相关学校或机构。（二）转递程序1.学生毕业前，学校就业指导中心根据学生就业情况，确定档案转递去向，并通知档案管理部门。2.档案管理部门按照转递要求，整理学生档案，密封档案袋，并在封口处加盖学校公章。3.档案管理部门通过机要通信或专人送取的方式转递档案，确保档案安全、及时送达。4.转递档案时，应填写档案转递通知单，详细记录档案转递的信息，包括转递日期、转递方式、接收单位等。（三）转递要求1.档案转递必须严格按照规定的程序进行，确保档案转递的准确性和安全性。2.档案转递过程中，应注意保护档案的完整性，避免档案材料丢失或损坏。3.接收单位收到档案后，应及时反馈档案接收情况，如发现档案问题应及时与学校沟通解决。八、档案的信息化管理（一）建立档案信息系统学校应建立大学生在校档案信息系统，实现档案的电子化管理。档案信息系统应涵盖档案的收集、整理、归档、保管、利用、转递等各个环节，提高档案管理的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案材料的相关信息录入档案信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息系统的数据进行维护和更新，如学生信息变更、档案材料补充等。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案信息系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。九、监督与检查（一）监督机制学校建立档案管理监督机制，由学校纪检监察部门负责对档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用、转递等环节的工作质量。3.档案信息系统的运行情况和数据安全情况。（三）问题处理对检查中发现的问题，