产品档案室管理制度

PAGE产品档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司产品档案的科学管理，确保产品档案的完整、准确、系统和安全，便于产品的研发、生产、销售、售后等各环节对产品信息的有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与产品相关的档案资料管理，包括但不限于产品设计图纸、技术文件、生产记录、质量检验报告、产品说明书、用户手册、售后维修记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则产品档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映产品的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则涵盖产品从立项到退市全过程的各类相关资料，保证档案的全面性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的产品档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善产品档案室管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司各类产品档案，建立产品档案数据库。3.对产品档案进行分类、编号、编目等基础工作，确保档案的规范化管理。4.定期对产品档案进行清查、核对，保证档案的完整和安全。5.负责办理产品档案的借阅、查阅、归还等手续，对档案利用情况进行登记和统计。6.对破损、褪色的产品档案进行修复和复制，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。7.协助公司内部各部门查阅、利用产品档案，提供档案信息咨询服务。（二）各部门职责1.负责本部门产品档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，配合做好产品档案的归档工作，确保档案内容的准确、完整。3.在产品研发、生产、销售、售后等过程中，及时形成相关产品档案，并保证档案的真实、有效。4.严格遵守产品档案管理制度，正确使用和保管从档案管理部门借阅的产品档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案。5.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并在规定时间内归还档案。三、产品档案的收集与整理（一）收集范围1.产品研发阶段立项报告、可行性研究报告、设计任务书、设计图纸、技术方案、实验报告、测试记录等。2.产品生产阶段原材料检验报告、生产工艺文件、生产计划、生产记录、质量检验报告、设备维护记录等。3.产品销售阶段产品宣传资料、销售合同、订单记录、客户信息等。4.产品售后阶段售后维修记录、客户投诉处理记录、产品升级记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责产品档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.收集的产品档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文档形式的产品档案，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法1.分类按照产品类别、形成阶段、档案内容等进行分类。例如，可分为产品A类、产品B类；研发档案、生产档案、销售档案、售后档案等。2.编号为每一份产品档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用字母与数字相结合的方式，如“PF202301001”，其中“PF”表示产品档案，“202301”表示年份和月份，“001”表示该月份内的档案序号。3.编目编制产品档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、产品档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的产品档案，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的产品档案进行再次审核和整理，确认无误后，办理归档手续，并将档案存入专门的档案库房或电子存储设备。（二）保管期限根据产品的性质、重要程度、法律法规要求等，确定产品档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。具体保管期限如下：1.产品研发阶段档案涉及核心技术、专利等重要信息的档案，保管期限为长期；一般性的技术资料，保管期限为中期。2.产品生产阶段档案与产品质量密切相关的生产记录、质量检验报告等，保管期限为长期；生产计划、设备维护记录等，保管期限为中期。3.产品销售阶段档案销售合同、订单记录等，保管期限为中期；产品宣传资料等，保管期限为短期。4.产品售后阶段档案售后维修记录、客户投诉处理记录等，保管期限为长期。（三）保管要求1.档案库房要求档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。2.档案装具要求采用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。3.电子档案保管要求建立电子档案存储系统，对电子产品档案进行加密存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，分别存放于不同的地点。4.档案定期检查档案管理部门应定期对产品档案进行清查、核对，检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。五、产品档案的利用（一）借阅规定1.公司内部各部门因工作需要借阅产品档案，需填写《产品档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况决定是否批准借阅。对于涉及公司机密的产品档案，需经公司分管领导批准方可借阅。3.借阅人凭批准后的《产品档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并在《产品档案借阅登记薄》上登记借阅信息。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门办理续借手续。5.借阅人必须妥善保管所借产品档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，确认无误后，在《产品档案借阅登记薄》上注销借阅记录。（二）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅产品档案，可直接到档案管理部门提出查阅申请，填写《产品档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、用途等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人在指定地点提供档案查阅服务。查阅时，查阅人不得擅自将档案带出档案管理部门。3.如需复印产品档案，需经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复印件与原件核对无误”字样。（三）利用监督档案管理部门应定期对产品档案的利用情况进行统计和分析，检查档案的借阅、查阅手续是否齐全，档案利用是否符合规定要求。如发现违规行为，应及时制止并进行处理。六、产品档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立产品档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、公司分管领导等组成。鉴定小组负责对到期的产品档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案对公司的现实作用和历史价值。3.档案是否涉及公司机密、知识产权等重要信息。（三）销毁程序1.鉴定小组对到期产品档案进行逐一鉴定，确定需要销毁的档案清单，并填写《产品档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《产品档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3