山西省档案保管制度

PAGE山西省档案保管制度一、总则（一）目的为加强山西省档案的科学管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省内各级各类机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下统称“单位”）的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案保管工作，对本单位的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案保管应保证档案内容的真实性，不得对档案进行篡改、伪造等行为。3.完整性原则注重档案的完整性，收集、整理、保管反映单位各项工作活动的各种门类和载体的档案，确保档案齐全完整。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本单位文件、下级文件、会议文件、请示与批复、报告、通知、决定、决议等。2.科技档案涵盖科研项目档案、基建档案、设备档案等。科研项目档案包括项目立项、研究、试验、鉴定、验收等过程中形成的文件材料；基建档案包括工程项目的规划、设计、施工、竣工验收等环节的资料；设备档案包括设备的购置、安装、调试、运行、维护、报废等方面的记录。3.人事档案收集员工的履历材料、自传、鉴定、考核、考察材料、学历学位证书、专业技术职务（职称）评聘材料、党团材料、奖励与处分材料、工资待遇材料、任免材料等。4.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。5.声像档案记录单位重要活动、事件、人物等的照片、录音带、录像带、光盘等。6.电子档案各类电子文件、数据、数据库等，应按照相关标准进行收集和整理。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责跟踪收集，确保档案的完整性。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、剪裁、抽取。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。即先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个年度和保管期限内按机构或问题进行排列。2.科技档案根据项目、工程、设备等类别进行分类整理，建立相应的档案目录和编号系统，便于查找和管理。3.人事档案按照干部人事档案管理的相关规定进行整理，建立档案材料目录，对档案进行分类装订。4.会计档案按照会计档案管理办法的要求，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订立卷。5.声像档案按照形成时间、内容等进行分类，标注清晰的日期、主题、拍摄人等信息，并配以文字说明。6.电子档案按照电子文件管理的规范，进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。三、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应远离易燃、易爆物品仓库，以及有腐蚀性气体和粉尘的场所。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找，同时应定期对档案装具进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.对于珍贵档案、易损档案等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。永久保管的档案主要包括本单位制定的法规政策性文件材料；本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本单位机构演变、人事任免等文件材料；本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。长期保管的档案主要包括本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位一般性事务管理文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。短期保管的档案主要包括本单位职能活动中形成的短期文件材料；本单位召开会议、举办活动等形成的短期文件材料；本单位人事管理工作形成的短期文件材料；本单位一般性事务管理文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本单位主管业务的短期文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的短期文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度以下计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。2.科技档案、人事档案、会计档案等的保管期限按照国家相关规定执行。（五）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的实体状况、装具情况、库房环境等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行详细记录，建立档案保管检查台账，以便跟踪和分析档案保管状况。（六）档案的修复与保护1.对于破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和保护。修复档案应遵循保持档案原貌、使用适宜的修复材料和方法等原则。2.采用先进的档案保护技术和设备，如防虫剂、防霉剂、温湿度调控设备等，防止档案受到自然因素和人为因素的损害。3.对重要档案进行数字化处理，建立档案数字副本，以便长期保存和利用，同时减少对纸质档案的查阅和利用频率，延长纸质档案的使用寿命。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本单位人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经本单位主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案需经档案形成部门负责人同意。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感档案的查阅，应严格按照国家相关保密规定执行，经保密部门批准，并采取必要的保密措施。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，详细说明查阅档案的目的、内容、范围等信息。2.申请表经相关审批人签字批准后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。查阅人员应在指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。4.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为单位各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时、准确地提供档案资料。2.鼓励采用数字化手段提供档案利用服务，通过档案信息管理系统，实现档案的在线查阅和下载，提高档案利用效率。3.对于重要档案的利用，档案管理部门应跟踪利用效果，及时收集反馈意见，不断改进档案利用工作。（四）档案的借阅1.因工作需要借阅档案的，应按照查阅程序办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。2.借阅期限一般不得超过规定的时间，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，按时归还档案。归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整无损，如有问题应及时查明原因并追究责任。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.各单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限、失去保存价值的档案，应予以鉴定销毁；对于仍有保存价值但内容重复、资料不全等的档案，可进行适当的整理和剔除。3.鉴定档案应严格按照国家相关法律法规和行业标准进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案的清单，包括档案的名称、数量、保管期限、形成时间等信息。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，根据鉴定标准，确定档案是否需要销毁。3.对确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的基本信息、销毁原因、鉴定意见等。档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报单位主管领导审批。4.经单位主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。（四）销毁记录1.档案销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并注明销毁方式、时间、地点等信息。2.档案管理部门应将档案销毁清册及相关记录整理归档，永久保存，以备查考。六、档案管理的信息化建设（一）信息化规划1.各单位应制定档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.信息化建设规划应与单位的整体信息化建设规划相衔接，充分利用现代信息技术，提高档案管理的效率和水平。（二）系统建设1.建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。2.档案信息管理系统应具备完善的功能模块，如档案录入、分类编目、权限管理、查询统计、数据备份等，满足档案管理工作的实际需求。3.系统应采用安全可靠的技术架构，确保档案数据的安全性和稳定性，防止数据泄露、丢失等情况发生。（三）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将档案信息准确录入档案信息管理系统，建立完整的档案数据库。2.定期对档案数据进行维护和更新，确保数据的准确性和及时性。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。