档案管理制度虚化

PAGE档案管理制度虚化一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效解决档案管理制度虚化问题，提高档案管理水平，特制定本方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动，数据准确无误。3.完整安全原则：保证档案的全面收集、妥善保管，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理制度虚化的表现及危害（一）表现形式1.制度执行不力：部分员工对档案管理制度不重视，未严格按照规定流程进行档案的收集、整理、归档和保管，导致档案管理工作随意性大。2.职责不清：档案管理部门与其他部门之间职责划分不明确，出现档案管理工作推诿扯皮现象，影响档案管理工作的正常开展。3.流程混乱：档案管理流程存在漏洞，如档案交接手续不规范、档案借阅登记不完整等，使得档案管理工作缺乏有效的监督和控制。4.设施落后：档案保管设施设备陈旧老化，无法满足档案安全保管的要求，存在档案受损的风险。5.人员素质不足：档案管理人员专业知识和技能欠缺，对档案管理工作的重要性认识不足，影响档案管理工作的质量和效率。（二）危害1.影响公司决策：档案作为公司历史记录和重要信息资源，制度虚化导致档案信息不准确、不完整，会影响公司管理层对公司发展状况的准确判断，进而影响决策的科学性和合理性。2.增加运营风险：档案管理制度虚化可能导致重要业务文件丢失或泄露，给公司带来法律风险、商业机密泄露风险等，影响公司的正常运营和市场竞争力。3.降低工作效率：由于档案管理流程混乱、职责不清等问题，员工在查找和使用档案时耗费大量时间和精力，降低了工作效率，影响公司整体工作进度。4.阻碍公司发展：不完善的档案管理制度不利于公司对自身发展历程的总结和经验积累，无法为公司的持续发展提供有力的支持，阻碍公司的长远发展。三、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导各部门档案管理工作，定期组织档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。3.负责公司各类档案的集中收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的完整性和规范性。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用，定期对档案进行清查盘点，确保档案安全。5.负责档案数字化工作，提高档案管理信息化水平，实现档案信息资源的共享。6.按照规定向国家有关部门移交档案，并做好档案的销毁工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和定期移交工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格执行档案管理制度，规范本部门档案的借阅、使用和归还流程，防止档案丢失、损坏和泄露。4.配合档案管理部门做好档案清查盘点、数字化等工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规章制度。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保档案管理工作质量。3.不断学习档案管理专业知识和技能，提高自身业务水平，适应档案管理工作发展的需要。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护公司档案安全。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中产生的文件，包括合同协议、招投标文件、项目报告、财务报表等。3.公司内部管理文件，如管理制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司员工人事档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价等。5.公司知识产权档案，如专利证书、商标注册文件、著作权登记证书等。6.其他与公司相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类文件资料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件资料，应在形成后及时收集，不得拖延或遗漏。对于电子文件，应确保其存储格式规范、内容完整，并进行备份。3.档案收集人员应认真核对文件资料的内容，确保其真实、准确，对于不符合要求的文件应及时与相关部门沟通，进行补充或修正。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案类别进行分类整理，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等，每类档案再根据具体情况进行细分。3.对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，以便于查找和管理。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理，将文件材料按照时间顺序排列，划分保管期限（永久、长期、短期），再按照机构或问题进行分类。2.科技档案整理：按照项目分类，每个项目下再按照文件形成的阶段进行排列，如项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。3.人事档案整理：按照员工个人信息、履历材料、考核材料、培训材料、奖惩材料等类别进行整理，建立员工人事档案专卷。4.财务档案整理：按照会计年度分类，每个年度下再按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，确保财务档案的规范、完整。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门进行归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应及时对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案应退回原部门进行补充或修正。3.归档后的档案应按照规定的分类方法进行存放，建立档案存放索引，便于快速查找和调阅。（二）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对于涉及公司重大权益、重要历史事件、核心业务等方面的档案，应列为永久保管；对于一般性业务文件和资料，可根据实际情况确定保管期限为长期或短期。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案信息的安全和完整。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，并建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全存储和有效利用。（四）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，定期对库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行。2.库房内档案应分类存放，排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。3.严格控制库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害公司利益和他人合法权益。2.优先满足公司内部各项工作对档案信息的需求，提高档案利用效率，为公司发展提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要可到档案管理部门查阅档案资料，但不得擅自摘抄、复印、拍照等。如需摘抄、复印、拍照，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.出具证明：档案管理部门可根据公司需要，为相关部门或单位出具档案证明材料，但应严格审核证明内容，确保其真实、准确。（三）借阅管理1.借阅档案应严格按照规定期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。3.档案管理人员应对借阅档案的情况进行跟踪和监督，确保档案按时归还，并检查档案的完整性和安全性。七、档案信息化建设（一）目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）主要任务1.档案数字化：对公司现有纸质档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.系统建设：选择适合公司档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、检索、借阅等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化系统的数据安全管理制度，采取数据加密、备份恢复、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、实施步骤和保障措施等。2.准备阶段：开展档案数字化设备采购、人员培训、数据整理等前期准备工作。3.实施阶段：按照规划和准备工作要求，逐步推进档案数字化扫描、系统建设、数据录入等工作。4.验收阶段：对档案信息化建设项目进行验收，确保系统功能满足要求，数据准确完整，运行稳定可靠。（四）运行维护1.建立档案信息化系统运行维护管理制度，定期对系统进行检查、维护和升级，确保系统正常运行。2.安排专人负责系统管理和数据维护，及时处理系统故障和数据问题，保障档案信息的安全和有效利用。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和公司档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确保鉴定工作的科学性和准确性。2.坚持全面审查、综合判断的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史背景、现实意义和保存价值，确定档案的保管期限是否已满。2.对于保管期限已满但仍具有重要价值的档案，应进行延长保管期限的审批；对于确无保存价值的档案，应填写档案销毁审批表。（四）销毁程序1.档案销毁审批表经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，并指定专人负责监督销毁过程，确保档案信息彻底销毁。3.销毁完毕后，应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。九、监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的执行情况。2.设立档案管理投诉举报渠道，接受公司员工对档案管理工作中存在问题的投诉和举报，及时进行调查处理。3.定期对档案管理工作进行内部审计，检查档案管理制度的执行情况和档案管理工作的合规性。（二）考核办法1.将档案管理工作纳