院校档案管理制度

PAGE院校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强院校档案管理，有效地保护和利用档案，提高院校管理水平，促进教育事业的发展，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合院校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院校各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指院校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对院校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则院校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分级负责原则院校档案工作在院校党委领导下，由院校办公室负责统筹协调，各部门按照职责分工，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。3.维护档案的真实性、完整性和保密性原则尊重历史事实，保证档案内容真实可靠，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）院校档案工作领导小组院校成立档案工作领导小组，由院校党委书记担任组长，院长担任副组长，各部门负责人为成员。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定院校档案工作发展规划和规章制度。2.研究决定档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的困难和问题。3.监督检查院校档案工作的开展情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。（二）院校办公室（档案管理部门）院校办公室是院校档案管理的职能部门，负责院校档案工作的日常管理。其职责是：1.贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施院校档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用院校各类档案，定期对档案进行鉴定和销毁。3.指导和监督各部门的档案工作，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责院校档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。5.参与院校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（三）各部门档案工作责任人各部门负责人为本部门档案工作责任人，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定专人负责档案管理具体事务。其职责是：1.组织本部门人员学习档案工作法律法规和院校档案管理制度，提高档案意识。2.负责收集本部门在各项工作中形成的档案材料，确保档案的完整和准确。3.按照档案整理规范，对本部门档案进行分类、整理、编目和装订，定期向院校档案管理部门移交。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.积极配合院校档案管理部门开展档案利用工作，为教学、科研、管理等提供档案服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括院校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政管理类包括院校行政部门在行政管理、人事、财务、后勤等工作中形成的文件、通知、报告、合同、协议等。3.教学管理类包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、试卷、成绩册、教学评估材料等教学过程中形成的文件和资料。4.学生管理类包括学生学籍档案、奖惩记录、毕业鉴定、就业材料等。5.科研管理类包括科研项目申报书、立项批复、研究报告、论文发表、科研成果鉴定等科研活动中形成的文件和资料。6.基本建设类包括院校基本建设规划、设计图纸、工程预决算、竣工验收报告等。7.仪器设备类包括仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。8.外事工作类包括外事活动计划、协议、出访报告、接待记录等。9.财会档案类包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全和完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.分类按照档案的形成领域和性质，将档案分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、科研管理、基本建设、仪器设备、外事工作、财会档案等九大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所院校应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等，以保证档案的质量不受损害。（三）档案整理与上架档案整理完毕后，应及时上架保管。上架应按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映院校主要职能活动和基本历史面貌的，对院校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映院校一般工作活动，在较长时间内对院校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案凡是反映院校一般性工作活动，在较短时间内对院校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（五）档案鉴定与销毁1.院校档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经院校档案工作领导小组批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。3.档案销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用范围1.为院校教学、科研、管理等工作提供档案资料支持。2.为上级主管部门和有关单位提供档案资料查询服务。3.为社会各界提供档案资料查阅服务，但应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅利用者可到院校档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和院校档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经院校档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应注明复制日期、复制人等信息。（三）利用登记院校档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制档案内容及数量等。（四）利用监督院校档案管理部门应加强对档案利用工作的监督，定期检查档案利用情况，确保档案的安全和合理利用。对违反档案利用规定的行为，应及时制止并进行处理。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的院校档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对院校现有档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合院校档案管理的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设建立院校档案管理网络平台，实现档案信息的共享和远程查询服务。（三）电子档案管理1.电子档案的收集与整理各部门应按照档案管理要求，及时将电子文件收集齐全，并进行分类、整理、编目等工作。电子文件的整理应遵循电子文件的形成规律和特点，保持电子文件之间的有机联系。2.电子档案的存储与备份电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.电子档案的利用利用者可通过院校档案管理网络平台查阅电子档案。查阅电子档案时，应遵守相关规定，确保电子档案的安全。（四）信息化安全管理1.建立健全信息化安全管理制度，加强对档案信息