司法所档案保密制度

PAGE司法所档案保密制度一、总则（一）目的为加强司法所档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本司法所实际情况，制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于司法所全体工作人员，包括在编人员、聘用人员以及借调人员等。同时，适用于司法所接收、整理、保管、利用和销毁的各类档案资料，涵盖司法行政工作中形成的各类文件、文书、记录、报表、案件卷宗、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.严格保密原则对涉及国家机密、工作秘密、当事人隐私等档案信息，采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则档案保密工作必须符合国家法律法规及行业标准要求，确保在合法合规的框架内进行。3.分级管理原则根据档案信息的敏感程度和重要性，实行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.预防为主原则强化档案保密意识教育，完善保密制度和技术防范措施，预防档案信息安全事故的发生。二、档案保密职责分工（一）所长职责1.全面负责司法所档案保密工作，制定档案保密工作方针和策略。2.监督检查档案保密制度的执行情况，对违反制度的行为进行处理。3.协调解决档案保密工作中的重大问题，确保档案信息安全。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，严格遵守档案保密制度。2.对档案信息进行分类、编号、存储，确保档案存放有序、查找方便。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（三）各业务部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。2.按照档案保密制度的要求，规范本部门档案的使用和管理，防止档案信息泄露。3.配合档案管理人员做好档案的清查、核对等工作，及时提供相关档案资料。（四）工作人员职责1.严格遵守档案保密制度，不得擅自查阅、复制、传播档案信息。2.在工作中妥善保管涉及档案信息的文件、资料，防止丢失或损坏。3.对因工作需要接触的档案信息，负有保密责任，不得向无关人员泄露。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.文书档案：包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、各类通知等。2.业务档案：如司法调解档案、社区矫正档案、法律援助档案、法治宣传档案等。3.人事档案：涵盖工作人员的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等资料。4.财务档案：包含财务报表、凭证、账目、审计报告等。5.其他档案：如设备档案、基建档案、声像档案等。（二）档案分级1.绝密级档案涉及国家核心机密、国家安全等重要信息，一旦泄露将对国家利益造成重大损害。例如，特定的国家安全相关司法案件档案等。2.机密级档案涉及重要工作秘密、敏感信息，泄露后可能对工作产生较大影响。如某些重大案件的内部讨论记录、未公开的司法统计数据等。3.秘密级档案包含一般工作秘密、当事人隐私等信息，泄露后可能对当事人权益或工作秩序造成一定影响。例如，普通民事纠纷当事人的个人信息等。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.明确收集范围各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。2.保证材料真实收集的档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.按时移交档案各部门应在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理人员，不得拖延或积压。（二）整理规范1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案类别清晰、层次分明。2.编号编目为每一份档案编制唯一的编号，并进行详细的编目，包括档案名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和管理。3.装订成册对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。五、档案的保管（一）档案库房管理1.安全选址档案库房应选择在安全、干燥、通风良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.设施配备配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案库房的安全。3.环境要求保持档案库房内温度、湿度适宜，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）档案存储方式1.分类存放按照档案的分类和分级，将档案分别存放在不同的档案柜或存储设备中，便于查找和管理。2.数字化存储对重要档案进行数字化存储，建立电子档案数据库，同时做好数据备份，防止数据丢失。3.标识清晰在档案柜、存储设备等显著位置标明档案类别、编号、保管期限等信息，便于识别和查找。（三）档案定期清查1.清查周期档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容检查档案的数量、完整性、存储状况等，发现问题及时记录并报告处理。3.清查记录对清查情况进行详细记录，包括清查时间、清查人员、档案数量、存在问题及处理结果等。六、档案的利用（一）利用原则1.合法合规利用档案利用必须符合国家法律法规及本所档案保密制度的规定，并履行相应的审批手续。2.目的明确利用档案利用应具有明确的目的，仅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。3.严格审批利用对涉及重要档案信息的利用，应严格按照审批程序进行，确保档案信息安全。（二）利用审批程序1.填写申请表利用档案的人员应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.部门负责人审批申请表经所在部门负责人审核签字，确认利用目的合法合规后，提交档案管理人员。3.档案管理人员审核档案管理人员对申请表进行审核，核实利用人员身份和利用目的，必要时征求相关部门意见。4.所长审批对于涉及重要档案信息或敏感事项的利用申请，需经所长审批同意后方可办理。（三）利用方式与限制1.查阅与借阅经审批同意后，利用人员可在档案管理人员的监督下查阅或借阅档案。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应严格按照规定期限归还，不得转借他人。2.复制与摘录如需复制或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在复制或摘录的材料上注明出处和用途。涉及机密级以上档案的复制和摘录，需经更高级别的审批。3.限制利用范围绝密级档案一般不得对外提供利用，确因工作需要的，须经上级主管部门批准。机密级档案仅限本所内部相关人员在规定范围内利用。秘密级档案利用应严格控制知悉范围。七、档案的保密措施（一）人员保密教育1.定期培训定期组织工作人员参加档案保密知识培训，提高保密意识和业务能力。培训内容包括国家法律法规、档案保密制度、保密技术等。2.签订保密协议与工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务，对违反协议的行为进行约束和处理。3.加强日常教育在日常工作中，通过会议、宣传资料等形式，不断强化工作人员的保密意识，提醒工作人员注意档案信息安全。（二）技术防范措施1.网络安全防护建立健全档案信息网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止网络攻击和信息泄露。2.数据加密处理对重要档案数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。3.访问权限控制设置不同的档案访问权限，根据工作人员的工作职责和岗位需求，授予相应的档案查阅、修改、删除等权限，防止越权访问。（三）保密监督检查1.定期检查定期对档案保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。检查内容包括档案保管环境、利用审批程序、人员保密措施等。2.不定期抽查不定期对档案管理工作进行抽查，重点检查重要档案的保管和利用情况，确保档案信息安全。3.违规处理对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、档案的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定进行销毁。2.失去利用价值因工作变动、机构调整等原因，不再具有利用价值的档案，经鉴定后予以销毁。3.涉密档案解密对已解密且符合销毁条件的涉密档案，进行销毁处理。（二）销毁鉴定1.成立鉴定小组由档案管理人员、业务部门负责人、相关专家等组成档案销毁鉴定小组，负责对拟销毁档案进行鉴定。2.鉴定程序鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的内容、来源、保管期限等因素，判断是否具有继续保存价值。对涉及重要信息或存在争议的档案，应进行充分讨论和研究。（三）销毁方式1.纸质档案销毁采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保纸质档案无法恢复。销毁过程应在专人监督下进行，并做好记录。2.电子档案销毁对电子档案进行彻底删除，并进行数据覆盖处理，防止数据恢复。销毁过程应进行技术验证，并保留相关记录。（四）销毁记录1.记录内容销毁记录