局采购业务制度规范要求

PAGE局采购业务制度规范要求一、总则（一）目的为了加强本局采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：营造良好的市场竞争环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的货物、工程和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本局采购业务管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动的执行情况。协调解决采购过程中的争议和问题。建立和管理采购供应商库。组织采购业务培训和宣传工作。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的前期调研、论证和验收工作。配合采购管理部门做好采购合同的签订、履行和验收等工作。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。对采购项目进行财务审计和绩效评价。4.监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉和举报。查处采购活动中的违法违纪行为，维护采购秩序。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，提前向采购管理部门申报采购需求。申报内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额、预计采购时间等。2.采购管理部门对需求部门申报的采购需求进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、必要性和合规性。对于不符合要求的采购需求，及时反馈需求部门并提出修改意见。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合本局预算安排和采购资金情况，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购方式、采购时间等。2.年度采购计划应报本局领导审批后实施。在执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序重新申报和审批。（三）采购计划执行1.采购管理部门按照批准的采购计划组织实施采购活动。对于纳入政府集中采购目录或达到公开招标限额标准的采购项目，应按照政府采购法律法规的规定执行。2.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决执行过程中存在的问题，确保采购计划按时、按质、按量完成。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标限额标准的采购项目，除符合法律法规规定的特殊情形外，应当采用公开招标方式采购。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动，并依法确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从政府采购供应商库中随机抽取不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标和定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，并按照规定确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织专家进行论证，并按照规定报财政部门批准后实施。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后按照规定确定成交供应商。四、采购程序管理（一）采购项目立项1.需求部门提出采购需求后，应填写《采购项目立项申请表》，详细说明采购项目的名称、内容、预算金额、采购方式、申请理由等，并报采购管理部门审核。2.采购管理部门对《采购项目立项申请表》进行审核，审核通过后报本局领导审批。经批准立项的采购项目，方可进入采购程序。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求以及采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。（三）采购信息发布1.对于依法必须进行招标的采购项目，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、预算金额、采购方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点等信息。2.对于其他采购方式的采购项目，采购管理部门应通过本局内部网站、公告栏等渠道发布采购信息，确保采购信息的公开透明。（四）供应商报名与资格审查1.采购管理部门按照采购文件的要求，接受供应商的报名申请，并对供应商的资格进行审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.对于符合资格要求的供应商，采购管理部门予以登记，并向其发放采购文件。对于不符合资格要求的供应商，采购管理部门应及时通知其不予受理报名申请。（五）开标、评标、谈判与询价1.采购管理部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判与询价活动。开标应公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标、谈判与询价应按照规定的评标标准、谈判程序和询价要求进行，确保评审结果的公平公正。2.评标委员会、谈判小组和询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。专家应从政府采购专家库中随机抽取。（六）中标、成交供应商确定1.评标委员会、谈判小组和询价小组根据评审结果，推荐中标、成交候选人。采购人根据推荐意见，按照规定确定中标、成交供应商，并向其发出中标、成交通知书。２.中标、成交通知书对采购人和中标、成交供应商均具有法律效力。中标、成交通知书发出后，采购人改变中标、成交结果的，或者中标、成交供应商放弃中标、成交项目的，应当依法承担法律责任。（七）采购合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定及时支付采购资金。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同的要求。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、验收依据、验收标准、验收内容、验收结论等内容。验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改，直至验收合格。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等。2.根据风险识别和评估的结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对建立供应商评价机制，定期对供应商的业绩、信誉、产品质量等进行评价，淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。加强对供应商的监督和管理，定期对供应商的供货情况进行检查，确保供应商按时、按质、按量供货。2.采购价格风险应对加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格。采用多种采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判等，通过市场竞争降低采购价格。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方协商调整采购价格。3.采购质量风险应对在采购文件中明确采购项目的质量要求和验收标准，要求供应商提供质量保证文件。加强对采购项目的验收管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求。对于采购质量不合格的项目，要求供应商承担违约责任，及时进行整改或更换。4.采购程序违规风险应对加强对采购人员的培训和教育，提高其法律意识和业务水平，确保采购程序合法合规。建立健全采购内部控制制度，加强对采购过程的监督和管理，防止采购程序违规行为的发生。对于发现的采购程序违规行为，依法依规进行处理，追究相关人员的责任。六、监督与检查（一）内部监督1.监察部门应加强对采购活动的全程监督，定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、采购结果是否合法等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算的执行情况，监督采购资金的支付和结算，确保采购资金的合理使用。3.采购管理部门应建立健全采购内部管理制度，加强对采