盐边档案局三项制度

PAGE盐边档案局三项制度一、总则（一）目的为了加强盐边档案局的管理，规范工作流程，提高工作效率，确保档案工作的科学性、规范性和系统性，依据国家相关法律法规以及档案行业标准，特制定本三项制度。（二）适用范围本制度适用于盐边档案局全体工作人员，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家关于档案管理的法律法规，确保档案工作在合法合规的轨道上运行。2.真实完整原则保证档案内容的真实性和完整性，如实记录各项工作活动，防止档案信息的缺失或篡改。3.安全保密原则强化档案的安全保护措施，严格保密制度，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.高效利用原则以方便档案利用为出发点，优化工作流程，提高档案检索和提供利用的效率，充分发挥档案的价值。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映盐边档案局各项工作活动的文件、资料、记录等，包括但不限于会议记录、工作计划、工作总结、业务报表等。2.涉及盐边地区政治、经济、文化、社会等方面具有保存价值的档案资料，如历史文献、统计数据、文化遗产记录等。3.与盐边档案局相关的重要合同、协议、证书等文件。（二）收集渠道1.内部部门定期报送各部门应按照规定的时间和要求，将本部门产生的具有保存价值的文件资料整理后报送至档案局档案收集部门。2.主动征集档案收集人员应主动关注盐边地区的各类活动和事件，积极向相关单位、个人征集具有价值的档案资料。3.接收移交接收来自其他单位或部门移交的与盐边档案局工作相关的档案资料。（三）收集要求1.及时性各部门应及时将产生的文件资料报送至档案收集部门，避免延误导致档案信息丢失。2.完整性所收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正文、附件、相关审批手续等。3.准确性档案资料的内容应准确无误，确保真实反映工作实际情况。（四）收集流程1.部门报送各部门确定专人负责整理本部门文件资料，填写档案移交清单，注明文件名称、形成时间、保管期限等信息，定期移交至档案收集部门。2.收集人员接收档案收集人员对移交的档案资料进行核对，检查清单与实物是否一致，确认无误后签字接收。3.特殊情况处理对于紧急或重要的档案资料，部门可先通过电子方式报送，档案收集人员应及时进行备份，并在规定时间内接收纸质档案。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循档案形成规律按照档案的形成时间、来源、内容等特征进行分类整理，保持档案之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和提供利用，提高档案管理工作的效率。（二）分类标准1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，不同年度的档案分别整理。2.机构分类法根据盐边档案局内部机构设置，将档案分为不同的类别，如办公室档案、业务科室档案等。3.问题分类法对于一些综合性的档案，可按照问题进行分类，如人事档案、财务档案、业务档案等。（三）整理步骤1.区分全宗将盐边档案局形成的档案作为一个全宗进行整理，明确全宗的范围和界限。2.分类按照确定的分类标准，对档案进行分类，形成不同的类别体系。3.编号为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如年度机构顺序号等。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，方便查阅。5.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固，便于长期保存。（四）质量要求1.分类准确档案分类应符合分类标准，类别清晰，层次分明。2.编号规范编号应连续、准确，不得重复或遗漏。3.编目完整档案目录信息应完整、准确，与档案实际内容相符。4.装订整齐装订应牢固、平整，不影响档案的查阅和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.建设专门的档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.库房设施配备安装防火设备、温湿度调节设备、防虫药品投放装置等，定期检查维护，保证设备正常运行。（二）档案存放方式1.按照类别和编号顺序存放将整理好的档案按照分类体系和编号顺序依次排列存放，便于查找和管理。2.采用密集架等存储设备合理利用密集架等存储设备，提高库房空间利用率，同时便于档案的存取。（三）保管期限划分1.短期保管保管期限为110年的档案，主要是一些时效性较强、利用频率相对较低的文件资料。2.中期保管保管期限为1130年的档案，具有一定的历史价值和参考价值，在特定时期可能需要查阅。3.长期保管保管期限为31年以上的档案，通常是反映盐边档案局重要工作活动、具有长期保存价值的文件资料。（四）定期检查1.检查周期每月进行一次库房巡查，每季度进行一次全面检查，每年进行一次档案质量抽检。2.检查内容检查档案的存放状况、保管环境、有无损坏或变质等情况，对发现的问题及时进行处理。（五）安全防护措施1.防火措施安装火灾自动报警系统和灭火设备，严禁在库房内吸烟和使用明火，制定火灾应急预案。2.防潮措施控制库房湿度，采取通风、除湿等措施，防止档案受潮发霉。3.防虫措施定期投放防虫药品，检查档案有无虫害迹象，及时采取防治措施。4.防盗措施安装防盗门窗、监控设备等，加强库房安全管理，严格限制无关人员进入。5.防光防尘措施采用防光窗帘、防尘罩等设备，减少光线和灰尘对档案的损害。五、档案利用制度（一）利用范围1.内部利用供盐边档案局工作人员查阅利用，以支持日常工作开展、研究决策等。2.外部利用根据法律法规和相关规定，为盐边地区的单位、个人提供档案查阅服务，满足其对档案信息的需求。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案查阅室查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅对于确需借出档案的情况，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求，确保档案安全归还。3.出具证明根据利用者的需求，为其出具档案证明，证明内容应客观准确，加盖档案局公章。（三）利用流程1.提出申请利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、所需档案内容等信息，提交至档案利用部门。2.审核批准档案利用部门对申请进行审核，根据利用者身份和利用目的，确定是否批准申请。对于涉及重要档案或特殊利用需求的申请，需报档案局领导审批。3.提供服务档案管理人员按照批准的申请，为利用者提供档案查阅、借阅或出具证明等服务。4.登记备案对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案内容等信息，以备查询和统计。（四）利用限制1.保密限制对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围和方式。2.损坏限制利用者在利用档案过程中应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案，如有违反，应依法追究责任。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督成立档案工作监督小组，定期对档案收集、整理、保管、利用等工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.外部监督接受上级档案管理部门的监督指导，积极配合相关部门的检查和审计工作，及时反馈存在的问题并认真整改。（二）考核办法1.制定考核指标根据档案工作的各项制度要求，制定详细的考核指标，包括档案收集的及时性和完整性、整理的准确性、保管的安全性、利用的规范性等。2.定期考核每年对档案工作人员进行一次考核，考核结果与绩效奖金、晋升等挂钩。3