广告业务档案制度表

PAGE广告业务档案制度表一、总则（一）目的为加强公司广告业务档案管理，确保广告业务档案的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和监督，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有广告业务项目从策划、执行到结案全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司广告业务档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案资料应如实反映广告业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则根据广告业务的特点和档案内容的性质，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查询利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保存，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善广告业务档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司广告业务档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，及时发现并解决档案管理中存在的问题。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅服务。5.负责档案的数字化处理工作，提高档案管理的信息化水平。（二）业务部门职责1.负责本部门广告业务项目档案资料的收集、整理和初步分类，并在项目结束后及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和完整保存。3.在档案管理过程中，严格遵守公司档案管理制度，配合档案管理部门做好档案的各项管理工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，具备良好的职业道德和责任心。2.按照档案管理制度的要求，认真做好档案的收集、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案质量。3.负责档案的日常保管和维护，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格执行档案查阅、借阅制度，为查阅、借阅人员提供必要的服务，做好登记和跟踪工作。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.广告策划阶段市场调研资料，包括行业报告、竞争对手分析、目标受众研究等。广告策划方案，如创意策略、媒体策略、预算规划等。客户需求文档，如项目委托书、需求沟通记录等。2.广告执行阶段广告设计素材，如图稿、文案、音频、视频等。广告投放记录，包括媒体投放计划、投放合同、投放监测报告等。与广告制作相关的文件，如制作合同、拍摄脚本、制作流程记录等。广告活动执行过程中的各类文件，如活动策划方案、现场照片、活动总结等。3.广告结案阶段广告效果评估报告，包括销售数据分析、品牌知名度提升情况、受众反馈等。项目总结报告，对整个广告业务项目的执行情况、成果、经验教训等进行总结。客户反馈意见及处理情况记录。（二）收集要求1.各业务部门应在广告业务项目开展过程中，及时收集相关档案资料，确保资料的真实性和完整性。2.档案资料应使用原件，如无法提供原件，需提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案保存要求。（三）整理方法1.分类根据广告业务的流程和档案内容的性质，将档案分为策划类、设计类、投放类、制作类、活动类、结案类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分，如策划类可分为市场调研、策划方案等二级类目。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，采用统一的编号规则。例如，编号格式为“AD[年份][项目序号][档案类别序号][档案流水号]”，其中“AD”为广告业务档案的标识，“[年份]”为项目开展年份，“[项目序号]”为该年份内项目的顺序编号，“[档案类别序号]”为档案所属类别的编号，“[档案流水号]”为该类别下档案的顺序编号。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和管理。4.装订对纸张较多的档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，页号编写准确。四、档案的保管（一）保管期限1.广告业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律凭证作用的档案，如公司与重要客户签订的长期广告合作协议、广告业务引发的重大法律纠纷相关档案等。长期保管的档案：保存期限为10年以上（含十年）的档案，如一般性广告业务项目的策划方案、效果评估报告等。短期保管的档案：保存期限为110年的档案，如广告设计初稿、临时性广告活动的相关资料等。2.档案保管期限的确定，应根据档案的重要性、历史价值、法律责任等因素综合考虑，并严格按照国家有关规定和公司档案管理制度执行。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全存放。档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。2.保持档案库房的清洁卫生，控制库房的温度、湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.对电子档案应设置严格的访问权限，防止未经授权的访问和修改。同时，定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅广告业务档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，为查阅人员提供必要的协助，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.查阅涉及公司机密或敏感信息的档案，应严格遵守公司的保密规定，查阅人员不得向无关人员透露档案内容。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅广告业务档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延期。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和保管状况，如发现问题应及时处理。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司广告业务档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅或借阅的目的、内容、范围等信息，并提交相关证明材料。2.公司应根据外部单位的申请，进行严格的审核，经公司领导批准后，方可同意查阅或借阅。查阅或借阅过程中，应安排专人陪同，并按照公司的保密规定进行管理。3.外部单位查阅或借阅档案后，应在规定的时间内归还档案，并不得擅自复制或传播档案内容。如需复制档案，应经公司同意，并按照规定的程序进行操作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对到期档案进行全面审查。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定保存价值的档案，可适当延长保管期限。2.审查档案的内容是否涉及公司机密、法律纠纷、历史记录等重要信息，对于涉及重要信息的档案，应严格按照相关规定进行处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司领导审批后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁