档案馆政府采购管理制度

PAGE档案馆政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强本档案馆政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本档案馆实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于本档案馆使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，确保采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争机会，保证采购结果的公正性。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务需求和工作实际，在每年规定时间内编制政府采购预算。预算编制应详细、准确，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应按照财政部门要求的格式和内容进行编制，并报馆领导审核批准。审核批准后的采购预算作为年度政府采购计划的依据。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行申报。申报部门应提交书面申请，说明调整原因、调整内容及调整金额等。2.采购预算调整申请经相关部门审核后，报馆领导审批。审批通过后，方可进行预算调整。三、采购计划管理（一）计划制定1.根据批准的采购预算，结合工作实际，由采购管理部门制定年度政府采购计划。政府采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应与财政部门的政府采购计划相衔接，确保采购活动的顺利进行。（二）计划执行1.采购管理部门应按照政府采购计划组织实施采购活动。在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划，应按照规定程序进行申报和审批。2.各部门应配合采购管理部门做好采购计划的执行工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等内容。3.采购人应当按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对供应商的报价、技术方案等进行综合评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，确定成交供应商。协商过程应当记录在案，并由双方签字确认。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写政府采购申请表。申请表应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、申请理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式等进行审核。审核通过后，报馆领导审批。2.在采购项目预算金额较大或情况较为复杂时，采购管理部门可组织相关部门进行联合评审，为领导审批提供参考依据。（三）采购实施1.根据批准的采购申请，采购管理部门按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应按照招标文件规定的程序和要求组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，采购管理部门应组织成立相应的采购小组，按照规定的程序进行采购活动。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定支付采购资金。（五）验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。六、采购文件管理（一）文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应符合法律法规和相关政策规定的要求，明确采购项目的技术要求、商务要求、评标标准等所有实质性要求和条件。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购管理部门负责人审核。审核内容包括文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。2.审核通过后的采购文件应加盖采购管理部门公章，并按照规定的程序进行发布或使用。（三）文件保存1.采购管理部门应妥善保存采购文件，包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件等。2.采购文件的保存期限应按照法律法规和相关政策规定执行。一般情况下，采购文件应保存十五年以上。七、采购监督管理（一）内部监督1.本档案馆应建立健全政府采购内部监督管理制度，加强对政府采购活动的全过程监督。2.审计部门应定期对政府采购项目进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。3.纪检监察部门应加强对政府采购活动的廉政监督，严肃查处采购活动中的违法违纪行为。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等相关部门的监督检查。2.采购人应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。八、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本档案馆政府采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉情况等。（二）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，从符合资格条件的供应商中选择供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素。2.采购管理部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、服务质量、合同履行情况等进行评价。评价结果作为供应商选择和续用的重要依据。（三）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商档案，记录供应商的基本情况、资格审查情况、参与采购项目情况、评价情况等。2.采购管理部门应加强对供应商的管理，定期与供应商沟通，了解供应商的经营情况和需求，及时解决采购过程中出现的问题。九、采购人员管理（一）人员配备1.本档案馆应配备专业的采购人员，负责政府采购活动的组织和实施。2.采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和相关政策规定。（二）人员培训1.采购管理部门应定期组织采购人员参加培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2