劳模协会档案管理制度

PAGE劳模协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强劳模协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在劳模协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于劳模协会及所属各部门在工作中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：劳模协会档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案应如实反映劳模协会的工作历程和活动情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理劳模协会在各项工作中形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及劳模个人隐私、协会机密等重要档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立劳模协会档案管理办公室，负责统筹管理协会的各类档案。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.组织开展档案业务培训和指导，提高协会工作人员的档案管理意识和技能。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并协助档案管理部门开展相关工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行初步整理和分类。3.协助档案管理部门开展档案清查、核对等工作，确保档案的准确性和完整性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与劳模协会工作相关的文件、指示、通知等。2.劳模协会制定的规章制度、工作计划、工作总结、报告、会议纪要等。3.劳模评选表彰活动中形成的文件、资料，包括劳模推荐材料、评审记录、表彰决定等。4.劳模事迹材料、宣传报道资料、荣誉证书等。5.劳模协会组织的各类活动记录，如座谈会、研讨会、培训活动等的文件、照片、影像资料等。6.与其他单位或组织的往来文件、合作协议、交流材料等。7.协会工作人员的人事档案、考核材料、培训记录等。8.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。9.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案，并在每年年底前将全年档案移交档案管理部门。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集并及时移交。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、劳模评选表彰类、劳模事迹宣传类、活动记录类、财务档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌和顺序，不得损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映劳模协会主要职能活动和历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案类别和编号顺序存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内。2.电子档案：建立电子档案数据库，采用磁盘、光盘等存储介质进行备份存储。电子档案应进行加密处理，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）库房管理1.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火报警器、灭火器、防盗门窗、防虫药品、除湿设备等，确保档案的安全。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.定期对档案库房进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案的利用（一）利用范围1.协会内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、相关部门及其他单位因工作需要查阅与劳模协会相关的档案。3.劳模本人或其家属因了解个人档案信息查阅相关档案。（二）利用手续1.协会内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容提供相应的档案，并做好查阅记录。2.上级机关、相关部门及其他单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、内容和期限，经档案管理部门负责人审核同意后，办理查阅手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。3.劳模本人或其家属查阅档案，需携带有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后，办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容提供相应的档案，并做好查阅记录。（三）利用限制1.涉及国家机密、劳模个人隐私等重要档案，未经批准不得查阅和利用。2.查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案内容。如需复印或摘抄档案，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.查阅档案后，应及时归还档案管理部门，不得转借他人。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定价值、确保档案安全的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.综合评估：结合档案的利用情况、历史背景等因素，对档案的价值进行综合评估。3.征求意见：征求相关业务部门和人员的意见，了解档案的现实利用价值和历史价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、协会领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。4.销毁过程中，应有两人以上在场监销，确保销毁工作的真实性和彻底性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立劳模协会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据录入，建立档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合劳模协会档案管理的信息系统，实现档案的分类管理、检索查询利用、统计分析、权限管理等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化管理设施。2.档案管理人员应具备一定的计算机操作技