特殊群体档案管理制度

PAGE特殊群体档案管理制度一、总则（一）目的为了加强对特殊群体档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在服务特殊群体、保障其权益、促进社会和谐发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及特殊群体档案管理的所有部门和人员。特殊群体包括但不限于残疾人、老年人、未成年人、贫困群体、少数民族群体等，涵盖与特殊群体相关的各类业务活动所形成的档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映特殊群体的实际情况，保证档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏，对涉及特殊群体隐私的信息严格保密。4.便捷利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，以便于为特殊群体提供优质、高效的服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善特殊群体档案管理制度，并组织实施。2.指导各部门做好特殊群体档案的收集、整理、归档工作，对归档文件的质量进行监督检查。3.负责特殊群体档案的集中保管，建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，建立特殊群体档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。5.负责档案的查阅、借阅、统计等日常管理工作，按照规定提供档案利用服务。6.定期对特殊群体档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）业务部门职责1.负责本部门涉及特殊群体业务活动中形成档案的收集、整理工作，确保档案资料齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门归档，并协助档案管理部门做好档案的核对工作。3.在开展涉及特殊群体的业务工作时，严格遵守档案管理规定，确保档案的形成、流转过程符合要求。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，在规定范围内合理利用档案资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握特殊群体档案管理的相关法律法规和行业标准，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的入库、上架、保管工作，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施处理。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理，确保档案按时归还。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和更新。6.参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁档案进行审核和登记。三、档案收集与整理（一）收集范围1.特殊群体个人基本信息档案，包括身份证、户口本、残疾证、医疗证明、教育记录、就业信息等相关资料。2.特殊群体权益保障相关档案，如救助申请材料、帮扶记录、维权事件处理文件等。3.特殊群体服务活动档案，包括活动策划方案、活动照片、视频、参与人员名单、活动效果评估等。4.特殊群体与公司/组织沟通交流的记录，如信件、电子邮件、会议纪要等。5.其他与特殊群体相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责特殊群体档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.在业务活动结束后，相关人员应及时将形成的档案资料进行整理，按照档案管理部门规定的格式和内容要求进行分类汇总。3.收集的档案资料应真实、有效，不得伪造、篡改，确保档案的原始性。（三）整理方法1.分类：根据特殊群体的类别以及档案内容的性质，对档案进行分类。如分为残疾人档案、老年人档案、未成年人档案等大类，每大类下再根据具体内容细分为若干小类，如残疾人档案可分为康复档案、就业档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码的方式，如年份+流水号等。3.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案资料。四、档案归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案，经部门负责人审核签字后，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行核对，核对无误后办理交接手续。3.档案管理部门按照档案分类方案，将接收的档案进行上架归档，确保档案存放有序。（二）保管期限1.根据特殊群体档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。2.对于涉及特殊群体权益保障的关键档案、具有长期参考价值的服务活动档案等，应确定为长期保管；对于一般性的业务往来记录、短期的服务活动档案等，可根据实际情况确定为短期或中期保管。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.定期对档案库房进行检查和维护，保持库房环境整洁、通风良好，温湿度控制在适宜范围内。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅特殊群体档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及特殊群体隐私或敏感信息的档案，查阅权限应严格控制，需经档案管理部门负责人及相关领导审批后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员持审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应档案。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。（三）借阅规定1.特殊群体档案原则上不对外借阅，确因工作需要必须借阅的，应经档案管理部门负责人及相关领导批准，并签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、勾划、污损，确保档案安全完整。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题及时追究借阅人员责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的特殊群体档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的结果，将档案目录及相关内容准确录入档案信息化管理系统，确保数据的完整性和准确性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已过保管期限或不再具有保存价值的档案数据。（三）信息安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失或泄露。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复安全隐患。3.对涉及特殊群体隐私的电子档案信息，严格按照保密规定进行管理，限制访问范围，防止信息被非法获取或利用。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责定期对特殊群体档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、时效性等因素，结合公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。2.对于已过保管期限、失去保存价值、重复或无利用价值的档案，经鉴定工作小组审核后，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定工作小组组长审核签字后，报公司/组织相关领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上记录销毁情况，销毁