辅助人员档案管理制度

PAGE辅助人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司辅助人员档案管理，确保档案资料的真实、完整、规范和安全，充分发挥档案在公司人力资源管理、绩效考核、培训发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体辅助人员，包括但不限于行政助理、后勤保障人员、技术支持人员等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映辅助人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集辅助人员各方面的资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护辅助人员档案信息，防止泄露。4.动态管理原则：根据辅助人员的工作变动、业绩变化等情况，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录辅助人员的基本身份信息。2.身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）：确保能够及时与辅助人员取得联系。3.婚姻状况、家庭住址：便于了解辅助人员的生活背景。（二）入职信息1.入职时间、入职部门、岗位：明确辅助人员的入职情况。2.劳动合同签订情况：记录劳动合同的签订时间、期限、主要条款等。（三）教育背景1.学历层次：从高中及以上学历依次填写。2.毕业院校、所学专业：详细记录辅助人员的教育经历。3.入学时间、毕业时间：准确标注学历教育的起止时间。（四）工作经历1.以往工作单位名称、岗位：按时间顺序填写辅助人员的工作履历。2.工作起止时间：清晰记录在各单位的工作时间段。3.工作职责、工作业绩：简要描述在以往工作中的主要职责和取得的业绩。（五）培训经历1.培训课程名称：记录参加过的各类培训课程。2.培训机构、培训时间：明确培训的组织方和培训时长。3.培训证书及编号：如有相关培训证书，应详细记录证书信息。（六）考核评价1.月度考核结果：记录每月的工作考核成绩及评价意见。2.年度考核结果：总结年度工作表现，给出考核等级和综合评价。（七）薪酬福利信息1.工资结构、薪资标准：明确辅助人员的工资构成和具体金额。2.奖金发放情况：记录各类奖金的发放金额和依据。3.社保、公积金缴纳情况：包括缴纳基数、缴纳比例等信息。（八）奖惩记录1.奖励情况：如获得公司内部奖励、行业奖项等，详细记录奖励名称、颁发时间和奖励原因。2.惩罚情况：对违反公司规定或工作失误等受到的惩罚进行记录，包括惩罚措施、执行时间和原因。（九）职业发展记录1.岗位晋升情况：记录晋升时间、晋升后的岗位。2.职业技能提升情况：如取得新的职业资格证书、技能等级提升等。（十）其他重要信息1.获得的荣誉称号：除工作奖励外的其他荣誉。2.参与的重要项目或工作任务：详细描述项目内容、个人在项目中的角色和贡献。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.辅助人员入职时，人力资源部门应发放《辅助人员档案信息登记表》，要求其如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等内容。2.新员工应在入职后[X]个工作日内将填写完整的档案信息登记表提交至人力资源部门。3.人力资源部门负责审核新员工提交的档案信息，如有不实或遗漏，应及时要求员工补充或更正。（二）档案资料收集1.人力资源部门定期收集辅助人员的各类档案资料，包括考核评价结果、培训证书、奖惩文件等。每月[具体日期]收集月度考核资料。每年[具体日期]收集年度考核资料、培训证书及其他相关资料。2.各部门应及时将涉及辅助人员的奖惩信息、工作业绩等资料报送至人力资源部门，确保档案内容的及时更新。3.辅助人员个人如有需要补充或更新档案资料的情况，应主动向人力资源部门提交相关材料。四、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.对每份档案资料进行编号，以便于查找和管理，并建立档案目录索引。（二）整理方法1.纸质档案：将各类资料分类装订，每类资料按照时间顺序排列，在首页附上目录清单。2.电子档案：建立电子文件夹，按照档案内容类别进行分类存储，每个文件夹下以辅助人员姓名命名子文件夹，子文件夹内按照档案资料的类别和时间顺序排列文件，并命名清晰。（三）归档流程1.人力资源部门档案管理人员对收集到的档案资料进行初步整理，核对资料完整性和准确性。2.将整理好的档案资料移交至档案管理室，由档案管理室统一进行归档存储。3.在归档过程中，对档案资料进行扫描备份，形成电子档案，确保纸质档案和电子档案内容一致。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门负责人有权查阅辅助人员的全部档案资料，用于人力资源管理决策、绩效考核、培训规划等工作。2.辅助人员所在部门负责人可查阅本部门辅助人员的档案资料，了解员工工作表现和职业发展情况，以便进行部门内部管理和工作安排。3.涉及员工晋升、调岗、奖惩等重要人事决策时，相关决策部门可查阅辅助人员的档案资料，但需经人力资源部门负责人批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《辅助人员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容和查阅时间。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批，审批通过后，由人力资源部门档案管理人员陪同查阅人到档案管理室进行查阅。3.查阅人只能在档案管理室内查阅档案资料，不得擅自将档案带出或进行复制、拍照等操作。如需复制部分档案内容，需另行申请并经批准。（三）借阅权限1.因特殊工作需要，如外单位合作项目涉及人员背景调查等，经公司分管领导批准，可借阅辅助人员的档案资料。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《辅助人员档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限和归还时间。2.将申请表提交至公司分管领导审批，审批通过后，到人力资源部门办理借阅登记手续。3.档案管理人员向借阅人提供档案资料，并要求借阅人签字确认。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借他人或泄露档案内容。4.借阅人在借阅期限届满后，应按时归还档案资料，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案保管与保密（一）保管要求1.档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全存储。2.定期对档案资料进行检查和维护，如发现档案有损坏、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.对涉及辅助人员个人隐私的信息，如身份证号码、家庭住址等，应严格保密，未经授权不得对外提供。3.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应监督查阅人和借阅人的行为，防止信息泄露。4.与档案管理工作无关的人员不得进入档案管理室。七、档案更新与异动（一）档案更新1.辅助人员的基本信息、工作经历、培训情况等发生变化时，应在[X]个工作日内填写《辅助人员档案信息变更申请表》，提交至人力资源部门审核。2.人力资源部门审核通过后，及时更新档案内容，并在档案目录索引中注明变更事项和变更时间。（二）岗位异动1.辅助人员岗位发生变动时，人力资源部门应及时更新其档案中的岗位信息、工作职责等内容。2.对于因岗位变动涉及薪酬调整、考核标准变化等情况，应相应调整档案中的薪酬福利信息和考核评价记录。（三）离职处理1.辅助人员离职时，人力资源部门应在办理离职手续的同时，对其档案进行整理和封存。2.将离职人员的档案单独存放，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，并定期进行检查，确保档案的安全保管。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保存期限，且已无留存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无备份的。3.经公司批准，需要销毁的其他档案资料。（二）销毁流程1.人力资源部门档案管理人员定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单。2.将销毁档案清单提交至公司分管领导审批，审批通过后，制定销毁方案。3.销毁方案应包括销毁时间、地点、方式等内容，并明确销毁过程中的监督人员。4.按照销毁方案进行档案销毁，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。