《会计电算化用友》-模块二

任务一会计电算化工作准备一、会计电算化工作的规划(一)会计电算化工作规划的原则会计电算化工作是一项复杂的系统工程,它不仅要满足财务部门的需要,还要涉及生产、销售、供应和人力等其他部门。因而应从企业管理的总体目标出发,制订科学的实施计划,保证会计电算化工作顺利、健康地发展。通过制订规划,可以明确企业会计电算化工作的发展方向,确定会计电算化工作的目标。一般而言,在制订会计电算化工作规划时,要符合以下原则:１.客观性原则下一页返回任务一会计电算化工作准备要根据企业的实际情况,制订切实可行的会计电算化工作设计方案,还要使其符合成本效益原则。２.整体规划原则因为会计电算化工作涉及的部门广,系统性强,所以在规划时要避免盲目性和片面性,防止系统实施等方面的失误。３.协调发展原则在制订规划时,要保证会计电算化工作与企业整体发展的协调一致,统一标准,统一安排。(二)会计电算化工作规划的主要内容上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备由于企业的规模、管理体制和环境条件等不同,会计电算化工作规划的内容不尽相同。从我国会计电算化的现状来看,其规划内容一般包括以下内容。１.确定会计电算化工作的总体目标根据企业发展总目标和企业信息化工作规划,确定会计电算化工作的总体目标。会计电算化作为企业信息化工作的一部分,必须服从于企业整体信息化工作的总目标。２.确定会计电算化工作的总体结构会计电算化工作的总体结构是指会计电算化工作包括哪些模块,以及这些模块之间的联系是什么等。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备在确定会计电算化工作目标后,必须分析现有手工工作的任务、处理和其他部门的关系、挖掘数据传递关系和内部的钩稽关系,从而确定会计电算化工作的总体结构。３.会计电算化工作的软硬件配置要求根据企业会计电算化工作的总体结构,在现有的基础上,对会计电算化工作所需要的计算机硬件配置、操作系统、会计软件以及数据库提出具体要求和规划。４.会计电算化工作的实施路径会计电算化工作是一项复杂的工作,需要根据总体目标分步实施,确定每一阶段的任务、时间和目标等。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备５.会计电算化工作的管理体制和组织机构会计电算化工作涉及财务、供应、生产、销售和人力等多个部门,需要明确管理体制,统一协调、处理工作中遇到的各种问题。６.专业人员的培训企业会计电算化工作需要不同类型和层次的专业人员。我们应根据会计电算化工作的要求,结合实际情况,制订专业人员的培训计划,以保证计划的顺利进行。７.资源预算上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备企业会计电算化工作建设需要投入一定的资金(包括系统硬件和软件等的支出)。应根据系统总体目标和实施步骤,对所需资金做出预算。二、会计电算化工作的硬件准备会计电算化工作的硬件是指计算机设备及外部设备,主要包括主机、显示器、外部设备、通信设备、网络设备、办公自动化设备和接口设备。在进行硬件设备准备时要合理地选择硬件的构成模式和具体的硬件设备。(一)合理选择硬件的构成模式上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备计算机硬件设备有单机结构、多用户结构、网络结构等多种构成模式,要选择合理的硬件配置,首先要做的就是合理选择硬件的构成模式。１.单机结构单机结构是指整个系统由一台计算机和相应的外部设备组成,所用的计算机为微型计算机,属于单用户任务工作方式。单机结构的优点是价格低、操作简单。缺点是同一个时段只能由一个用户使用,输入速度慢,处理速度慢。单机结构一般适用于会计电算化应用初期、经济和技术力量比较薄弱的小单位。２.多用户结构上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备多用户结构是指整个系统配置一台主机和多个终端,通过通信线路相连接,允许多个用户同时在不同的终端上分散输入数据,由主机集中处理,处理结果再返回到各个有相应操作权限的终端用户。多用户的优点是输入速度快。缺点是所有数据集中在主机上进行,主机如果出现故障则整个系统不能正常工作。多用户系统适用于会计业务量大、地理分布比较集中、资金雄厚且具有一定维护能力的单位。３.网络结构网络结构是将地理上分散的具有独立功能的多个计算机通过通信设备和线路连接起来,由功能完善的网络软件实现资源共享,组成一个功能更强的计算网络系统。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备在该系统中,软硬件和数据资源可以共享,允许多个用户独立进行数据输入和处理,速度更快,数据处理输出达到实时性。缺点是安全性不如多用户系统,容易被病毒感染。当下比较流行的网络结构模式是客户机/服务器(Ｃ/Ｓ)网络结构和浏览器Ｗｅｂ服务器(Ｂ/Ｓ)网络体系。(二)选择具体的硬件设备在确定计算机硬件构成模式后,硬件配置的下一步是选择具体的硬件设备。计算机是会计电算化硬件中的最关键部分,选购时主要考虑ＣＰＵ、硬盘和内存。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备在选择计算机时既要考虑能满足所选会计软件的要求,也要考虑到会计电算化系统升级的要求,以便满足后续系统升级的需要。在选择好适合的计算机后,还要选择相匹配的其他硬件,包括打印机、不间断电源、网络配置、电源设备等。三、会计电算化工作的软件准备会计电算化工作的软件包括系统软件和应用软件。(一)系统软件会计电算化工作的系统软件主要包括操作系统软件和数据库系统软件。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备当前,国内主要是以Ｗｉｎｄｏｗｓ系统为主的操作系统;数据库管理系统选择时,单机用户一般选用ｆｏｘｂａｓｅ、ＦｏｘＰｒｏ、Ａｃｃｅｓｓ等小型数据库,网络用户一般选用Ｏｒａｃｌｅ、ＳＱＬｓｅｒｖｅｒ等数据库系统。(二)应用软件在进行会计电算化工作时,应用软件主要指会计软件。对于会计软件的取得方式主要有自行开发、委托开发和购买商品化会计软件三种形式。一般情况下,小型企业会选择通用的会计软件。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备因为通用会计软件不能完全满足企业的特殊需求和企业的管理要求,大中型企业依据自身的实际需要,会在通用软件的基础上定点开发配套的模块,选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。(三)选购会计软件时应注意的问题１.选择通过财政部门评审通过的会计软件财政部2013年颁布的«企业会计信息化工作规范»中,对会计软件和应用提出了具体要求,并明确商品化会计软件应当经过评审。只有通过财政部门评审的会计软件,才具有合法性,才能在市场上流通。２.选择满足企业业务需要的会计软件上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备不同的商品化开发软件适用不同行业,例如行政事业单位的会计软件和企业的会计软件在功能上就有较大的差别,即使同行业的不同品牌的会计软件也存在差异。因此,企业应根据自身会计业务处理的要求,选择适合本企业的商品化会计软件。此外,企业在分阶段推进会计电算化工作时,应先考虑账务模块,再考虑报表、工资、固定资产等。３.选择运行稳定和易用的会计软件软件运行的稳定性是软件质量和技术水平的体现。如果软件在运行过程中经常死机或非法中断,势必会影响会计业务的处理效果和数据的安全性。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备软件的易学易用对后续会计人员的培训和软件的应用效果有直接影响,也是企业在选购软件时应该考虑的。４.选择可扩展的会计软件会计软件是否具有可扩展性,是否可以设置自定义功能,从而更好地适应企业的需求,也是企业在选择会计软件时需要考虑的。同时,有些企业在购买会计软件后,由于软件不能满足其特殊需求,所以需要对会计软件进行二次开发。如此说来,会计软件是否可进行二次开发也是企业在选购时的考虑因素之一。５.选择售后服务好的会计软件上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备会计软件厂家售后服务体系是否健全、服务水平是否够高以及服务态度如何也是影响软件能否顺利投入使用的重要因素。所以,选择售后服务好、服务质量高的会计软件厂家是正常开展会计电算化工作的保障。售后服务主要包括以下内容:(１)用户培训。在购买软件后,软件供应商在开展电算化工作之前应对购买方进行培训。(２)使用过程中的故障排除。对于会计软件在运行过程中出现的故障,一般由会计软件供应商解决。会计软件供应商应明确一般故障和重大故障解决的时效。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备(３)软件升级。一个有发展能力的软件公司会考虑客户未来的需求,针对现有版本的会计软件进行升级更新。四、人员准备企业进行会计电算化工作,人才是关键。设置合理的会计电算化工作岗位、对会计人员进行会计电算化基础知识和操作技能培训是企业实施会计电算化工作的基础。(一)会计电算化岗位实施会计电算化后,原有手工条件下工作岗位的工作方式和工作职责发生了变化,岗位的安排可以采取一人一岗、一人多岗、一岗多人的方式。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备电算化条件下的工作岗位并非是对传统岗位的推翻,而是由手工岗位向电算化岗位的转变。电算化岗位基本由传统手工岗位转变而来。各岗位的名称及职责为:(１)财务主管(电算主管):负责协调企业财务信息系统的总体运行工作。具体职责包括:负责会计电算化岗位的设定和分配,结合本单位的情况确定每个人员的职责;组织财务管理信息系统的实施工作,对工作的进度、数据安全负总责;负责组织财务管理信息系统的普及工作;研究本单位的需求,组织财务管理信息系统工作向深度、广度发展。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备(２)系统管理:负责企业财务信息系统的技术管理工作。职责包括:负责财务管理信息系统与本单位具体应用相结合,根据软件功能及集团公司标准编码,确定本单位的系统应用模式;负责系统软件、硬件、网络、数据库及财务软件的所有技术问题,保障系统的正常运行;掌握网络服务器及数据库的超级口令,负责服务器的软硬件资源分配,监控网络的运行;掌握系统管理员权限,按财务主管的书面要求,为其他人员分配使用权限;对财务数据的安全保密负责;管理财务数据,负责数据的备份、恢复;负责所有软硬件的管理和维护工作。系统管理岗人员应当具有很强的工作责任心,坚持原则,廉洁奉公。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备要具备计算机与会计知识,系统管理员应相对稳定,各单位要更换系统管理员必须报上级财务部门批准。(３)审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核。登记机内账簿,对打印输出的凭证、账簿、报表进行确认。(４)核算、管理等会计各岗:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表及其他辅助资料。利用基础数据辅助进行财务分析、管理工作。(５)出纳:负责企业运营中资金收付、资金结算、单据登记查询以及银行对账等工作。上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备需要说明的是,出纳人员不得兼任系统管理岗位和电算审查岗位。(６)电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,要求同时掌握会计和计算机知识,防止利用计算机进行舞弊。具体包括:定期审查机内数据与书面资料(凭证、账簿、报表等)的一致性;监督历史数据调整等功能的使用,确保修改结果在当期书面资料中反映出来;监督历史数据保存方式的安全性、合法性,防止对已存档数据的非法修改;防止其他影响会计数据真实性的问题发生。(二)会计人员培训上一页下一页返回任务一会计电算化工作准备(１)财政部门组织的培训。每年的会计继续教育内容中,都会涉及会计电算化或者会计信息化培训的内容。培训内容主要是:学习计算机的硬件和软件基础知识,掌握文字、报表处理的一般方法以及学会计核算软件的使用方法。针对国家会计信息化工作的推进情况,企业所在的财政部门也会组织专项培训。(２)软件公司组织的培训。企业在购买会计软件后,软件公司会对软件使用者进行培训,使操作人员独立使用软件。(３)单位自行组织的培训。企业在实施会计电算化的过程中,会通过举办培训活动来解决会计软件实施中存在的关键问题,解决实施过程中比较复杂的问题。上一页返回任务二会计电算化工作具体实施一、系统试运行企业实现会计电算化,不是完全抛开手工会计去应用会计电算化的“舍弃性会计”,而是要将手工会计和电算化会计进行衔接,这一过程称为会计电算化的初始化。会计电算化的初始化要求对手工会计数据进行规范化的整理和完善,以便更好地利用会计软件对企业会计业务进行处理。１.企业基本情况会计电算化需要企业的名称、企业的地址、联系方式等。２.企业核算类型下一页返回任务二会计电算化工作具体实施企业核算类型包括企业所属行业、存货分类、客户和供应商分类、有无外币核算的业务。３.编码方案在手工会计中基本不需要编码,而会计电算化利用软件进行会计信息处理时,通过对不同会计信息的运用,来进行处理和识别工作。在会计软件中,编码是辨别会计信息的唯一标识。编码方案是指对会计信息进行编码的规律规则,编码是根据编码方案的要求编写的具体号码。４.人员情况上一页下一页返回任务二会计电算化工作具体实施人员情况包括会计电算化工作操作人员的姓名、所属岗位、职责。５.会计科目根据企业的实际情况,遵照国家统一规定和会计电算化核算的特点,确定会计软件运行所需要的一级科目,并明确科目编码和名称,确定每一个会计科目的性质、类别和账页格式,确定哪些科目需要进行往来核算、部门核算、项目核算、现金流量核算、数量金额核算等辅助核算,确定哪些科目需要登记日记账、银行账,以便银行对账等。６.各类账目上一页下一页返回任务二会计电算化工作具体实施整理各类凭证和账簿,做到账账、账证、账实相符,确定各类账户的余额和发生额;清理往来账户,整理出未核销的往来业务,建立客户档案与供应商档案;清理银行账户,编制“银行存款余额调节表”,确定未达账项;整理单位员工的基本工资信息以及工资计算方法,为薪资系统核算工资奠定基础。７.会计核算方法由于同一种经济业务可能有两种以上的会计核算方法,所以需要对经济业务的核算方法做出规定,如存货计价方法、固定资产折旧方法、产品成本的核算方法等。上一页下一页返回任务二会计电算化工作具体实施并且由于在会计电算化中对某些经济业务的计算要求设置公式,例如自动转账、报表中的账簿取数等,这就要求根据会计电算化中公式格式的规范设置相应的计算公式,以保证后续业务的正常进行。二、会计电算化的运行１.建账根据企业的实际情况,建立企业的账套,保证所建账套中的企业信息、核算方法和核算要求的准确性。２.权限和密码根据操作人员的岗位职责,在账套中对操作员赋予相应的权限并设定密码,以保证操作员通过密码在自己的权限内工作。上一页下一页返回任务二会计电算化工作具体实施３.初始化会计电算化的初始化就是将准备好的会计资料录入会计软件的过程。初始化工作的好坏直接影响会计电算化业务是否能顺利开展。４.业务开展使用会计软件完成日常会计核算等工作,并检查和调整各种核算项目和结构,包括会计科目体系的科学性、完整性,已制定的各种方案、工作程序、各项管理制度和会计软件的完善程度。上一页返回任务三会计电算化工作的内部控制一、会计电算化工作内部控制的基本概念会计电算化的内部控制是指企业为了实现内部经营活动的正常运行,保证资产的完整性和有效性,而在实施会计电算化工作过程中制约和协调企业内部各种经济活动的行为。目的是实现企业的有序管理、提高财务管理工作的速度和质量,以保证企业经济利润的最大化。与手工会计条件下的内部控制相比,会计电算化的内部控制的重点、方式、内容与范围都不同,

如表２－１所示。二、会计电算化下的内部控制新变化下一页返回任务三会计电算化工作的内部控制随着经济社会的迅速发展,会计电算化在企业内部经营中的作用越来越大,企业经营决策对会计电算化下系统的依赖程度不断加深,因此,会计电算化系统提供信息的准确性直接决定着企业决策的有效性。也就是说,会计电算化内部控制功能的强弱将直接影响企业经营决策的效果。会计电算化内部控制比传统会计工作的内部控制更加复杂,具有更大的科技含量,与此相对应的便是更大的风险,数据的输入、处理等过程中都有可能出现不当操作,使得会计信息的准确性、可靠性受到一定程度的影响。另外,计算机网络具有极强的开放性特点,会计电算化系统内部的数据很容易受到不法分子的非法访问,其中储存的数据有可能会受到严重威胁。上一页下一页返回任务三会计电算化工作的内部控制这些随时可能出现的问题以及新的风险,特别是在会计信息不断增加的情况下,为会计电算化内部控制提供了极大的现实必要性。三、会计电算化工作内部控制措施(一)加强原始数据的输入控制数据输入控制的关键在于加强对凭证审核、自制、输入、传递、保管五个环节的全面控制。会计主管应着重审核原始凭证的合法性、合理性;稽核人员认真复核,填制正确的报销单,经过业务经办人的确认后签名或盖章,无签名或盖章的统一视为无效凭证,不得进行账务处理;凭证录入人员根据准确无误的报销单录入凭证;凭证审核人员对照原始凭证对录入凭证的科目运用和逻辑关系进行审核,以保证输入系统的会计资料准确、真实。上一页下一页返回任务三会计电算化工作的内部控制自制凭证必须经过会计主管的签章后方可生效,严禁录入人员将未经审批的凭证输入。凭证的传递要严格遵守签收手续,防止丢失数据或出现非法数据,保证输入的完整性。(二)提高会计人员素质水平１.选择和培养复合型财会人员实行电算化后应对会计人员进行系统的在职培训,会计人员在提高专业知识水平的同时,应努力学习会计电算化知识,提高会计电算化操作技能,同时学习相关的管理知识,保证内部控制的有效进行,推动企业电算化由核算型向管理型、智能型转变。上一页下一页返回任务三会计电算化工作的内部控制２.加强会计人员职业道德修养由于计算机的应用使会计犯罪更为隐蔽、危害更加严重,因此,应经常对会计人员进行职业道德教育,并对违反规定的人员进行处罚,保障会计电算化内部控制发挥其应有的作用。(三)加强会计基础管理工作１.加强会计人员职能控制一方面,应明确岗位职责分工。电算化会计信息系统会计电算化工作的基础管理工作从分析到设计、运行以及维护包含多个方面,通过明确各部门的职责和工作权限可以在一定程度上避免差错。上一页下一页返回任务三会计电算化工作的内部控制因此应完善岗位分工责任制,规范会计操作流程,确保会计信息资料的正确性。另一方面,明确工作权限的划分。工作权限的划分按不相容职务相分离的原则进行。计算机会计信息系统中会计电算化工作与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊的经济业务必须由几个人或几个部门承担。在计算机会计信息系统会计电算化的工作中,不相容的职务主要包括:系统开发职务与系统操作职务;数据保护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记账职务;系统操作职务与系统档案管理职务等。２.加强会计档案管理工作上一页下一页返回任务三会计电算化工作的内部控制电算化会计档案指存储在计算机及磁性存储介质中的会计数据和计算机打印输出的各种证账表书面会计数据文件以及系统开发运行中的各种文档资料电算化会计档案。一个合理和完善的电算化会计档