行政采购流程合规性检查清单

行政采购流程合规性检查清单工具模板一、适用范围与核心价值本工具适用于企业、事业单位、机关等组织的行政采购活动合规性自查与审计，涵盖日常办公用品采购、服务外包（如保洁、安保）、固定资产购置（如办公设备、车辆）等场景。核心价值在于通过标准化检查流程，保证采购行为符合《_________采购法》（如适用）、《_________招标投标法》及组织内部采购管理制度，防范流程漏洞、资金风险及合规争议，保障采购活动的公开、公平、公正与效益最大化。二、详细操作步骤指引步骤一：明确检查范围与依据确定检查对象：根据采购类型（如货物类、服务类、工程类）和金额大小，选取需检查的采购项目（如年度办公用品采购、大型设备采购等）。梳理合规依据：外部法规：如《采购法实施条例》《招标投标法》及地方性采购管理办法；内部制度：组织《采购管理办法》《预算管理细则》《供应商准入标准》等文件。组建检查小组：由采购部门、财务部门、法务部门（或合规岗）人员组成，明确分工（如资料收集组、合规审查组、问题复核组）。步骤二：收集采购全流程资料围绕采购“需求提出—预算审批—供应商选择—合同签订—履约验收—资金支付—档案归档”全生命周期，逐项收集以下资料：需求阶段：采购申请单（含需求描述、规格参数、数量）、部门负责人审批记录、需求论证会议纪要（如涉及大额或复杂采购）；预算阶段：年度预算批复文件、预算调整审批单（如超预算采购）；采购方式选择：采购方式审批表（如公开招标、竞争性谈判、单一来源采购的适用性说明）、招标文件/谈判文件/询价记录；供应商管理：供应商入库资质文件（营业执照、相关资质证书、信用记录）、供应商比价记录/中标通知书、谈判/询价过程纪要；合同管理：采购合同文本（需核对条款与招标文件、谈判结果一致性）、合同审批单（法务部门及分管领导签字）；履约与验收：验收方案、验收报告（需有使用部门、采购部门、供应商三方签字）、验收异议处理记录；资金支付：付款申请单、发票（核对品名、金额与合同一致）、银行转账凭证、费用报销审批单；档案管理：采购全过程资料整理归档目录（按项目编号分类）。步骤三：逐项执行合规性检查对照“合规检查记录表”（见下文），对收集的资料进行逐项核对，重点关注以下核心合规点：需求与预算合规性：需求是否真实、必要，是否存在超标准采购（如采购高端办公设备而非基础配置）；预算是否纳入年度预算，是否存在无预算、超预算采购（如确需调整，是否履行审批程序）。采购方式合规性：采购方式选择是否符合规定（如达到公开招标限额的项目是否采用公开招标，单一来源采购是否提供唯一性说明）；邀请招标、竞争性谈判等方式是否履行内部审批程序。供应商选择合规性：供应商资质是否符合要求（如特定行业需具备生产许可证、资质证书）；供应商选择过程是否公平（如招标是否发布公告、评标是否独立公正，是否存在倾向性条款）；大额采购是否进行三家以上比价，比价记录是否完整。合同管理合规性：合同条款是否完整（包括标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等）；合同签订是否经双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公章；合同变更是否履行书面审批程序（如增减数量、调整价格需双方确认并签订补充协议）。履约与验收合规性：验收是否按合同约定标准执行，验收人员是否具备相关资质；验收结果是否与合同一致，不合格项目是否要求供应商整改并复验。资金支付合规性：付款凭证是否齐全（合同、验收报告、发票等）；支付金额是否与合同、验收报告一致，是否存在预付款超比例（如无特殊约定，预付款一般不超过30%）；是否存在现金支付（大额采购需通过银行转账）。档案管理合规性：资料是否完整、分类清晰，保存期限是否符合规定（如至少保存5年）；电子档案是否备份，防止丢失或损坏。步骤四：汇总问题并制定整改计划记录问题：对检查中发觉的不合规项，详细记录问题描述（如“未进行三家比价”“验收报告无使用部门签字”）、涉及金额、风险等级（高/中/低）。分析原因：组织相关部门讨论问题根源（如制度缺失、流程执行不到位、人员操作失误）。制定整改措施：明确整改责任人（如采购经理、部门负责人）、整改时限（一般问题3-5个工作日，复杂问题不超过15个工作日）、整改目标（如“补充比价记录”“重新组织验收”）。出具检查报告：汇总检查情况、问题清单、整改计划，报分管领导审批，并抄送相关部门。步骤五：跟踪整改并闭环管理督促整改落实：检查小组定期跟踪整改进度，对未按时完成整改的部门发出《整改通知书》，要求说明原因并明确新的完成时间。复核整改结果：整改完成后，检查小组需对整改项进行复核，确认问题是否彻底解决（如补充的比价记录是否符合要求，重新验收的报告是否规范）。更新流程与制度：针对反复出现的问题，推动采购部门优化流程（如增加“比价记录必查项”）、完善制度（如修订《供应商管理办法》），形成长效机制。三、合规检查记录表检查项目检查内容检查标准检查结果（合格/不合格）问题描述整改责任人整改期限整改状态（未整改/整改中/已整改）需求与预算需求描述是否清晰、必要包含品名、规格、数量、用途，无超标准需求*某2024-XX-XX预算是否纳入年度预算，是否履行审批程序有预算批复文件，超预算采购需提供调整审批单*某2024-XX-XX采购方式采购方式是否符合项目金额及类型要求达到公开招标限额（如100万元）的必须公开招标*某2024-XX-XX采购方式是否履行内部审批招标文件、谈判文件需经采购部门负责人及分管领导审批*某2024-XX-XX供应商选择供应商资质是否在有效期内且符合要求营业执照、相关资质证书齐全，无失信记录*某2024-XX-XX大额采购是否进行三家以上比价比价记录包含供应商报价、联系方式，且报价差异合理（如不超过10%）*某2024-XX-XX合同管理合同条款是否与采购文件一致标的、数量、价格、质量标准等关键条款无冲突*某2024-XX-XX合同是否经双方法定代表人签字并加盖公章签字页完整，公章清晰*某2024-XX-XX履约与验收验收是否由使用部门、采购部门、供应商三方参与验收报告有三方签字，日期清晰*某2024-XX-XX验收标准是否符合合同约定质量参数、服务要求与合同条款一致*某2024-XX-XX资金支付付款凭证是否齐全（合同、验收单、发票）发票抬头、税号与组织名称一致，金额与合同一致*某2024-XX-XX支付方式是否符合规定大额采购通过银行转账，无现金支付*某2024-XX-XX档案管理采购资料是否分类归档，保存期限符合要求资料按项目编号整理，电子档案备份*某2024-XX-XX四、关键注意事项与风险提示检查时效性：建议每季度或每半年开展一次常规检查，重大项目（如金额超50万元或涉及民生服务）需在完成后1个月内专项检查，避免资料丢失或记忆模糊。沟通协作：检查过程中需与采购部门、使用部门保持充分沟通，明确问题原因，避免因信息不对称导致误判（如“未比价”可能是因紧急采购，需确认是否履行应急审批程序）。动态更新标准：关注法律法规及内部制度修订（如《采购法》更新、组织预算