珠宝公司档案管理服务办法

珠宝公司档案管理服务办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《商业秘密保护规定》（国家市场监督管理总局令第23号）、《珠宝玉石质量检验标准》（GB16552）、《联合国打击跨国有组织犯罪公约》等国际公约及国内法律法规制定，同时参照《公司法》《证券法》等企业治理相关法规，并结合公司国际化经营战略及数字化转型要求。

1.1.2制定目的

针对珠宝行业档案管理中存在的分散存储、风险隐患、查询效率低等痛点，本办法旨在通过规范全生命周期管理、强化风险防控、优化数字化赋能，实现档案资源价值最大化，确保业务合规运营与资产安全，支撑全球化战略实施。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本办法覆盖公司所有档案，包括但不限于：

（1）经营类档案：合同、订单、客户信息、供应链记录等；

（2）产品类档案：设计图纸、工艺参数、质量检测报告、原石溯源记录等；

（3）财务类档案：凭证、报表、审计文件、税务资料等；

（4）法律类档案：诉讼记录、合规认证、知识产权文件等；

（5）人事类档案：员工履历、培训记录、绩效评估等。

1.2.2适用对象

本办法适用于公司全体正式员工、外包服务单位（如仓储、物流、鉴定机构）及境外分支机构，合作单位按协议约定执行。境外分支机构需符合当地数据保护法规，档案管理须同步纳入集团统一监管。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理须符合《档案法》《数据安全法》等法律法规及行业强制性标准，境外业务需适配欧盟GDPR、新加坡PSD2等国际规则。

1.3.2权责对等原则

档案的产生、收集、整理、归档、利用等环节责任主体明确，权限与职责匹配，禁止越权操作。

1.3.3风险导向原则

重点关注高价值档案（如原石溯源、设计图纸、客户密级信息）及跨境流转档案的风险防控，实施分级管理。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务变化、技术升级及审计结果，修订档案管理标准。

1.4制度地位与衔接

本办法为集团基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》《国际业务合规指引》等制度形成协同，冲突时以本办法为准，但需与法律合规部会签确认。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会-管理层-执行层-监督层”四级架构，董事会负责战略审批，管理层统筹资源，执行层具体实施，监督层独立核查。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

审批年度档案管理预算、重大档案处置方案及境外数据合规策略。

2.2.2总经理办公会

审议档案管理制度修订、重大风险处置及数字化转型规划。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部（主责部门）

统筹全公司档案标准化、数字化及安全监管，负责档案系统运维及合规培训。

2.3.2业务部门（协同责任）

（1）设计部：负责产品档案全生命周期管理，确保工艺参数可追溯；

（2）供应链部：负责原石溯源档案闭环管理，配合海关监管要求；

（3）法务部：负责知识产权及诉讼档案归档，协助跨境证据保全；

（4）财务部：负责凭证级档案扫描及税务合规留存。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

嵌入档案管理全流程关键控制点，至少每季度抽查一次档案完整性。

2.4.2审计部

每年开展专项审计，核查高价值档案安全措施落实情况。

2.4.3合规部

监督境外分支档案跨境传输合规性，参与国际公约相关审查。

2.5协调与联动机制

建立“月度档案协调会”，由档案管理部牵头，各业务部门派员参加。境外业务需增设属地合规对接人，通过视频会议同步协调。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）档案完整率≥99%；

（2）数字化档案覆盖率≥80%；

（3）跨境档案合规差错率≤0.5%。

3.1.2核心KPI

（1）合同归档时效≤3个工作日；

（2）设计档案查询响应≤1个工作日；

（3）境外数据传输审计通过率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1分类标准

（1）经营档案：按客户等级分级存储，核心客户档案设置双份异地备份；

（2）产品档案：原石需附国际证书扫描件，工艺图纸需标注保密等级；

（3）财务档案：凭证类档案按金额风险分为三级：

-高风险（金额≥1千万）：永久保管+电子加密；

-中风险（100万-1000万）：15年+异地备份；

-低风险（<100万）：5年+集中存储。

3.2.2风险防控措施

（1）高风险档案需双人授权调阅，使用电子签章记录操作人；

（2）境外分支机构档案需经两地法律顾问双重审核；

（3）数字化档案采用区块链技术防篡改，每条记录不可篡改。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从产生到销毁全程跟踪；

（2）风险矩阵法：根据金额、保密性、跨境属性确定管控层级；

（3）PDCA循环：每季度复盘，动态调整标准。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：集成合同、采购、财务档案管理模块；

（2）OA协同平台：实现电子档案流转审批；

（3）区块链存证平台：用于原石溯源及设计变更记录。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程按“产生-收集-整理-归档-利用-销毁”六步闭环设计：

（1）产生环节：业务部门按模板制档，需经直属上级审核；

（2）收集环节：档案管理部每月抽查部门归档完整性；

（3）整理环节：按“分类-编号-编目”三步实施，编号规则为“业务类型代码+年份+流水号”；

（4）归档环节：纸质档案存档于恒温恒湿库，电子档案上传至安全区；

（5）利用环节：需经档案管理部授权，境外利用需加属地审批；

（6）销毁环节：定期评估档案价值，经审计部复核后报备销毁。

4.2子流程说明

4.2.1跨境档案流转子流程

（1）申请环节：境外机构需填写《跨境档案传输申请表》，附目的国合规证明；

（2）审批环节：合规部+档案管理部双签；

（3）传输环节：通过加密通道传输，留存IP及操作日志；

（4）接收环节：境外机构需反馈传输成功回执。

4.2.2紧急档案调阅子流程

（1）发起环节：业务部门填写《紧急调阅申请》，注明事由；

（2）审批环节：部门负责人+分管副总双签；

（3）执行环节：档案管理部4小时内提供，调阅后24小时内反馈使用情况。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点

（1）原石溯源档案：需经供应链部+法务部双重核对；

（2）设计档案变更：需附修改说明，经IP部门备案；

（3）跨境传输档案：需附目的国法律顾问意见。

4.3.2校验措施

（1）电子档案采用OCR技术自动校验格式；

（2）纸质档案通过“抽检-核对”双验证；

（3）境外档案通过区块链哈希值比对。

4.4流程优化机制

每年6月由档案管理部牵头，联合内控部对全流程开展“访谈-观察-评估”，重大调整需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案查阅权限

（1）常规权限：直接主管可查阅下属年度档案；

（2）业务权限：供应链部可查阅原石档案，需加设计部确认；

（3）跨境权限：境外法务部仅可查阅诉讼类档案，需经香港办公室转交。

5.1.2档案处置权限

（1）销毁权限：档案管理部负责申请，审计部复核；

（2）复制权限：需经档案管理部授权，但不得用于商业目的。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）一般档案：部门负责人审批；

（2）核心档案（如设计、合同）：分管副总审批；

（3）跨境档案：总经理审批。

5.2.2时限要求

（1）常规审批≤2个工作日；

（2）跨境审批需加属地法律部门会签，总时限≤5个工作日。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）授权人需为部门主管级以上；

（2）授权范围不得超出岗位权限。

5.3.2代理规范

（1）代理最长15个工作日；

（2）代理需经档案管理部备案，代理期间授权人保留监督权。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景

（1）紧急调阅；

（2）权限超限申请；

（3）合规要求临时调档。

5.4.2处置要求

（1）加急审批需附《风险评估报告》，由分管副总+总经理双签；

（2）异常审批全程留痕，每月汇总审计部。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）纸质档案需双面打印，使用防酸档案袋；

（2）电子档案命名规则为“年份-项目-文档类型”；

（3）重要档案需加密存储，设置访问密码。

6.1.2痕迹留存

（1）电子操作需记录IP、时间、操作内容；

（2）纸质调阅需在《调阅登记簿》签字。

6.2监督机制设计

6.2.1监督范围

（1）日常监督：档案管理部每月抽查；

（2）专项监督：内控部每季度核查制度执行；

（3）突击检查：审计部每年不少于3次。

6.2.2核查标准

（1）档案完整率，使用“编号抽检法”；

（2）数字化覆盖率，通过系统统计；

（3）跨境合规性，核对传输记录。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月1-3日；

（2）专项审计：每年4季度，重点审计原石档案。

6.3.2审计要求

（1）审计报告需含问题清单、整改期限、责任部门；

（2）重大问题需提交董事会审议。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

（1）当期档案增减量；

（2）风险事件统计；

（3）系统优化建议。

6.4.2报告周期

（1）月度报告：次月5日前提交；

（2）年度报告：次年1月15日前提交。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核维度

（1）档案完整性：占比40%；

（2）数字化效率：占比30%；

（3）合规执行：占比30%。

7.1.2评分标准

（1）档案遗失扣20分/次；

（2）系统超时提交扣5分/次；

（3）跨境差错扣10分/次。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：档案管理部自评；

（2）季度考核：人力资源部汇总。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：系统自动生成；

（2）现场核查：抽取部门档案库。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改；

（3）紧急问题：立即整改并书面说明。

7.3.2责任追究

（1）整改未完成：部门负责人降级；

（2）造成损失：按损失金额10%-30%处罚。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）审计发现；

（2）业务部门反馈；

（3）系统日志分析。

7.4.2审批流程

（1）档案管理部提交改进方案；

（2）内控部评估风险；

（3）总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）档案管理标杆部门；

（2）系统优化突出贡献者；

（3）跨境合规优秀案例。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金5000-50000元；

（3）晋升奖励：优先晋升。

8.1.3程序规范

（1）申报：部门提交《奖励申请表》；

（2）审核：档案管理部+内控部双签；

（3）审批：总经理办公会决定；

（4）公示：人力资源部网站公告3日。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

（1）一般违规：档案遗失但未造成损失；

（2）较重违规：导致数据泄露但未外传；

（3）严重违规：跨境传输违规被处罚。

8.2.2界定情形

（1）电子档案删除未备案；

（2）境外档案未加法律顾问审核；

（3）系统密码泄露。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：书面警告；

（2）较重违规：罚款1000-5000元；

（3）严重违规：降级或解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查：合规部+档案管理部联合调查；

（2）告知：书面告知当事人，保留申辩权；

（3）审批：人力资源部提交总经理审批。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚决定后3日内；

（2）提供新证据推翻调查结论。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部审查申诉材料；

（2）审议：总经理办公会重新评估；

（3）结果：5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案分类

（1）数据丢失预案：立即切换备用系统，恢复备份数据；

（2）跨境监管预案：启动“境内-香港-目标国”三级协调机制；

（3）自然灾害预案：异地档案库启用，优先保障原石档案。

9.1.2责任分工

（1）数据丢失：IT部负责技术恢复，档案管理部评估损失；

（2）监管危机：法务部协调法律资源，合规部对接监管机构；

（3）自然灾害：总部启动应急小组，境外分支同步配合。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）政府监管调档；

（2）破产清算审计；

（3）境外法院强制调证。

9.2.2处理要求

（1）例外申请需附法律顾问意见；

（2）处理过程全程录音录像；

（3）事后需评估制度漏洞。

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关

（1）责任主体：公关部牵头，法务部支持；

（2）沟通口径：由合规部统一提供；

（3）发布流程：董事会审批后通过官方渠道发布。

9.3.2善后措施

（1）境外业务需适配当地公关习惯，如新加坡需用英文版本；

（2）重大危机后修订