化工公司生产耗材管理细则

化工公司生产耗材管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）、《欧盟化学品注册、评估、授权和限制法规》（REACH）等国家法律法规、行业标准及国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，针对化工公司生产耗材管理中存在的采购不规范、库存积压、使用失控、废弃物处置不合规等痛点，旨在规范生产耗材全生命周期管理，降低安全环保风险，提升运营效率，保障生产经营活动合规有序。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有分子公司、事业部的生产耗材管理活动，覆盖采购部、生产部、仓储部、安全环保部、财务部等部门及全体员工，包括正式员工、外包单位及合作单位相关人员。例外场景包括紧急抢修、实验室一次性耗材等特殊情况，需经生产部主管级以上人员审批，并报安全环保部备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及属地法律法规，确保全流程合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位权责，避免职责交叉或空白。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程节点，减少不必要审批，提升响应速度。

1.3.5持续改进原则：定期复盘评估，动态优化制度流程。

1.3.6绿色低碳原则：优先选用环保可再生耗材，推行循环利用。

1.4制度地位与衔接

本细则为基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《安全生产责任制》等制度形成管理闭环。如存在冲突，以本细则为准，具体条款冲突由内控部牵头协调，报总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司成立生产耗材管理委员会（以下简称“管委会”），由总经理担任主任，分管生产、安全、财务的副总经理担任副主任，成员包括各部门负责人。管委会负责制定重大采购策略、审批年度预算、协调跨部门争议。生产部作为执行主体，负责日常管理；安全环保部负责风险监督；财务部负责资金审核；仓储部负责实物管控。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度耗材预算、重大采购项目（金额≥500万元）及供应商战略合作协议。

2.2.2董事会：审批年度耗材采购策略、高风险耗材使用标准及应急预案。

2.2.3总经理办公会：决策年度预算分配、重大采购授权及供应商准入标准。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：负责供应商管理、招标采购、合同签订，主责为价格合规（低风险）、供应商资质审核（中风险）。

2.3.2生产部：负责需求提报、领用审批、使用过程监督，主责为领用准确性（中风险）、特殊耗材使用合规（高风险）。

2.3.3仓储部：负责入库验收、存储管理、出库发放，主责为库存安全（中风险）、特殊品隔离存放（高风险）。

2.3.4安全环保部：负责危险性评估、废弃物处置监督，主责为使用环节风险管控（高风险）、合规处置（高风险）。

2.3.5财务部：负责预算控制、付款审核，主责为资金合规（中风险）、账实核对（低风险）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入采购审批、库存盘点、废弃物处置三个关键内控环节，每年至少开展一次专项测试，核查标准包括审批流程完整性、台账规范性、现场符合性。

2.4.2审计部：每年至少开展一次专项审计，重点核查采购合规性、库存准确性、处置合规性，审计结果提交管委会。

2.4.3合规部：定期组织法律法规培训，监督特殊耗材管理符合REACH、GHS等国际标准。

2.5协调与联动机制

建立月度跨部门协调会，由生产部牵头，解决领用短缺、库存积压等问题。涉外业务增设属地合规协调岗，由亚太区总部牵头，对接当地环保、安全监管机构。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：耗材成本占比≤3%（年均考核指标）、库存周转率≥8次/年、废弃物回收率≥75%。

3.1.2核心KPI：

-合规采购率≥98%（财务部统计）

-库存损耗率≤1%（仓储部统计）

-危险品使用事故率≤0.1起/年（安全环保部统计）

3.2专业标准与规范

3.2.1采购标准：

-一般耗材采用集中招标，金额≥50万元需通过ERP系统进行比价，主责为价格合理性（中风险）。

-危险化学品采购需提供MSDS、授权书，安全环保部审核通过后方可采购（高风险）。

3.2.2库存标准：

-采用ABC分类管理，A类耗材（如易制爆、剧毒品）需专库存放，双人双锁管理（高风险）。

-B类耗材需标注效期，近效期预警（中风险）。

3.2.3使用标准：

-特殊化学品使用需经安全培训，操作前进行风险评估，主责为人员资质符合性（中风险）、操作规范（高风险）。

-实验室耗材需专用回收桶，禁止混入生活垃圾（高风险）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-采用全生命周期管理，从需求提报到废弃物处置全流程追溯。

-实施PDCA循环，每季度复盘优化。

3.3.2管理工具：

-ERP系统实现采购、库存、领用、报废全流程线上管理。

-LIMS系统管理实验室耗材，自动生成使用台账。

-风险矩阵工具对采购、存储、使用各环节进行风险分级。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1需求提报：生产部每月5日前提报需求清单至采购部，需附使用场景、数量、规格及替代方案（如适用）。

4.1.2采购执行：采购部审核后通过ERP系统发起招标，供应商需提供ISO认证、环保批文等资质材料（中风险）。

4.1.3入库验收：仓储部核对数量、规格、效期，对危险化学品进行抽样检测（高风险）。

4.1.4存储管理：按ABC分类分区存放，A类需温湿度监控，定期巡检（中风险）。

4.1.5领用发放：生产部领用需经主管级审批，仓储部双人核对实物，ERP系统留痕（中风险）。

4.1.6报废处置：使用部门填写报废申请，安全环保部评估风险后选择合规途径（高风险）。

4.2子流程说明

4.2.1紧急采购流程：生产部提交应急申请，采购部3小时内协调供应商，金额≤10万元可绕过招标（高风险）。

4.2.2库存调拨流程：跨事业部调拨需经管委会审批，ERP系统自动同步库存（中风险）。

4.3流程关键控制点

4.3.1采购控制：供应商准入需通过第三方征信（中风险）。

4.3.2存储控制：A类耗材需双重复核入库（高风险）。

4.3.3领用控制：特殊化学品领用需主管级以上审批（高风险）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前开展全流程复盘，重点关注ERP系统数据同步、跨部门协同效率，由内控部组织，管委会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限：

-金额≤5万元：采购部主管审批（常规权限）。

-金额5-50万元：分管生产副总审批（特殊权限）。

-金额≥50万元：总经理审批（重大权限）。

5.1.2领用权限：

-金额≤2万元：生产部经理审批（常规权限）。

-金额2-10万元：分管生产副总审批（特殊权限）。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按金额/风险等级对应审批层级，禁止越权审批。

5.2.2审批时限：常规审批≤3个工作日，特殊审批≤5个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤1年，临时代理需经分管副总审批，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急采购需附风险评估报告，经管委会审批后执行；权限外审批需报总经理特别批准，并在次月管委会会议说明原因。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范：领用申请需附使用说明、用量计算表；报废申请需附检测报告。

6.1.2痕迹留存：ERP系统操作日志、审批单据需保存3年，纸质单据归档至档案室。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：安全环保部每月抽查10%领用记录，仓储部每周盘点5%库存。

6.2.2专项监督：管委会每季度联合内控部开展一次全流程测试，核查点包括：

-采购合同是否附MSDS（高风险）

-库存是否分区隔离（中风险）

-废弃物是否交有资质单位（高风险）

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：

-日常检查：每月至少1次（仓储部）。

-专项检查：每季度至少1次（管委会牵头）。

6.3.2审计要求：审计部每年至少1次，核查供应商审计报告、库存盘点记录、废弃物处置合同。

6.4执行情况报告

每月10日前提交执行报告，内容包含：

-采购合规金额占比

-库存周转率变动

-违规问题及整改措施

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

-采购部：合规采购率（50%）、成本降低率（20%）、供应商满意度（30%）

-生产部：领用准确率（60%）、特殊品使用合格率（40%）

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核、季度复盘、年度总评。

7.2.2评估方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（仓储部）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：

-一般问题：7个工作日内整改，主管级以上复核。

-重大问题：30个工作日内整改，分管副总督办，管委会复核。

7.3.2责任追究：整改不力者按《绩效考核办法》处理，重大问题追究管理责任。

7.4持续改进流程

管委会每月审议改进建议，纳入下季度工作计划，由生产部牵头落实。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-提出合理化建议并产生效益者（物质奖励）

-连续3季度考核优秀者（晋升优先）

8.1.2奖励程序：部门提名→管委会审批→财务部发放，公示期不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：领用未及时登记（罚款100-500元）。

8.2.2较重违规：擅自处置危险化学品（罚款500-2000元）。

8.2.3严重违规：导致环境污染事故（解除劳动合同）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：按违规金额的5%-20%罚款，累计3次以上解除合同。

8.3.2处罚程序：调查取证→告知→审批→执行，当事人有权陈述申辩。

8.4申诉与复议

员工收到处罚通知后3个工作日内可向人力资源部申诉，由管委会组织复议，复议结果5个工作日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案内容：

-危险品泄漏：启动《危险化学品应急预案》，安全环保部牵头，24小时内上报属地监管机构。

-供应商断供：启动《应急采购预案》，亚太区总部协调备用供应商。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：自然灾害、设备故障等不可抗力导致的需求波动。

9.2.2处理要求：需附实际情况说明及风险评估报告，管委会审批后执行。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：亚太区总部公关部负责属地沟通。

9.3.2善后措施：赔偿标准参照属地法规，由财务部统筹。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司管委会负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》文号：内控字〔2023〕01号第3.5条

-《财务报销管理办法》文号：财管字〔2023〕02号第4.8条

-《安全生产责任制》文号：安生字〔2023〕03号第2.12条

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，通过后发布，废止前30日发布废止公告。