模具厂档案管理工作制度

模具厂档案管理工作制度模具厂档案管理工作制度

第一章总则

档案是模具厂生产、技术、管理活动的重要记录，是维护企业权益、持续改进的基础依据。为规范档案管理，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，特制定本制度。本制度依据GB/T19001-2016《质量管理体系要求》、ISO9001《质量管理体系基础和原则》及行业最佳实践制定，旨在通过科学管理，提升档案利用率，支持企业数字化转型。

档案管理遵循全员参与、分类管理、动态更新、风险防控的原则，结合PDCA循环持续优化。全厂档案分为生产技术类、质量检验类、设备维护类、行政人事类四大类，实行分级管理，确保各环节可追溯。

第二章档案管理机构与职责

档案管理由质量部牵头，技术部、生产部、设备部协同执行，建立三级责任体系。

1.质量部为档案管理归口部门，负责制定档案管理制度、组织培训、监督执行，并设立档案管理员岗位，全面负责档案的收集、整理、鉴定、保管和利用。档案管理员需具备专业知识和保密意识，每[年]接受[次]档案管理培训。

2.技术部负责模具设计图纸、工艺文件、试模记录等生产技术档案的管理，确保SOP与设计文件同步更新，变更时需经[人]审核。

3.生产部负责生产计划、设备台账、OEE统计等档案的收集，每月底汇总当月生产档案，存档不少于[年]。

4.设备部负责设备维护记录、故障分析报告等档案的管理，FMEA失效数据需纳入设备档案，定期评估维护效果。

第三章档案分类与归档标准

档案按内容分为四大类，并细化分级：

1.生产技术类：包括模具图纸（含三维模型）、工艺路线、SOP、BOM清单、试模报告等。关键图纸需标注版本号，重大变更需附新旧对比说明。

2.质量检验类：包括来料检验报告、过程检验记录、成品检测数据、批次不合格品处理单等。检验数据需与MES系统对接，实现数据驱动分析。

3.设备维护类：包括设备采购合同、维修记录、润滑保养计划、设备故障分析报告（含FMEA风险评估）。关键设备（如高精度机床）的维护档案需纳入设备管理模块。

4.行政人事类：包括员工培训记录、资质证书、安全生产培训合格证等，用于合规性审查。

归档时需遵循“输入-过程-输出”模型：

-输入：各部门按月提交档案清单，档案管理员核对完整性；

-过程：采用电子化扫描与纸质存档相结合方式，重要档案（如模具关键尺寸记录）需双备份；

-输出：生成档案索引，录入管理系统，并标注密级（如“机密”“内部”）和查阅权限。

第四章档案管理流程

档案管理全流程需记录日志，确保可追溯性。

1.收集与整理：各部门每月[5]日前提交档案清单，档案管理员按类别分拣，检查数据准确性（如检验报告中的尺寸偏差是否超SOP）。

2.鉴定与保管：每年开展档案价值鉴定，淘汰无保存价值的档案（如过时模具图纸），存档期限根据法规和内控规定设定（如设备档案不少于[年]）。保管环境需满足温湿度要求（温度[18-26]℃、湿度[45-60]%），定期检查档案状况。

3.查阅与借阅：外部人员查阅需经[级]领导审批，内部查阅需登记时间、用途，重要档案（如模具失效分析报告）仅限授权人员访问。电子档案需设置IP白名单。

4.数字化管理：逐步实现档案电子化，采用OCR技术识别图纸关键参数，建立关联数据库，支持按模具编号、设备型号、日期等维度快速检索。

第五章PDCA循环优化机制

档案管理通过PDCA循环持续改进：

1.计划（Plan）：每年[季]度评估档案使用率，识别低效环节（如某类工艺文件查阅频次低）。

2.执行（Do）：针对问题优化流程，例如引入移动端扫码查阅功能，缩短SOP获取时间至[小时]内。

3.检查（Check）：每月抽查[份]档案完整性，核对电子化率是否达[80]%；评估档案管理对质量问题的支撑效果（如因记录缺失导致的返工次数）。

4.改进（Act）：对检查发现的问题制定整改计划，如完善模具试模记录模板，减少数据缺失。

第六章风险管理

档案管理需覆盖技术、操作、管理、环境四类风险：

1.技术风险：电子档案系统故障（如数据丢失），对策为双重存储和定期备份（每月[次]）。

2.操作风险：员工误删档案（如操作失误），对策为权限分级和操作日志记录。

3.管理风险：档案鉴定不及时导致冗余存档，对策为建立年度鉴定清单，责任到人。

4.环境风险：火灾或水浸导致档案损毁，对策为档案库房配备消防系统和防水设备，定期演练。

第七章特色章节：模具关键数据管控

模具档案管理需重点监控以下管控要点：

1.模具失效数据闭环管理：试模失败记录需关联材料批次、加工参数、检验数据，定期进行失效模式与影响分析（FMEA），更新预防措施。

2.尺寸公差追溯：所有模具关键尺寸变动需记录在案，与首件检验报告关联，支持逆向追溯。

3.BOM动态管理：当原材料变更时，需同步更新模具档案中的BOM清单，避免生产错配。

第八章附则

1.本制度适用于全厂所有档案管理活动，解释权归质量部。

2.各部门需按本制度修订相关操作规程，并在[月]底完成更新。

3.制度自发布之日起生效，每年[次]评审修订。

关键绩效指标（KPI）

1.档案完整率（应归档项/实际归档项×100%）

2.电子档案覆盖率（电子档案/总档案数×1