某轮胎厂打印机管理细则

某轮胎厂打印机管理细则某轮胎厂打印机管理细则

一、总则

1.制定目的

为了规范公司打印机等办公设备的使用管理，提高设备使用效率，减少浪费和故障，保障公司信息安全，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于公司所有部门员工，包括生产部、技术部、销售部、行政部等所有使用打印机的部门。

3.基本概念说明

-打印机管理：指对公司内部所有打印机设备的使用、维护、报修、耗材管理等工作的规范。

-责任部门：行政部负责打印机的日常管理、维护和监督。

-使用人：指各部门员工，需按照本细则使用打印机。

二、打印机使用规范

1.使用申请

员工使用打印机需提前在部门内部分享文件，确认无重复打印后，再进行打印操作。

2.打印限制

-黑白打印优先：非紧急文件优先选择黑白打印，彩色打印需经部门主管批准。

-单面打印：默认单面打印，双面打印需手动设置，避免浪费纸张。

3.保密文件打印

涉及公司机密或客户信息的文件，需在指定打印机上打印，并全程在场监督，打印后及时销毁废纸。

4.故障处理

打印机出现故障时，应立即停止使用，并向行政部报修，不得自行拆卸维修。

5.公共打印机使用

多功能打印机供各部门共享，使用后需清理桌面，关闭设备电源，并确保文件已取走。

6.墨盒更换

墨盒更换需由行政部统一采购，员工不得私自购买或更换。

7.异常报告

如发现打印机无法正常工作或有损坏，需立即向行政部报告，并记录故障时间、现象及处理方式。

三、打印机维护与保养

1.日常清洁

每日工作结束后，使用干净的软布擦拭打印机表面，清除灰尘，保持设备整洁。

2.定期检查

行政部每月对打印机进行一次全面检查，包括纸张传感器、墨盒余量、打印质量等，确保设备正常运行。

3.软件更新

行政部定期检查打印机驱动程序和固件版本，及时更新至最新版本，避免兼容性问题。

4.耗材管理

建立墨盒、纸张等耗材台账，记录使用情况，避免过度消耗。

5.节能使用

非工作时间需关闭打印机电源，减少能源浪费。

6.设备报修流程

打印机故障需填写《设备报修单》，提交行政部，由行政部安排维修或更换。

7.维修记录

行政部需记录每次维修的时间、内容、费用等信息，并定期汇总分析故障原因。

四、打印机安全与责任

1.权限管理

每台打印机需设置使用权限，由部门主管分配，员工不得擅自更改设置。

2.责任分工

-使用人责任：员工需爱护设备，不得故意损坏或滥用。

-行政部责任：负责设备的日常维护、维修和耗材管理。

3.信息安全

严禁打印涉密文件，如发现违规行为，将按公司规定处理。

4.责任追究

因人为损坏或违规操作导致设备故障，需赔偿相应维修费用。

5.定期审计

行政部每季度对打印机使用情况审计一次，检查是否存在浪费或违规行为。

6.培训要求

新员工入职时需接受打印机使用培训，了解本细则内容。

7.奖惩措施

鼓励节约用纸，对提出合理化建议的员工给予奖励；对违规使用设备者，将进行警告或罚款。

五、打印流程与操作规范

1.打印前确认

员工需确认文件内容无误，避免重复打印或打印错误。

2.批量打印

批量打印需提前规划，避免长时间占用设备，影响他人使用。

3.紧急打印

紧急文件需提前告知行政部，由行政部协调安排优先打印。

4.打印记录

行政部可安装打印日志软件，记录每台打印机的使用情况，便于管理。

5.离岗处理

离开座位时需确保打印机处于待机状态，避免误操作。

6.公共区域使用

多功能打印机主要用于文件复印和扫描，打印纸质文件需节约用纸。

7.特殊情况处理

如遇设备故障或耗材不足，行政部需及时协调其他部门打印机资源，保障工作正常进行。

六、监督检查

1.检查主体

行政部负责日常监督检查，各部门主管配合监督本部门员工执行情况。

2.检查频率

行政部每周对打印机使用情况检查一次，每月进行全面审计。

3.检查内容

-设备运行状态是否正常；

-是否存在浪费用纸现象；

-是否按规定进行维护保养；

-是否有违规操作行为。

4.检查方式

通过现场查看、打印日志分析、员工访谈等方式进行。

5.问题反馈

检查发现的问题需及时记录，并向相关责任人反馈，限期整改。

6.整改要求

对于检查发现的问题，责任部门需制定整改方案，并按时完成。

7.检查记录

所有检查结果需记录在案，并定期汇总分析，改进管理措施。

七、奖惩办法

1.奖励措施

-对节约用纸、提出合理化建议的员工，给予口头表扬或物质奖励；

-对长期维护设备正常运行、避免浪费的部门，给予团队奖励。

2.处罚措施

-未经批准擅自更换耗材，罚款50元；

-故意损坏设备，按维修费用2倍赔偿；

-多次违规使用打印机，取消当月评优资格。

3.特殊情况

因设备故障或行政部管理不当导致的问题，经核实后不予处罚。

4.申诉流程

受处罚者可向行政部申诉，由行政部重新审核后决定是否调整处罚。

5.处罚记录

所有处罚信息需记录在案，并作为员工绩效考核参考。

6.奖励公布

奖励措施需在公司内部公告，激励员工积极遵守制度。

7.奖惩公示

奖惩结果需定期公示，接受员工监督。

八、附则

1.解释权

本细则由行政部负责解释，如有疑问可随时咨询行政部。

2.执行时间

本细则自发布之日起执行，所有员工需严格遵守。

3.修订处理

如需修订本细则，由行政部提出方案，经公司管理层批准后生效。

4.生效日期

本细则自202