高校教材订阅制度

高校教材订阅制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，结合行业关于教材出版发行的规范要求，以及公司《内部控制管理办法》《风险管理规定》等内部制度文件制定。为规范高校教材订阅管理，防控采购风险、财务风险及合规风险，提升资源配置效率，保障教学科研活动的顺利开展，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在高校教材订阅活动中的行为规范，涵盖教材需求提报、供应商选择、采购流程、合同签订、资金支付、质量验收及后续管理等全流程环节。教材订阅场景包括但不限于：普通高等教育教材、研究生教材、专业教材、网络课程配套教材及其他教学辅助资料。第三条本制度中下列术语的含义界定如下：（一）“XX专项管理”指围绕高校教材订阅全过程，通过制度设计、流程优化、风险防控等手段，实现规范化、精细化管理的行为体系；（二）“XX风险”指在教材订阅过程中可能出现的合规风险、财务风险、采购风险及质量问题风险等潜在危害；（三）“XX合规”指教材订阅活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求的行为状态；（四）“XX监督评价”指通过定期或不定期的检查、审计等方式，对教材订阅管理活动的合规性、有效性进行评估并持续改进。第四条高校教材订阅管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，确保教材订阅各环节纳入制度管控范围；（二）“责任到人”原则，明确各层级、各岗位的管理职责与权限；（三）“风险导向”原则，聚焦关键风险点实施差异化管控；（四）“持续改进”原则，定期评估管理效果并优化制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对高校教材订阅专项管理负总责，承担全面领导责任；分管领导作为直接责任人，负责组织落实、监督考核及重大事项决策。第六条公司设立高校教材订阅专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括教务部门、采购部门、财务部门及法务部门主要负责人。领导小组职责包括：统筹协调教材订阅管理工作、审议重大采购方案、审批重大风险处置措施、监督评价管理成效。领导小组办公室设在教务部门，负责日常工作。第七条公司教务部门作为教材订阅的牵头部门，职责包括：（一）制定年度教材订阅计划，审核各部门教材需求提报；（二）组织开展教材市场调研，评估教材质量与适用性；（三）统筹教材采购的招标、谈判及比选等流程；（四）监督教材配送、验收及使用反馈，收集质量问题信息；（五）开展教材订阅管理制度的宣贯及培训。第八条公司采购部门作为教材订阅的专责部门，职责包括：（一）审核教材订阅的合规性，优化采购流程与供应商管理；（二）组织招标文件编制、供应商资格审查及开评标活动；（三）参与重大采购项目的风险处置，提供采购合规咨询；（四）建立教材供应商准入及退出机制，动态管理供应商名录。第九条公司财务部门作为教材订阅的专责部门，职责包括：（一）审核教材采购合同的付款条件与资金支付权限；（二）监督采购资金使用合规性，防范资金挪用风险；（三）参与重大采购项目的预算评审，控制资金使用成本；（四）建立教材采购资金台账，定期核对采购与支付信息。第十条公司各业务部门及下属单位作为教材订阅的业务部门，职责包括：（一）根据教学需求提报教材订阅计划，明确教材版本与数量；（二）参与教材质量验收，反馈使用效果与改进建议；（三）落实部门层面的教材订阅风险防控要求；（四）配合专项管理领导小组开展检查与评估。第十一条公司基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）在教材需求提报时确保信息真实准确，不得虚构需求；（二）在招标过程中如实反映供应商信息，不得泄露商业秘密；（三）在验收环节严格核对教材内容与订单，发现不符及时上报；（四）在报销时提供完整合规的采购凭证，不得伪造或篡改。第三章专项管理重点内容与要求第十二条教材需求提报环节的管理要求：（一）各部门应于每年X月X日前完成下一年度教材需求提报，经部门负责人签字确认后报送教务部门；（二）教材需求应明确教材名称、作者、出版社、版次、数量及适用课程，不得重复提报；（三）教务部门对需求提报进行汇总审核，剔除重复或不适用的教材，形成正式采购计划。第十三条供应商选择环节的管理要求：（一）教材供应商应具备《出版物市场管理规定》要求的企业资质，并提供营业执照、出版许可等证明文件；（二）原则上采用公开招标方式选择供应商，采购金额超过X万元的应通过政府采购平台实施；（三）禁止向个人或关联企业采购教材，采购比选应采用综合评分法，价格权重不得超过60%；（四）建立教材供应商黑名单制度，对存在严重违规行为的供应商予以永久禁用。第十四条招标采购环节的管理要求：（一）招标文件应明确技术参数、商务条款及评审标准，并组织专家进行评审论证；（二）开标过程应在公证人员和供应商代表见证下进行，评标结果需经领导小组审议通过；（三）教材采购合同应约定交付时间、质量标准、违约责任等核心条款，并附教材目录清单；（四）禁止通过化整为零规避招标，采购金额较小的可采用谈判方式但需符合法定程序。第十五条合同签订环节的管理要求：（一）教材采购合同应由法务部门审核，重点关注知识产权保护、质量保证及争议解决条款；（二）合同签订后应及时归档管理，电子版需与纸质版同步保存，保管期限不少于X年；（三）供应商变更需经原采购单位同意并重新履行审批程序，不得擅自替换教材；（四）合同履行期间如遇教材内容变更，应与供应商协商调整并签订补充协议。第十六条资金支付环节的管理要求：（一）教材采购资金应纳入部门年度预算，按合同约定分阶段支付，首付款比例不得超过30%；（二）支付前需完成教材验收确认，并由财务部门审核合同履行情况及发票合规性；（三）禁止以预付款方式向未入围供应商支付货款，所有支付需通过公司银行账户进行；（四）重大采购项目需经预算委员会审批，支付审批权限按金额分级管理。第十七条质量验收环节的管理要求：（一）教材到货后应由业务部门组织验收，核对数量、版本及外观质量，并填写验收单；（二）发现教材内容错误或存在印刷缺陷的，应在X日内联系供应商更换，并形成书面记录；（三）教材验收合格后方可入库或交付使用，不合格教材需退回供应商并申请退款；（四）建立教材质量问题反馈机制，定期向供应商提出改进建议。第十八条供应商履约监控的管理要求：（一）教务部门应每学期对教材供应商履约情况进行评估，重点关注配送及时性、质量稳定性及售后服务；（二）对连续X次履约不合格的供应商，应启动淘汰程序并公示结果；（三）监控供应商是否存在多级代理行为，原则上直接采购一级出版单位；（四）收集使用部门对教材的满意度评价，作为供应商选择的重要参考依据。第十九条教材库存管理的管理要求：（一）教材入库后应建立台账管理，定期盘点并核对实物与账面信息；（二）闲置教材需及时调剂或报废处理，报废程序需经教务部门及财务部门联合审批；（三）网络课程配套教材应同步检查账号激活状态，确保教学资源可用性；（四）教材领用实行审批制，领用人需签字确认并记录使用课程。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）教务部门每年X月对照最新版《政府采购法实施条例》等法规修订本制度；（二）采购部门每半年开展教材订阅业务流程评估，优化操作节点与权限设置；（三）重大制度修订需经公司管理层审议，并组织全员培训宣贯。第二十一条风险识别预警机制：（一）教务部门每季度组织教材订阅风险排查，编制《XX风险点检表》并跟踪整改；（二）采购金额超过X万元的采购项目需开展分级评估，重大风险需提交领导小组审议；（三）定期发布《教材订阅风险预警通报》，对典型问题进行警示教育。第二十二条合规审查机制：（一）教材订阅全流程需嵌入合规审查节点，包括需求提报、招标文件、合同签订等；（二）未经采购部门合规审核的教材采购行为，按程序追究责任单位及个人；（三）重大采购项目的合规性审查报告需存档备查，作为绩效评价依据。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，每月汇总上报教务部门备案；（二）重大风险需成立专项处置小组，制定应急预案并明确牵头部门；（三）风险事件上报流程应遵循“分级上报、逐级审批”原则，紧急情况可直接向领导小组汇报。第二十四条责任追究机制：（一）教材采购中存在以下行为的，视情节轻重给予通报批评、经济处罚或纪律处分：1.违规指定教材供应商的；2.虚报教材需求套取资金的；3.验收环节失职导致重大损失的；（二）连续X次违反制度规定的部门负责人，将取消年度评优资格；（三）涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：（一）教务部门每年X月组织教材订阅管理效果评估，编制《XX评估报告》并提交领导小组；（二）评估内容包括制度执行率、风险控制率及用户满意度，评估结果与部门绩效挂钩；（三）针对评估发现的漏洞，需制定专项整改方案并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取教材订阅管理情况汇报，研究解决重大问题；（二）分管领导每月召开工作例会，协调各部门协作事项；（三）设立教材订阅专项管理联络员制度，各部门指定专人负责对接。第二十七条考核激励机制：（一）教材订阅合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效工资挂钩；（二）对在教材订阅管理中表现突出的部门，给予专项奖励；（三）将制度执行情况纳入员工年度评优条件，未达标者不得参与评优。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工入职需接受教材订阅制度培训，考核合格后方可参与相关业务；（二）每年X月开展专题培训，邀请业务骨干讲解操作要点与风险防控；（三）制作《教材订阅操作手册》，在内部平台发布并定期更新。第二十九条信息化支撑：（一）开发教材订阅管理系统，实现需求提报、招标、支付全流程线上操作；（二）系统需具备风险预警功能，对异常行为自动触发预警提示；（三）采购数据需与财务系统对接，确保资金流向可追溯。第三十条文化建设：（一）在公司内部平台开设“合规课堂”，定期推送教材订阅典型案例；（二）每年X月开展“合规承诺”活动，全体参与人员签署承诺书；（三）设立“合规金点子”奖，鼓励员工提出制度优化建议。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件需在X小时内上报领导小组，并提交