设计单位财务报销制度

设计单位财务报销制度一、设计单位财务报销制度

一、总则

（一）目的

为规范设计单位财务报销行为，加强财务管理和成本控制，确保资金使用效益，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》《企业财务会计报告条例》及国家相关财经法规，结合设计单位实际运营情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于设计单位全体员工，包括但不限于设计人员、项目管理人员、行政人员、采购人员及其他所有因工作需要发生费用支出的个人或部门。涉及的费用报销范围涵盖差旅费、业务招待费、办公费、材料费、咨询费、税费等与业务相关的支出。

（三）基本原则

1.合法合规原则：报销行为必须符合国家法律法规及单位内部规定，确保费用真实、合理、合规。

2.实事求是原则：报销内容需与实际业务相符，严禁虚报、冒领、多报销等行为。

3.节约高效原则：鼓励精打细算，避免浪费，优先选择经济合理的支出方案。

4.透明公开原则：报销流程及审批结果应适当公开，接受内部监督。

（四）费用分类

1.差旅费：包括因公出差的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。

2.业务招待费：涉及业务洽谈、客户维护等发生的餐饮费、礼品费等。

3.办公费：办公用品购置、资料打印、通讯费等日常行政支出。

4.材料费：项目实施过程中所需的原材料、半成品、设备租赁等费用。

5.咨询费：外部专家咨询、技术评估等支付的费用。

6.税费：与业务相关的税费支出，如增值税、附加税等。

7.其他费用：未列入上述分类但与业务相关的支出，需附详细说明。

二、报销流程

（一）费用发生与记录

1.员工因公发生费用时，应妥善保留原始票据，包括发票、收据、行程单等，确保票据完整、合规。电子票据需通过官方认证平台获取，并打印或保存为清晰图像。

2.费用发生时，员工需在单位规定的费用申请表中填写详细用途、金额等信息，并提交部门负责人初步审核。

（二）报销申请与审批

1.报销申请：员工完成费用发生后，应在规定时间内（一般为费用发生后的5个工作日内）提交报销申请，附上所有原始票据及费用申请表。

2.部门审批：部门负责人对报销申请的合规性、合理性进行审核，并在申请表上签字确认。对于金额较大的报销（如单笔超过5000元），需经分管领导审批。

3.财务复核：财务部门对报销票据的合规性、审批流程的完整性进行复核，确认无误后办理报销手续。特殊费用（如大额采购、长期租赁）需提交财务委员会审议。

（三）报销时间与方式

1.报销时间：财务部门每月集中报销一次，具体时间由财务部门提前公告。逾期报销需说明原因，并经财务主管批准。

2.报销方式：员工将报销材料提交至财务部门，财务人员核对无误后，通过银行转账或现金支付方式报销。电子报销系统启用后，员工可通过系统提交报销申请，财务部门在线审核并支付。

三、费用标准与控制

（一）差旅费标准

1.交通费：国内差旅优先选择高铁二等座或飞机经济舱，国际差旅根据目的地选择合理舱位。市内交通费每日不超过100元，凭票据实报销。

2.住宿费：按照出差地区等级标准执行，一线城市不超过800元/晚，二线城市不超过600元/晚，三线及以下城市不超过400元/晚。特殊项目经批准可适当提高标准。

3.伙食补助费：按照出差天数计算，每日不超过200元，凭票据实报销。项目特殊需要可另行申请。

（二）业务招待费标准

1.餐饮费：单次招待不超过1000元，全年个人累计不超过50000元，需附详细菜单及参会人员名单。

2.礼品费：单次礼品支出不超过300元，全年个人累计不超过2000元，需附礼品清单及收礼单位名称。

（三）办公费标准

1.办公用品：每月个人购置不超过500元，需经部门负责人批准。

2.通讯费：每月不超过300元，凭运营商发票实报实销。

（四）费用控制措施

1.预算管理：各部门需制定年度费用预算，财务部门定期监控预算执行情况，超预算支出需另行审批。

2.审核权限：小额费用（单笔1000元以下）由部门负责人审批，大额费用需逐级上报，重大支出需经单位领导班子会议审议。

四、票据管理

（一）票据要求

1.发票：必须为正规发票，抬头为单位全称，税号与单位一致，内容与实际支出相符。电子发票需通过税务局认证平台验证。

2.收据：用于无法取得发票的情况，需注明事由、金额、收款人等信息，并经经办人、部门负责人双签。

3.其他凭证：如行程单、租赁合同等，需清晰可辨，与报销内容一一对应。

（二）票据保管

1.员工需妥善保管所有原始票据，财务部门定期抽查票据完整性。

2.报销完成后，原始票据由财务部门统一归档，电子票据需备份至安全存储设备。

3.票据遗失需说明原因，并经单位领导批准后补充开具，否则费用不予报销。

五、违规处理

（一）虚报冒领

1.发现虚报、冒领行为，财务部门应立即停止报销，并通报相关部门。

2.涉及金额较小的，予以通报批评并要求退回款项；涉及金额较大的，按单位纪律处分规定处理，并追究法律责任。

（二）票据违规

1.使用不合规票据（如假发票、内容不符的发票）的，取消当年报销资格，并按票面金额10%至20%罚款。

2.重复报销的，追回全部款项，并视情节严重程度给予纪律处分。

（三）屡次违规

1.同一员工一年内累计违规2次以上的，取消次年报销资格，并上报上级单位备案。

2.涉及金额特别巨大或影响恶劣的，移交司法机关处理。

六、附则

（一）制度解释

本制度由设计单位财务部门负责解释，单位可根据实际情况修订。

（二）生效日期

本制度自发布之日起施行，原相关制度同时废止。

（三）附件

1.费用申请表模板

2.差旅费标准明细表

3.业务招待费审批流程图

二、报销流程

（一）费用发生与记录

1.费用发生时，员工应确保支出的合理性，并按照单位要求保留相关凭证。设计单位鼓励员工在费用发生前，通过系统查询或咨询财务部门，了解最新的费用标准和报销要求，避免因不熟悉规定导致报销延误或被拒。例如，在设计项目外出考察时，员工应提前确认差旅费标准，选择经济实惠的交通方式和住宿地点，并在考察结束后及时整理票据，按照流程提交报销申请。

2.原始票据的完整性直接关系到报销的顺利进行。员工在取得票据时，应仔细核对发票信息，确保抬头、税号、日期、金额等关键内容准确无误。对于电子发票，员工需通过官方认证平台进行查验，并确保电子文件清晰可读，能够打印出与纸质发票一致的凭证。此外，员工还需妥善保管票据，避免遗失或损坏。例如，在参加外部会议时，员工应将会议费发票与会议通知、参会证明等材料一并保存，以便后续报销时提供完整证据。

3.费用记录的及时性同样重要。设计单位要求员工在费用发生后的一定期限内（通常为3个工作日）完成报销申请的填写，并提交给部门负责人。逾期提交的报销申请，财务部门有权要求员工补充说明原因，并可能影响报销的及时性。例如，在设计项目中期需要临时购买一批材料时，员工应立即记录费用信息，并在材料到货后尽快完成报销申请，避免因拖延导致资金周转困难。

（二）报销申请与审批

1.报销申请的规范性直接影响审批效率。员工在填写费用申请表时，应详细列出每一笔费用的具体用途、发生时间、金额等信息，并附上对应的原始票据。费用申请表的填写应清晰、准确，避免出现错别字、数字错误等问题。例如，在设计项目需要聘请外部专家进行咨询时，员工应在费用申请表中详细说明咨询内容、专家姓名、咨询费用等信息，并附上专家开具的发票和咨询协议，以便财务部门审核。

2.部门审批的严谨性是确保报销合规的关键。部门负责人在审核报销申请时，应结合实际工作情况，判断费用的合理性和必要性。对于不符合规定的报销申请，部门负责人应要求员工进行调整或补充说明，避免问题带到财务部门，影响整体报销进度。例如，在设计项目需要组织团队聚餐时，部门负责人应审核聚餐的目的、参与人员、费用预算等，确保聚餐符合单位规定，并签字确认后提交财务部门。

3.财务复核的专业性是保障报销质量的重要环节。财务部门在复核报销申请时，主要关注票据的合规性、审批流程的完整性以及费用标准的符合性。对于存在问题的报销申请，财务部门应及时与员工沟通，要求补充材料或进行调整。例如，在设计项目需要报销差旅费时，财务部门会核对机票、火车票、住宿发票等票据的真实性和合规性，并检查报销申请是否经过部门负责人和分管领导签字，确保每一环节都符合规定。

（三）报销时间与方式

1.报销时间的规律性有助于财务部门合理安排工作。设计单位通常每月集中报销一次，具体时间由财务部门提前公告，如每月10日至15日。这种集中报销的方式有助于财务部门集中处理报销申请，提高工作效率，同时也有利于员工合理安排时间，避免因个人原因错过报销期限。例如，当设计项目需要报销一批材料费时，员工应关注财务部门的报销公告，并在公告期内提交报销申请，避免因错过报销时间导致费用无法及时报销。

2.报销方式的便捷性是提升员工满意度的有效途径。随着信息技术的发展，设计单位逐步推行电子报销系统，员工可以通过系统在线提交报销申请，财务部门在线审核并支付。这种方式不仅提高了报销效率，还减少了纸质材料的传递和保管成本。例如，当设计项目需要报销会议费时，员工可以通过电子报销系统填写报销申请，上传会议费发票，财务部门在线审核通过后，资金会直接打入员工的银行账户，整个过程无需纸质材料的传递，既方便又快捷。

3.报销流程的透明性是增强员工信任的重要措施。设计单位要求财务部门定期公示报销流程、费用标准、审批结果等信息，接受全体员工的监督。这种透明化的做法有助于减少误解和争议，提升单位的整体管理水平。例如，当设计项目需要报销差旅费时，员工可以通过财务部门的公告了解最新的差旅费标准，并查询其他员工的报销情况，确保自己的报销行为符合单位规定，避免因信息不对称导致的问题。

三、费用标准与控制

（一）差旅费标准

1.交通费的控制是差旅费管理的重要环节。设计单位根据不同地区和交通方式制定了相应的标准，旨在平衡业务需求和成本控制。例如，对于国内差旅，单位鼓励员工优先选择高铁二等座或飞机经济舱，因为这些选项在效率和经济性之间取得了较好的平衡。在具体操作中，员工在选择交通工具时，应首先查询往返程的各种选项，比较时间和费用，选择最合适的方案。例如，如果某项目需要从北京到上海出差，员工可以同时查询高铁二等座和飞机经济舱的价格，如果时间允许且费用相近，可以选择高铁；如果时间紧迫，则选择飞机。通过这种方式，员工可以在符合单位标准的前提下，最大限度地节省差旅费用。

2.住宿费的控制需要结合出差地区的实际情况。设计单位根据不同城市的经济发展水平和消费水平，制定了不同的住宿费标准。例如，一线城市如北京、上海、广州等，住宿费标准相对较高，主要是为了满足业务需求和工作效率。二线城市如成都、杭州、武汉等，住宿费标准适中，既能保证出差人员的舒适度，又能有效控制成本。三线及以下城市如桂林、丽江、西安等，住宿费标准相对较低，主要是为了适应这些地区的消费水平。在具体操作中，员工在预订酒店时，应首先查询当地不同档次的酒店，选择符合单位标准的酒店，并提前预订以获得更优惠的价格。例如，如果某项目需要到成都出差，员工可以选择一家符合单位标准的舒适型酒店，并提前一周预订，这样既可以保证住宿质量，又能节省费用。

3.伙食补助费的控制需要考虑实际支出和地区差异。设计单位根据不同地区的物价水平和员工实际需求，制定了不同的伙食补助费标准。例如，在一线城市，伙食补助费标准相对较高，主要是为了弥补当地较高的餐饮成本。在二线城市，伙食补助费标准适中，既能满足员工的日常餐饮需求，又能有效控制成本。在三线及以下城市，伙食补助费标准相对较低，主要是为了适应当地较低的餐饮成本。在具体操作中，员工在就餐时，应选择经济实惠的餐馆，避免过度消费。例如，如果某项目需要到广州出差，员工可以选择当地的快餐店或小吃店就餐，这样既可以满足日常餐饮需求，又能节省伙食补助费。

（二）业务招待费标准

1.餐饮费的控制需要结合业务需求和费用预算。设计单位制定了单次招待的最高费用标准，并要求员工在报销时提供详细菜单和参会人员名单，以确保费用的合理性和透明度。例如，如果某项目需要招待客户，员工应选择符合单位标准的餐厅，并提前与客户沟通好就餐预算。在就餐时，应选择经济实惠的菜品，避免过度消费。就餐结束后，员工应详细记录每道菜品的名称和价格，并附上参会人员名单，以便后续报销时提供完整信息。

2.礼品费的控制需要考虑业务需求和礼品价值。设计单位对礼品费制定了严格的限制，主要是为了避免过度赠送礼品导致不必要的支出。例如，如果某项目需要为客户赠送礼品，员工应选择符合单位标准的礼品，并提前与部门负责人沟通好礼品预算。在赠送礼品时，应选择实用且价值适中的礼品，避免过于贵重的礼品。例如，如果某项目需要为客户赠送办公用品，员工可以选择一套高品质的笔记本和笔，而不是过于贵重的电子产品。

（三）费用控制措施

1.预算管理是费用控制的基础。设计单位要求各部门在年初制定年度费用预算，并定期监控预算执行情况。财务部门会定期向各部门反馈预算执行情况，并提出调整建议。例如，如果某部门在某个季度超出了差旅费预算，财务部门会要求该部门分析原因，并提出改进措施，以避免类似情况再次发生。通过这种方式，设计单位可以有效地控制各项费用，避免不必要的支出。

2.审核权限的设置是费用控制的重要手段。设计单位根据费用的不同金额，设置了不同的审批权限，以确保费用的合理性和合规性。例如，小额费用（如1000元以下）可以由部门负责人直接审批，而大额费用（如1000元以上）则需要经过分管领导审批。这种分级审批的方式，可以有效地控制费用，避免因权限过大导致的不必要支出。例如，如果某员工需要报销500元的办公用品，可以直接向部门负责人申请；如果需要报销5000元的差旅费，则需要经过分管领导审批。

3.财务委员会的审议是重大支出的重要保障。对于一些大额或特殊的支出，设计单位会提交财务委员会审议，以确保支出的合理性和必要性。例如，如果某项目需要采购一批昂贵的设备，或者需要租赁一个长期的场地，都需要提交财务委员会审议。财务委员会会根据项目的实际情况，综合考虑支出的必要性和经济性，并做出决策。通过这种方式，设计单位可以有效地控制重大支出，避免因决策不当导致的不必要损失。

四、票据管理

（一）票据要求

1.发票作为费用报销的核心凭证，其合规性是整个报销流程的基础。设计单位对发票的要求严格遵循国家税法规定，确保每一笔报销都具备合法有效的税务凭证。发票的抬头必须为单位全称，且税号与单位登记信息一致，任何不符都将导致报销被驳回。同时，发票内容需与实际发生的费用一一对应，不能出现与业务无关的描述或虚开发票的情况。例如，在设计项目采购一批绘图工具时，发票上应明确列出工具的种类、数量、单价和总价，并与采购订单、验收单等文件保持一致。员工在取得发票时，应仔细核对发票的各项信息，确保无误后再进行报销，避免因发票问题导致报销延误。

2.在某些特殊情况下，如无法取得正规发票，设计单位允许使用收据作为替代凭证。但收据的管理要求更为严格，需满足特定条件才能有效报销。收据必须注明详细的费用事由、金额、收款单位或个人信息，并经收款单位或个人签字确认。此外，收据还需由员工所在部门负责人和分管领导签字审批，证明费用的真实性和必要性。例如，在设计项目临时租用某地的会议室时，如果当地无法开具正规发票，员工可以取得一份详细注明会议名称、租赁时间、租金等信息的收据，并附上会议通知和参会人员名单，经部门负责人和分管领导签字后进行报销。通过这种方式，设计单位确保了即使在无法取得发票的情况下，也能有效控制费用支出。

3.除了发票和收据，设计单位还要求员工根据需要保留其他相关凭证，以备核查。这些凭证可能包括行程单、租赁合同、会议通知、参会证明等，具体要求根据费用的性质而定。例如，在报销差旅费时，除了机票或火车票发票，还需提供行程单证明出差路线；在报销设备租赁费时，需提供租赁合同和验收单证明租赁关系的真实性和设备的完好性。这些凭证共同构成了完整的费用链条，为报销提供了充分的支持。员工在报销时应确保所有相关凭证齐全，避免因凭证缺失导致报销被拒。

（二）票据保管

1.员工在费用发生时，就应开始妥善保管原始票据，这是确保报销顺利进行的关键环节。设计单位要求员工将所有票据整理分类，避免混乱或遗失。对于纸质票据，应放置在安全、干燥的地方，避免潮湿、虫蛀或损坏；对于电子票据，应备份至安全的服务器或个人电脑中，并设置强密码保护，防止数据丢失或被盗。例如，当设计项目需要采购一批材料时，员工应将发票、采购订单、验收单等文件整理在一起，并放入文件夹中妥善保管，以便后续报销时提供完整材料。

2.报销完成后，原始票据的归档管理同样重要。设计单位指定财务部门负责票据的统一归档，确保票据的安全性和可追溯性。财务部门会对票据进行分类、编号、登记，并按照规定的期限进行保管。例如，对于已经报销的票据，财务部门会将其放入档案盒中，并标注报销日期、费用性质等信息，以便日后查阅。同时，财务部门还会定期对票据进行检查，确保票据的完整性，如有缺失或损坏，会及时与员工沟通，要求补充材料。

3.对于无法取得发票或收据的情况，设计单位提供了补充开具的途径，但需经过严格审批。员工在取得收据后，如果需要开具正规发票，应向财务部门说明情况，并提交相关证明材料，如收据、费用申请表等。财务部门会审核材料的合规性，并按规定程序向税务机关申请开具发票。例如，如果设计项目在某地参加会议时取得了收据，但需要开具发票进行报销，员工可以向财务部门提交收据和会议通知，财务部门会审核材料后，向税务机关申请开具发票。通过这种方式，设计单位确保了即使在无法取得发票的情况下，也能通过合法途径获得正规发票，保证报销的顺利进行。

（三）票据遗失

1.票据遗失是报销过程中常见的问题，设计单位对此有明确的处理规定。员工在报销时如果发现票据遗失，应立即向财务部门报告，并说明遗失原因。财务部门会根据遗失票据的种类和金额，决定是否需要补充开具或提供其他证明材料。例如，如果设计项目需要报销差旅费时，员工发现机票发票遗失，应立即向财务部门报告，并说明遗失原因，如是否为他人代付、是否保留了电子记录等。财务部门会根据情况，决定是否需要员工提供其他证明材料，如行程单、酒店入住记录等，以证明出差的真实性。

2.补充开具票据需要经过严格的审批程序。对于可以补充开具票据的情况，员工需按照财务部门的指示，准备相关证明材料，并提交给税务机关申请开具发票。税务机关会根据员工的申请材料，审核是否可以补充开具票据，并按规定程序开具发票。例如，如果设计项目需要报销设备租赁费时，员工发现租赁合同遗失，应立即向财务部门报告，并说明遗失原因。财务部门会根据情况，决定是否需要员工提供其他证明材料，如租赁付款凭证、设备验收单等，并指导员工向税务机关申请开具发票。

3.票据遗失的处理结果直接影响报销的顺利进行。如果员工能够提供充分的证明材料，并按照规定程序申请补充开具票据，那么报销可以顺利进行；如果员工无法提供充分的证明材料，或者未按照规定程序申请补充开具票据，那么报销可能会被驳回。因此，员工在报销时应妥善保管原始票据，避免遗失，如果不幸遗失，应及时报告并按照规定程序处理，以避免影响报销的顺利进行。

五、违规处理

（一）虚报冒领

1.虚报冒领行为严重违反了财务纪律，设计单位对此采取零容忍态度。此类行为不仅侵占单位公共利益，破坏了财务制度的严肃性，还可能触犯法律法规，给单位带来严重的声誉损失和法律风险。例如，有员工编造虚假的差旅事由，伪造机票和酒店发票进行报销，这种行为一旦被发现，不仅会导致个人受到纪律处分，还会影响整个团队的信任氛围，甚至可能需要承担法律责任。因此，设计单位通过加强制度宣传、完善审批流程、强化监督检查等措施，坚决杜绝虚报冒领现象的发生。

2.对虚报冒领行为的查处遵循严格的程序和标准。一旦财务部门或审计部门发现疑似虚报冒领的情况，会立即展开调查，核实相关证据，并听取当事人的解释说明。调查过程应客观公正，确保证据充分、程序合法。例如，如果发现某员工的报销申请存在疑点，财务部门会调取相关票据、行程单、会议记录等材料进行核查，并询问同事、领导等相关人员，以获取更多线索。调查结束后，会形成调查报告，并根据调查结果和单位规定进行处理。

3.对于查实的虚报冒领行为，设计单位会根据情节的严重程度，采取相应的处理措施。轻微的违规行为，如初次犯错、金额较小，可能会给予警告、通报批评，并要求退回非法所得的款项。对于情节较重的行为，如多次违规、金额较大，可能会给予记过、降职降薪等纪律处分，并处以罚款。如果虚报冒领行为涉及金额巨大，或者已构成犯罪，则会移交司法机关处理。例如，某员工多次伪造发票报销个人消费费用，金额累计较高，经调查属实后，被给予记过处分，并处以罚款，同时被调离财务岗位，以观后效。

（二）票据违规

1.票据违规是报销过程中常见的错误，主要表现为使用不合规的票据、重复报销、票据内容与实际支出不符等。这些行为不仅违反了财务制度，还可能导致单位财务损失和风险。例如，员工使用复印的发票进行报销，或者将个人消费的发票当作业务费用报销，这些行为都属于票据违规。设计单位通过加强票据管理、提高员工票据意识等措施，减少票据违规现象的发生。

2.对票据违规行为的处理同样严格。财务部门在审核报销申请时，会仔细检查每一张票据的合规性，一旦发现票据违规，会立即停止报销，并要求员工解释原因。例如，如果某员工的报销申请中出现了复印的发票，财务部门会立即联系该员工，询问原因，并要求提供原件进行核对。如果员工无法提供原件，或者解释不清，那么报销将不予通过。

3.对于查实的票据违规行为，设计单位会根据违规情节的严重程度，采取相应的处理措施。对于初次犯错、情节较轻的违规行为，可能会给予警告、通报批评，并要求退回非法所得的款项。对于多次违规、情节较重的行为，可能会给予记过、降职降薪等纪律处分，并处以罚款。如果票据违规行为导致单位财务损失，还会追究相关人员的赔偿责任。例如，某员工多次使用不合规的票据报销，金额累计较高，经调查属实后，被给予记过处分，并处以罚款，同时被要求赔偿单位损失。

（三）屡次违规

1.屡次违规是财务纪律涣散的表现，设计单位对此类行为持严厉打击的态度。员工如果多次出现违规行为，说明其对财务制度的漠视和不负责任，这不仅会影响个人形象，还会对单位的整体管理造成负面影响。例如，某员工多次出现报销错误，虽然金额不大，但次数较多，说明其对报销流程不熟悉，缺乏责任心。这种情