联通会议室案件管理制度

联通会议室案件管理制度一、

联通会议室案件管理制度

一、总则

为规范联通公司会议室的使用管理，确保会议室资源的合理配置和高效利用，维护公司会议秩序，保障会议安全，特制定本制度。本制度适用于联通公司所有会议室，包括但不限于公司总部、各分支机构及合作单位的会议室。本制度旨在明确会议室使用申请、审批、使用、维护等环节的管理要求，提高会议室使用效率，降低运营成本，提升公司整体运营水平。

二、会议室分类及用途

1.会议室分类

联通公司会议室根据其规模、设备配置及使用频率分为以下几类：

（1）小型会议室：面积不超过50平方米，配备基础会议设施，如桌椅、投影仪、白板等，适用于部门内部会议、小型培训等。

（2）中型会议室：面积在50至100平方米之间，配备较完善的会议设施，如视频会议系统、智能白板、无线麦克风等，适用于跨部门会议、项目讨论等。

（3）大型会议室：面积超过100平方米，配备高级会议设施，如高清投影仪、环绕音响系统、同声传译设备等，适用于公司级会议、重要客户接待等。

（4）多功能厅：面积较大，可根据会议需求进行灵活布置，适用于大型发布会、年会等。

2.会议室用途

（1）公司内部会议：包括部门会议、项目会议、临时讨论会等。

（2）培训会议：包括员工培训、外部讲师授课、在线培训等。

（3）客户会议：包括商务谈判、客户接待、项目演示等。

（4）外部合作会议：包括与合作单位的项目讨论、技术交流等。

（5）其他符合公司规定的会议活动。

三、会议室使用申请及审批

1.使用申请

（1）会议组织者需提前填写《会议室使用申请表》，详细填写会议主题、时间、参与人员、所需设备等信息。

（2）申请表需提交至会议室管理部门，由管理部门进行初步审核。

（3）对于特殊会议或重要会议，需由相关部门负责人签字确认。

2.审批流程

（1）小型会议室使用：由部门负责人审批，无需逐级上报。

（2）中型会议室使用：由部门负责人审核，会议室管理部门最终审批。

（3）大型会议室及多功能厅使用：由会议室管理部门审核，公司分管领导最终审批。

（4）审批时限：常规会议申请应在会议前3个工作日提交，紧急会议需提前通知会议室管理部门，并说明原因。

四、会议室使用规范

1.预定管理

（1）会议室实行预定制度，未预定不得使用。

（2）会议组织者需在预定成功后，及时通知会议室管理部门，确保会议室在预定时间前做好准备。

（3）如需取消预定，需提前24小时通知会议室管理部门，否则视为违约。

2.使用纪律

（1）会议期间，应保持会议室安静，不得大声喧哗，不得进行与会议无关的活动。

（2）使用会议室设备需严格遵守操作规程，不得擅自拆卸或改装。

（3）会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭所有设备，保持环境整洁。

3.设备管理

（1）会议室设备由会议室管理部门负责维护，确保设备正常运行。

（2）会议组织者需在使用前检查设备，如有故障及时报告会议室管理部门。

（3）不得在会议室设备上涂写、刻画，不得损坏设备，如有损坏需照价赔偿。

五、会议室使用监督

1.会议室管理部门负责对会议室使用情况进行监督，确保本制度得到有效执行。

2.对于违反本制度的行为，会议室管理部门有权制止，并视情节轻重给予相应处理。

3.监督检查内容包括会议室预定情况、使用情况、设备完好情况等。

六、附则

1.本制度由联通公司会议室管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

3.会议室管理部门应根据实际情况对本制度进行修订和完善。

二、

会议室使用申请及审批

一、使用申请

1.申请方式

联通公司会议室的使用申请应通过统一的线上平台进行提交。会议组织者需登录公司内部管理系统，选择“会议室预定”模块，填写相关信息并提交申请。线上平台应具备用户友好的界面，便于用户操作。申请表需包含会议主题、预定时间（包括开始时间、结束时间）、预计参会人数、所需会议设备（如投影仪、视频会议系统、麦克风等）、是否需要茶歇服务等详细信息。会议组织者需确保所填写信息的准确性，以免影响审批进度和会议效果。

2.申请材料

（1）会议主题：明确会议的名称和目的，便于会议室管理部门了解会议性质。

（2）预定时间：提供详细的会议时间安排，包括会议的开始和结束时间，以及是否需要连续使用会议室。

（3）预计参会人数：准确估计参会人数，以便会议室管理部门合理安排会议室资源。

（4）所需会议设备：列出会议所需的设备清单，如投影仪、视频会议系统、麦克风、音响设备等，以便会议室管理部门提前做好准备。

（5）是否需要茶歇服务：如有需要，应提前说明茶歇服务的具体要求，如茶点种类、数量等。

3.提前申请

为确保会议室能够满足会议需求，会议组织者应提前提交使用申请。常规会议的申请时间应至少提前3个工作日，以便会议室管理部门进行审核和安排。对于紧急会议，会议组织者需提前通知会议室管理部门，并说明原因，以便管理部门协调资源。紧急会议的申请可在当天进行，但需尽快提交，以便管理部门有足够的时间进行准备。

二、审批流程

1.小型会议室使用

小型会议室的使用审批相对简单，主要由部门负责人进行审核。会议组织者提交申请后，部门负责人应在1个工作日内完成审核，并签字确认。部门负责人需根据部门的工作安排和会议室的使用情况，决定是否批准申请。如部门负责人同意，则直接提交至会议室管理部门进行备案。如部门负责人有异议，可提出修改意见，会议组织者需根据意见进行调整后重新提交申请。

2.中型会议室使用

中型会议室的使用审批相对复杂，需要经过会议室管理部门的审核。会议组织者提交申请后，会议室管理部门应在2个工作日内完成审核，并给出审批意见。审核内容包括会议主题、预定时间、参会人数、所需设备等是否符合会议室的使用规范。如审核通过，则由会议室管理部门进行备案，并通知会议组织者预定成功。如审核不通过，则需给出具体原因，并建议会议组织者调整申请或选择其他会议室。

3.大型会议室及多功能厅使用

大型会议室及多功能厅的使用审批最为严格，需要经过公司分管领导的审批。会议组织者提交申请后，会议室管理部门应在3个工作日内完成初步审核，并提交至公司分管领导进行最终审批。分管领导需根据会议的重要性、规模以及公司的工作安排，决定是否批准申请。如批准，则由会议室管理部门进行备案，并通知会议组织者预定成功。如不批准，则需给出具体原因，并建议会议组织者调整申请或选择其他会议室。

4.审批时限

为提高审批效率，会议室管理部门应设定明确的审批时限。常规会议的审批时限为2个工作日，紧急会议的审批时限为1个工作日。会议室管理部门应在收到申请后，及时进行审核，并按时给出审批意见。如遇特殊情况，无法按时完成审批，应及时通知会议组织者，并说明原因和预计的审批时间。

三、特殊情况处理

1.冲突处理

在会议室资源紧张的情况下，可能会出现多个申请同时竞争同一会议室的情况。会议室管理部门应制定冲突处理机制，确保会议室资源的合理分配。冲突处理机制应包括以下内容：

（1）优先级排序：根据会议的重要性、规模以及申请的提前时间，对申请进行优先级排序。重要会议、规模较大的会议以及提前较长时间的申请应优先考虑。

（2）协调沟通：会议室管理部门应与申请者进行沟通，了解会议的具体需求，并协调安排其他会议室或调整会议时间。

（3）资源调配：在必要时，会议室管理部门可调配其他会议室资源，以满足会议需求。

2.紧急情况处理

对于紧急会议，会议组织者需提前通知会议室管理部门，并说明原因。会议室管理部门应优先处理紧急会议的申请，并尽快协调资源。紧急会议的申请可在当天进行，但需尽快提交，以便管理部门有足够的时间进行准备。紧急会议的审批流程应简化，会议室管理部门应在收到申请后，及时进行审核，并尽快给出审批意见。

3.临时变更处理

会议组织者如需对已预定的会议室进行临时变更，需提前通知会议室管理部门，并说明原因。临时变更包括会议时间、参会人数、所需设备的变更。会议室管理部门应根据变更的具体情况，决定是否同意变更。如同意变更，则进行相应的调整，并通知相关方。如不同意变更，则需给出具体原因，并建议会议组织者选择其他会议室。

四、审批结果通知

1.审批通过

会议组织者提交申请后，会议室管理部门应在审批时限内给出审批意见。如审批通过，则通过邮件或短信等方式通知会议组织者，并告知预定成功的会议室号、使用时间等信息。通知内容应包括以下信息：

（1）会议室号：明确会议组织者预定的会议室号。

（2）使用时间：明确会议的预定时间，包括开始时间和结束时间。

（3）使用要求：提醒会议组织者在使用会议室时需遵守的相关规定，如保持环境整洁、关闭设备等。

（4）联系方式：提供会议室管理部门的联系方式，以便会议组织者咨询相关问题。

2.审批不通过

如审批不通过，会议室管理部门应通过邮件或短信等方式通知会议组织者，并给出具体原因。通知内容应包括以下信息：

（1）审批结果：明确告知会议组织者申请未获批准。

（2）原因说明：给出未批准的具体原因，如会议室资源紧张、会议时间冲突等。

（3）建议方案：建议会议组织者调整申请或选择其他会议室。

（4）联系方式：提供会议室管理部门的联系方式，以便会议组织者咨询相关问题。

五、审批记录管理

1.记录保存

会议室管理部门应建立会议室使用申请及审批的记录管理系统，保存所有申请和审批的记录。记录内容应包括申请时间、审批时间、审批意见、会议室号、使用时间等信息。记录管理系统应具备查询功能，便于会议室管理部门进行查询和管理。

2.定期统计

会议室管理部门应定期对会议室使用申请及审批的记录进行统计，分析会议室的使用情况，为会议室资源的合理配置提供数据支持。统计内容应包括会议室使用率、申请审批周期、申请拒绝率等指标。

3.数据分析

会议室管理部门应根据统计结果，进行数据分析，找出会议室使用中的问题和不足，并提出改进措施。数据分析应包括以下内容：

（1）会议室使用率：分析各会议室的使用情况，找出使用率较高的会议室和使用率较低的会议室。

（2）申请审批周期：分析申请审批的效率，找出审批流程中的瓶颈。

（3）申请拒绝率：分析申请被拒绝的原因，找出会议室资源分配中的问题。

通过数据分析，会议室管理部门可以优化会议室资源配置，提高会议室使用效率，提升公司整体运营水平。

三、

会议室使用规范

一、预定管理

1.预定制度

联通公司会议室实行严格的预定制度，任何个人或部门需使用会议室均须提前预定。严禁未经预定擅自使用会议室，以确保会议室资源的有序分配和高效利用。预定制度旨在避免会议室使用冲突，保障各类会议的顺利召开。会议组织者应在预定成功后，及时与会议室管理部门确认，确保会议室在预定时间前准备好所需设备和环境。

2.预定流程

（1）在线预定：会议组织者通过公司内部管理系统进行会议室预定。系统应提供直观的界面，显示各会议室的可用时间，方便用户选择。预定时需填写会议主题、预定时间、参会人数、所需设备等信息。

（2）提前通知：预定成功后，会议组织者需提前24小时通知会议室管理部门，以便进行最后的准备工作。如需更改预定时间或取消预定，需提前通知管理部门，以便重新分配会议室资源。

（3）确认通知：会议室管理部门在收到通知后，应确认会议室的可用性，并通知会议组织者预定成功。如遇特殊情况，无法满足预定需求，应及时与会议组织者沟通，寻求解决方案。

3.预定取消

会议组织者如需取消预定，需提前24小时通知会议室管理部门。无故取消或晚于规定时间取消预定，将影响会议组织者未来的预定资格。取消预定后，会议室管理部门应立即释放会议室资源，以便其他会议使用。会议组织者需在取消预定后，及时更新内部日程安排，避免冲突。

二、使用纪律

1.会议秩序

会议期间，会议组织者应确保参会人员遵守会议秩序，保持安静，不得大声喧哗或进行与会议无关的活动。会议室应作为专注的讨论场所，不得用于私人交谈或非工作相关活动。会议组织者需提前向参会人员说明会议纪律，确保会议顺利进行。

2.设备使用

使用会议室设备需严格遵守操作规程，不得擅自拆卸或改装设备。会议组织者在使用前应熟悉设备操作，如有疑问应及时向会议室管理部门咨询。会议结束后，需将设备恢复至原始状态，不得留下个人物品或损坏设备。如有设备损坏，会议组织者需照价赔偿。

3.环境保护

会议组织者需保持会议室环境整洁，不得在会议室吸烟或乱扔垃圾。会议结束后，应清理桌面，关闭灯光和空调，确保会议室处于良好状态。会议室管理部门应定期检查会议室环境，确保其符合公司标准。

三、设备管理

1.设备维护

会议室设备由会议室管理部门负责日常维护和保养，确保设备正常运行。会议室管理部门应制定设备维护计划，定期对设备进行检查和保养，及时修复故障设备。设备维护工作应记录在案，便于追踪和管理。

2.设备使用培训

为提高会议组织者对会议室设备的使用效率，会议室管理部门应定期开展设备使用培训。培训内容包括投影仪、视频会议系统、麦克风等设备的使用方法，以及常见故障的排除方法。会议组织者需积极参与培训，提升自身技能。

3.设备报修

如遇设备故障，会议组织者需及时报告会议室管理部门。报告时应说明设备故障的具体情况，以及故障发生的时间。会议室管理部门应尽快安排维修人员进行检查和维修，确保设备尽快恢复正常使用。设备维修过程中，会议室管理部门应与会议组织者保持沟通，及时更新维修进度。

四、会议室使用监督

1.日常监督

会议室管理部门负责对会议室使用情况进行日常监督，确保本制度得到有效执行。监督内容包括会议室预定情况、使用情况、设备完好情况等。监督人员应定期巡查会议室，检查是否有违规使用行为，并及时制止。

2.异常处理

对于违反本制度的行为，会议室管理部门有权制止，并视情节轻重给予相应处理。如会议组织者未经预定擅自使用会议室，或损坏会议室设备，会议室管理部门应予以警告，并要求其赔偿损失。情节严重者，可通报批评或追究相关责任。

3.反馈机制

会议室管理部门应建立反馈机制，收集会议组织者和参会人员对会议室使用情况的意见和建议。反馈渠道包括线上平台、意见箱等。会议室管理部门应根据反馈意见，不断优化会议室管理服务，提升用户体验。

四、

会议室使用监督

一、日常监督

1.监督职责

联通公司会议室管理部门承担着日常监督的职责，确保会议室的使用符合既定制度，保障资源的合理配置和高效利用。监督工作旨在维护良好的会议秩序，防止资源浪费，提升整体工作效率。监督人员需定期对会议室的使用情况进行检查，包括预定情况、实际使用情况、设备完好情况等，确保一切运行正常。

2.监督方式

（1）定期巡查：监督人员应制定巡查计划，定期对各个会议室进行巡查。巡查时需检查会议室的预定状态，确认是否有未预定的使用行为，以及会议室的整洁程度和设备运行情况。巡查过程中，监督人员应观察是否有违反会议纪律的行为，并及时制止。

（2）随机抽查：除了定期巡查，监督人员还应进行随机抽查，以发现潜在的问题。随机抽查可针对特定时间段或特定会议室进行，确保监督工作的全面性。抽查时，监督人员应记录会议室的实际使用情况，与预定情况进行对比，发现异常情况并及时处理。

（3）线上监控：公司内部管理系统应具备线上监控功能，实时显示各会议室的预定和使用情况。监督人员可通过系统查看会议室的使用记录，发现异常情况并及时联系相关人员进行处理。线上监控有助于提高监督效率，确保会议室资源的合理利用。

3.监督记录

监督人员需对每次巡查和抽查的结果进行记录，包括发现的问题、处理措施、处理结果等信息。监督记录应详细、准确，便于后续追踪和管理。监督部门应定期整理监督记录，分析会议室使用中的问题和不足，并提出改进措施。监督记录也是评估会议室管理效果的重要依据，为优化管理服务提供数据支持。

二、异常处理

1.违规行为

在会议室使用过程中，可能会出现一些违规行为，如未经预定擅自使用会议室、损坏会议室设备、在会议期间进行与会议无关的活动等。这些行为会影响会议室的正常使用，破坏会议秩序，需予以严肃处理。监督人员在发现违规行为时，应立即制止，并根据情节轻重给予相应处理。

2.处理流程

（1）现场制止：监督人员在发现违规行为时，应立即上前制止，并向违规者说明其行为违反了公司制度，要求其立即纠正。现场制止有助于及时制止违规行为，防止其进一步发展。

（2）记录情况：监督人员需对违规行为进行记录，包括违规者信息、违规时间、违规内容、处理措施等信息。记录应详细、准确，便于后续处理和追踪。

（3）通知相关部门：根据违规行为的严重程度，监督人员需将情况通知相关部门，如人力资源部门、所在部门负责人等。相关部门应根据违规行为的具体情况，给予相应的处理，如通报批评、扣除绩效工资、追究相关责任等。

3.处理措施

（1）警告：对于轻微的违规行为，如首次未经预定擅自使用会议室，监督人员可给予警告，并要求其进行整改。警告旨在提醒违规者，使其认识到自己的错误，并避免再次发生类似行为。

（2）通报批评：对于较为严重的违规行为，如多次未经预定擅自使用会议室，或损坏会议室设备，监督人员应给予通报批评，并在公司内部进行公示。通报批评旨在警示其他员工，维护公司制度的严肃性。

（3）追究责任：对于情节严重的违规行为，如故意损坏会议室设备、严重影响会议秩序等，监督人员应追究相关责任，并要求其赔偿损失。追究责任旨在维护公司制度的权威性，确保制度的严格执行。

三、监督检查

1.内容范围

监督检查的内容范围包括会议室的预定情况、使用情况、设备完好情况、环境整洁情况等。监督检查旨在全面评估会议室的使用状况，发现问题并及时解决，提升会议室管理服务水平。监督检查应定期进行，确保会议室始终处于良好的运行状态。

2.检查标准

（1）预定情况：检查会议室的预定是否规范，预定时间是否合理，是否有未预定的使用行为。检查预定系统是否运行正常，预定信息是否准确无误。

（2）使用情况：检查会议室的实际使用情况是否与预定情况一致，是否有违规使用行为。检查会议期间是否有遵守会议纪律，是否有与会议无关的活动。

（3）设备完好情况：检查会议室设备是否运行正常，是否有损坏或缺失。检查设备维护记录，确保设备得到及时维护和保养。

（4）环境整洁情况：检查会议室是否保持整洁，是否有垃圾乱扔、吸烟等行为。检查会议室的清洁记录，确保环境得到及时清洁。

3.检查结果

监督检查的结果应详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、检查结果、存在问题、处理措施等信息。检查结果应真实、客观，反映会议室的实际使用状况。监督部门应定期整理检查结果，分析会议室使用中的问题和不足，并提出改进措施。检查结果也是评估会议室管理效果的重要依据，为优化管理服务提供数据支持。

四、反馈机制

1.反馈渠道

为收集会议组织者和参会人员对会议室使用情况的意见和建议，会议室管理部门应建立反馈机制，提供多种反馈渠道。反馈渠道包括线上平台、意见箱、反馈电话等，方便用户随时反馈问题。线上平台应提供便捷的反馈功能，用户可通过填写表单的方式提交反馈意见。意见箱应设置在公司显眼位置，方便用户投递反馈意见。反馈电话应公布在公司内部通讯录中，方便用户通过电话反馈问题。

2.反馈处理

（1）及时响应：会议室管理部门应及时处理用户反馈的问题，确保问题得到及时解决。对于线上平台的反馈意见，应在收到反馈后24小时内给予回复；对于意见箱的反馈意见，应在定期开箱后48小时内给予回复；对于反馈电话的问题，应在接到电话后立即给予回复。

（2）问题分类：会议室管理部门应将用户反馈的问题进行分类，如设备故障、环境问题、服务问题等，以便有针对性地进行处理。问题分类有助于提高处理效率，确保问题得到有效解决。

（3）跟踪处理：会议室管理部门应建立问题跟踪机制，确保每个问题都得到妥善处理。跟踪过程中，应记录问题的处理进度，并及时向用户反馈处理结果。跟踪处理有助于提高处理效率，确保问题得到有效解决。

3.改进措施

（1）数据分析：会议室管理部门应定期对用户反馈意见进行数据分析，找出会议室使用中的问题和不足，并提出改进措施。数据分析应包括反馈问题的类型、数量、频率等信息，为优化会议室管理服务提供数据支持。

（2）优化服务：根据用户反馈意见，会议室管理部门应不断优化服务，提升用户体验。优化服务包括改进会议室设施、提升设备维护水平、优化预定系统等，确保会议室始终处于良好的运行状态。

（3）用户参与：会议室管理部门应鼓励用户参与会议室管理，收集用户的意见和建议，共同提升会议室的使用效率和服务水平。用户参与有助于提高会议室管理的透明度，增强用户的参与感。

五、

会议室使用监督

一、日常监督

1.监督职责

联通公司会议室管理部门承担着日常监督的职责，确保会议室的使用符合既定制度，保障资源的合理配置和高效利用。监督工作旨在维护良好的会议秩序，防止资源浪费，提升整体工作效率。监督人员需定期对会议室的使用情况进行检查，包括预定情况、实际使用情况、设备完好情况等，确保一切运行正常。

2.监督方式

（1）定期巡查：监督人员应制定巡查计划，定期对各个会议室进行巡查。巡查时需检查会议室的预定状态，确认是否有未预定的使用行为，以及会议室的整洁程度和设备运行情况。巡查过程中，监督人员应观察是否有违反会议纪律的行为，并及时制止。

（2）随机抽查：除了定期巡查，监督人员还应进行随机抽查，以发现潜在的问题。随机抽查可针对特定时间段或特定会议室进行，确保监督工作的全面性。抽查时，监督人员应记录会议室的实际使用情况，与预定情况进行对比，发现异常情况并及时处理。

（3）线上监控：公司内部管理系统应具备线上监控功能，实时显示各会议室的预定和使用情况。监督人员可通过系统查看会议室的使用记录，发现异常情况并及时联系相关人员进行处理。线上监控有助于提高监督效率，确保会议室资源的合理利用。

3.监督记录

监督人员需对每次巡查和抽查的结果进行记录，包括发现的问题、处理措施、处理结果等信息。监督记录应详细、准确，便于后续追踪和管理。监督部门应定期整理监督记录，分析会议室使用中的问题和不足，并提出改进措施。监督记录也是评估会议室管理效果的重要依据，为优化管理服务提供数据支持。

二、异常处理

1.违规行为

在会议室使用过程中，可能会出现一些违规行为，如未经预定擅自使用会议室、损坏会议室设备、在会议期间进行与会议无关的活动等。这些行为会影响会议室的正常使用，破坏会议秩序，需予以严肃处理。监督人员在发现违规行为时，应立即制止，并根据情节轻重给予相应处理。

2.处理流程

（1）现场制止：监督人员在发现违规行为时，应立即上前制止，并向违规者说明其行为违反了公司制度，要求其立即纠正。现场制止有助于及时制止违规行为，防止其进一步发展。

（2）记录情况：监督人员需对违规行为进行记录，包括违规者信息、违规时间、违规内容、处理措施等信息。记录应详细、准确，便于后续处理和追踪。

（3）通知相关部门：根据违规行为的严重程度，监督人员需将情况通知相关部门，如人力资源部门、所在部门负责人等。相关部门应根据违规行为的具体情况，给予相应的处理，如通报批评、扣除绩效工资、追究相关责任等。

3.处理措施

（1）警告：对于轻微的违规行为，如首次未经预定擅自使用会议室，监督人员可给予警告，并要求其进行整改。警告旨在提醒违规者，使其认识到自己的错误，并避免再次发生类似行为。

（2）通报批评：对于较为严重的违规行为，如多次未经预定擅自使用会议室，或损坏会议室设备，监督人员应给予通报批评，并在公司内部进行公示。通报批评旨在警示其他员工，维护公司制度的严肃性。

（3）追究责任：对于情节严重的违规行为，如故意损坏会议室设备、严重影响会议秩序等，监督人员应追究相关责任，并要求其赔偿损失。追究责任旨在维护公司制度的权威性，确保制度的严格执行。

三、监督检查

1.内容范围

监督检查的内容范围包括会议室的预定情况、使用情况、设备完好情况、环境整洁情况等。监督检查旨在全面评估会议室的使用状况，发现问题并及时解决，提升会议室管理服务水平。监督检查应定期进行，确保会议室始终处于良好的运行状态。

2.检查标准

（1）预定情况：检查会议室的预定是否规范，预定时间是否合理，是否有未预定的使用行为。检查预定系统是否运行正常，预定信息是否准确无误。

（2）使用情况：检查会议室的实际使用情况是否与预定情况一致，是否有违规使用行为。检查会议期间是否有遵守会议纪律，是否有与会议无关的活动。

（3）设备完好情况：检查会议室设备是否运行正常，是否有损坏或缺失。检查设备维护记录，确保设备得到及时维护和保养。

（4）环境整洁情况：检查会议室是否保持整洁，是否有垃圾乱扔、吸烟等行为。检查会议室的清洁记录，确保环境得到及时清洁。

3.检查结果

监督检查的结果应详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、检查结果、存在问题、处理措施等信息。检查结果应真实、客观，反映会议室的实际使用状况。监督部门应定期整理检查结果，分析会议室使用中的问题和不足，并提出改进措施。检查结果也是评估会议室管理效果的重要依据，为优化管理服务提供数据支持。

四、反馈机制

1.反馈渠道

为收集会议组织者和参会人员对会议室使用情况的意见和建议，会议室管理部门应建立反馈机制，提供多种反馈渠道。反馈渠道包括线上平台、意见箱、反馈电话等，方便用户随时反馈问题。线上平台应提供便捷的反馈功能，用户可通过填写表单的方式提交反馈意见。意见箱应设置在公司显眼位置，方便用户投递反馈意见。反馈电话应公布在公司内部通讯录中，方便用户通过电话反馈问题。

2.反馈处理

（1）及时响应：会议室管理部门应及时处理用户反馈的问题，确