行政单位档案管理规范指南

行政单位档案管理规范指南引言行政单位档案是各级行政机关在履行行政管理职能、开展公务活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是行政单位工作的真实反映，也是国家治理体系和治理能力现代化建设中不可或缺的基础性信息资源。科学规范地管理档案，对于维护行政单位历史真实面貌、保障工作有序开展、促进决策科学化、服务经济社会发展具有重要意义。本指南旨在为各级行政单位提供一套系统、实用的档案管理操作规范，以期提升档案管理工作的整体水平。一、档案管理的基本原则（一）统一领导，分级管理行政单位档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。单位应明确分管档案工作的领导，设立或指定专门的档案管理机构（或档案工作人员），负责本单位档案的统一收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作。各内设机构应指定人员负责本部门文件材料的收集、整理和预归档，确保档案工作层层有人抓、事事有人管。（二）依法管理，规范有序档案管理工作必须严格遵守国家有关档案工作的法律法规和方针政策，确保档案的形成、收集、整理、保管、利用、移交和销毁等各个环节都有章可循、有法可依。档案管理人员应熟悉并执行相关标准和规范，保证档案管理工作的制度化、规范化和标准化。（三）真实准确，完整系统档案的本质属性是原始记录性。必须保证归档文件材料的真实性、准确性和完整性，做到内容真实可靠，手续齐全完备，能够全面反映行政单位各项活动的历史过程。归档材料应按照其自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，确保档案的系统性。（四）安全保密，规范利用档案安全是档案工作的生命线。必须建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘，确保档案实体和信息的安全。严格执行保密规定，正确处理档案利用与保密的关系，在确保安全的前提下，积极为各项工作提供利用服务。（五）科学利用，服务发展档案工作的最终目的是提供利用。应在确保档案安全的前提下，简化利用手续，创新利用方式，开发档案信息资源，为单位行政管理、决策参考、历史研究、社会查询等提供高效便捷的服务。二、档案的收集与归档（一）归档范围的确定行政单位应根据国家有关规定，结合本单位工作实际，制定详细的文件材料归档范围和档案保管期限表。归档范围应涵盖单位在公务活动中形成的所有具有保存价值的各种载体文件材料，主要包括：1.本单位制定的各类政策性、规范性文件及其草案、修改稿。2.本单位召开会议（包括党组会、办公会、专题会等）形成的会议记录、纪要、议程、报告、讲话、决议等材料。3.本单位在行政管理、业务指导、执法监督等活动中形成的请示、报告、批复、通知、函、意见、决定、纪要等往来文件。4.本单位在履行职责过程中形成的各类业务报表、统计数据、调研报告、考察报告等。5.本单位干部人事、机构编制、财务审计、资产管理等方面的文件材料。6.本单位对外签订的合同、协议等具有法律效力的文件材料。7.反映本单位历史沿革、重要活动、荣誉奖励等方面的声像、实物等材料。8.其他对本单位工作具有查考利用价值的文件材料。（二）归档要求1.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料收集整理，按规定时限向本单位档案管理机构或档案工作人员移交归档。一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。2.完整性：归档的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿、重要修改稿及相关材料应一并归档。3.准确性：归档文件材料的内容必须真实准确，符合形成时的实际情况。手续必须完备，签署、印章等要素齐全。4.规范性：归档文件材料应符合国家和行业有关文书格式、书写材料、纸张规格等要求。字迹清楚，易于辨识。禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。5.载体多样性：除纸质文件外，对于电子文件、照片、录音录像带、磁盘、光盘等新型载体文件材料，也应按照相关规定进行收集、整理、鉴定和归档。（三）归档责任各内设机构负责人是本部门文件材料归档工作的第一责任人，应督促本部门工作人员做好文件材料的积累、整理和预归档工作。档案管理机构或档案工作人员负责对各部门的归档工作进行指导、检查和验收。三、档案的整理档案整理是将零散的、需要归档的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使之成为有序体系的过程。（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法与步骤1.分类：按照本单位制定的档案分类方案进行。通常可采用年度、组织机构（或问题）、保管期限等多维分类法。例如，先按年度分开，再按组织机构（或问题）分类，最后在每一类下按保管期限划分。2.编号：对分类后的档案进行编号，通常采用“年度-组织机构（或问题）-保管期限-件号（或卷号）”的结构。件号（或卷号）是在同一分类组合内给每份（或每卷）档案的顺序号。3.排列：在同一保管期限内，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录和卷内文件目录（或归档文件目录）。目录应包含档号、文件名、形成时间、页数、保管期限等基本要素，以便于检索。5.装订：对归档文件以“件”为单位进行装订，装订应结实、整齐，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物。四、档案的保管档案保管是档案管理的重要环节，目的是维护档案的完整与安全，延长档案的寿命。（一）库房要求1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”条件。2.库房应保持适宜的温度（通常为14℃-24℃）和相对湿度（通常为45%-60%），并配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。3.库房应与办公区域、生活区相隔离，严禁在库房内吸烟、饮食或存放易燃易爆物品。4.档案库房应配备必要的消防器材和报警装置，并定期检查维护，确保有效。（二）装具要求档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案架内。档案柜（架）应坚固耐用，便于通风和存取。不同载体的档案应使用相应的装具，如照片档案册、录音录像带盒、光盘盒等。（三）日常管理1.建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复和复制，确保档案的可读性。4.按照档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，按规定程序报批后予以销毁。销毁档案必须有专人负责监销，并做好销毁记录。五、档案的利用与服务档案利用是档案工作的出发点和落脚点，应在遵守国家有关规定的前提下，积极为各项工作提供服务。（一）利用范围与手续1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须凭单位介绍信或有效工作证件，经档案管理机构负责人同意后，方可查阅。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经本单位分管档案工作领导或档案管理机构负责人批准后，方可查阅。3.查阅涉及党和国家机密、商业秘密、个人隐私以及其他不宜公开的档案，须严格按照保密规定和审批程序办理。（二）利用方式档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。原则上档案原件不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改或损毁。（三）利用服务档案管理机构应积极开发档案信息资源，编制各种检索工具（如案卷目录、卷内文件目录、专题目录、索引等），方便利用者查找。可根据需要提供档案证明、咨询等服务。利用者查阅档案时，档案管理人员应提供必要的指导和帮助。（四）保密要求严格遵守国家保密法律法规，加强档案利用过程中的保密管理。利用者对查阅到的涉密档案内容负有保密责任，不得擅自扩散。档案管理人员对档案内容应严格保密，不得随意泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织行政单位应成立档案鉴定工作小组，由单位分管档案工作的领导、档案管理机构负责人、相关业务部门人员和档案专业人员组成，负责对本单位已到保管期限的档案进行价值鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理机构会同相关业务部门，对已到保管期限的档案逐卷（件）进行审查，提出存毁意见。2.档案鉴定工作小组对存毁意见进行审核，形成鉴定报告，报单位领导审批。3.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，详细记录档案的名称、数量、档号、形成时间、销毁原因等。（三）销毁执行销毁档案时，必须由两人以上负责监销。监销人应在档案销毁前认真核对销毁清册，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案或把应销毁的档案作废纸处理。销毁清册应永久保存。七、档案的数字化建设随着信息技术的发展，档案数字化已成为提升档案管理水平和利用效率的必然趋势。（一）数字化原则档案数字化应遵循真实性、完整性、可用性和安全性的原则。确保数字化副本与原件内容一致，metadata信息完整，能够被准确识别和长期有效读取，并采取严格的安全保密措施。（二）数字化流程档案数字化一般包括档案整理、著录标引、扫描采集、图像处理、数据存储、质量验收、数据挂接等环节。应制定详细的数字化工作方案和操作规程。（三）数据管理与利用1.建立档案数字化数据库，确保数据的规范管理和安全存储。3.数字化档案的利用应参照纸质档案的利用规定执行，严格权限管理，防止信息泄露和滥用。4.对数字化档案数据要定期进行备份，防止数据丢失或损坏。八、档案管理的保障措施（一）组织领导行政单位应将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确一位单位领导分管档案工作，定期研究和解决档案工作中的重大问题。（二）人员配备与培训1.根据档案工作任务需要，配备足够数量和相应素质的档案专业人员。档案人员应具备良好的政治素质和专业技能，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。2.建立档案人员培训制度，定期组织档案人员参加业务培训和学习交流，不断提高其业务水平和综合素质。档案人员工作调动时，必须办理档案交接手续。（三）制度建设建立健全各项档案管理制度，如文件材料归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度、档案人员岗位职责等，并确保制度得到有效执行。（四）经费保障行政单位应将档案工作所需经费（包括档案库房建设与维护、档案装具购置、档案设备购置、档案数字化、档案抢救与保护、人员培训等）列入单位年度经费预算，确保档案工作的正常开展。（五）安全保密严格执行国家保密法律法规，建立健全档案安全保密制度，定期开展保密检查和教育