物业管理客户资料信息保密制度

物业管理客户资料信息保密制度一、总则客户资料信息是物业管理服务工作的重要基础，也是客户隐私的核心组成部分。为切实保障客户合法权益，维护公司良好声誉，规范客户资料信息的收集、存储、使用与销毁等各环节管理，防范信息泄露风险，特制定本制度。本制度依据相关法律法规，结合本物业管理公司（以下简称“公司”）实际情况制定，适用于公司全体员工及涉及客户资料信息处理的所有相关人员。本制度所称客户资料信息，是指公司在提供物业管理服务过程中，依法收集、整理、保存的与客户身份、物业状况、联系方式、消费记录、家庭成员、车辆信息及其他可识别客户个人身份的各类信息。客户资料信息保密工作遵循“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责，全程管控、分级负责”的原则，确保信息安全。二、保密范围与密级划分（一）保密范围1.个人基本信息：客户姓名、性别、出生日期、身份证号码、户籍地址、现住址、联系电话（固定电话、移动电话）、电子邮箱、紧急联系人信息等。2.物业相关信息：房产坐落、房号、面积、户型、产权信息、购买/租赁情况、装修情况、室内设施设备等。3.财务信息：物业费缴纳记录、停车费、水电费代缴记录、其他服务消费记录、银行账户信息（如涉及）等。4.家庭成员及相关人员信息：客户配偶、子女、父母及其他同住人员的姓名、关系、联系方式等。5.车辆信息：客户名下或长期使用的车辆号牌、车型、颜色等。6.服务记录信息：客户报修记录、投诉记录、服务需求、意见建议、家访记录等。7.其他敏感信息：客户的健康状况、宗教信仰、政治面貌等未公开的个人隐私信息。8.公司在经营管理过程中形成的，涉及客户整体或特定群体的统计分析数据、调研报告等。（二）密级划分（参考）根据信息的敏感程度和泄露后可能造成的影响，可将客户资料信息划分为：1.核心机密：如客户身份证号、银行账户信息等，泄露将导致客户重大利益受损或引发严重法律风险。2.重要机密：如客户详细住址、联系电话、房产具体信息、车辆详细信息等，泄露可能对客户生活造成困扰或财产安全构成威胁。3.一般秘密：如客户姓氏（不含全名）、服务需求概要等，泄露可能对客户造成轻微不便或影响公司服务形象。三、保密责任与管理（一）责任主体1.公司领导层：对公司客户资料信息保密工作负总责，审批重大保密事项，提供必要的资源保障。2.行政部/综合管理部（或指定部门）：作为客户资料信息保密工作的归口管理部门，负责制度的制定、修订、宣传、培训、监督检查及泄密事件的初步调查处理。3.各业务部门：部门负责人为本部门客户资料信息保密工作第一责任人，负责本部门保密制度的执行、员工保密教育及日常管理。4.全体员工：严格遵守本制度规定，对在工作中接触到的客户资料信息承担直接保密责任。（二）资料收集与登记1.收集客户资料信息应遵循合法、合理、必要原则，明确告知客户信息收集的目的、范围及使用方式，取得客户同意。2.客户资料信息的收集应由指定岗位人员负责，并建立规范的登记台账，记录信息来源、收集时间、收集人、用途等。3.不得收集与物业管理服务无关的客户信息，严禁以欺骗、诱导等不正当方式获取客户信息。（三）资料存储与保管1.纸质资料：应存放在带锁的文件柜或档案室中，由专人负责保管。查阅、复印、借阅需履行审批登记手续。2.电子资料：应存储在公司指定的内部服务器或加密存储设备中，设置访问权限和密码保护。严禁将客户电子资料存储在个人电脑、私人云盘、移动硬盘、U盘等非公司授权的存储介质中。3.对核心和重要机密信息，应采取加密、脱敏等技术手段进行保护。4.定期对存储的客户资料进行整理、核对和备份，防止信息丢失或损坏。（四）资料使用与传递1.客户资料信息的使用仅限于物业管理服务的必要范围，严禁用于与服务无关的目的或向第三方出售、提供。2.内部员工因工作需要查阅、使用客户资料时，应遵循最小权限和按需分配原则，经部门负责人批准后，在指定范围内使用。3.传递客户资料信息应通过公司内部安全渠道，严禁通过非加密电子邮件、即时通讯工具（如微信、QQ等）、社交媒体等方式传递敏感信息。4.因维修、外包服务等确需向第三方（如维修单位）提供部分客户信息时，应事先获得客户同意（特殊情况除外，如紧急维修），并与第三方签订保密协议，明确其保密责任和信息使用范围，事后及时回收或销毁相关资料。5.严禁私自复印、摘抄、拍摄、录制、传播客户资料信息。（五）资料销毁与交接1.对于不再需要的客户纸质资料，应采用粉碎、焚烧等不可逆方式进行销毁，严禁随意丢弃。2.电子资料的销毁应确保数据无法被恢复，报废存储设备应进行专业的数据清除或物理销毁。3.员工调动或离职时，必须办理客户资料的交接手续，并签署保密承诺书，承诺继续遵守保密义务。四、保密措施与技术保障1.办公环境管理：保持办公区域整洁，下班前将涉密文件锁入柜中，不在桌面、打印机、复印机等处遗留客户敏感信息。2.设备管理：公司电脑应设置开机密码和屏幕保护密码，重要岗位电脑应安装硬盘加密软件。禁止使用未经授权的软件或外部存储设备。3.文件打印与复印：严格控制敏感文件的打印和复印，打印、复印后及时取走，并对废弃的打印、复印稿进行销毁处理。4.网络安全：加强公司内部网络和外部网络的安全防护，安装防火墙、杀毒软件，定期更新病毒库和系统补丁。5.权限管理：对客户信息管理系统及相关数据库设置严格的访问权限，根据岗位需求分配不同权限，并定期审查权限设置。6.移动设备管理：规范公司配发的手机、平板等移动设备的使用，禁止使用此类设备存储、处理大量敏感客户信息。7.禁止行为：严禁在公共场所（如电梯、食堂）谈论客户敏感信息；严禁将客户资料带出工作场所（经批准的工作需要除外）；严禁使用个人邮箱、私人云存储服务处理客户资料。五、监督检查与奖惩1.公司行政部/综合管理部应定期或不定期对客户资料信息保密制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时通报并督促整改。2.鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，公司对举报人信息予以保密，并对查证属实的举报给予适当奖励。3.对于严格遵守本制度，在客户资料信息保密工作中表现突出或有效防止泄密事件发生的部门和个人，公司将给予表彰或奖励。4.对于违反本制度规定，泄露客户资料信息的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过、降职、解除劳动合同等处分；造成公司经济损失的，应承担赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。六、附则1.本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规执行。2.各部门可根据本制度，结合自身实际情况制定相应的实施细则。3.本