集团公共关系管理制度及相关规定

集团公共关系管理制度及相关规定第一章总则第一条目的为规范集团公共关系管理工作，提升集团在社会各界的形象和声誉，促进集团与政府、媒体、合作伙伴、公众等各利益相关方的良好沟通与合作，为集团的稳定发展营造有利的外部环境，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司的公共关系管理工作。第三条基本原则1.真实性原则：在公共关系活动中，必须确保所传播的信息真实、准确，不得虚假宣传或隐瞒事实。2.一致性原则：集团公共关系工作应保持整体形象和传播口径的一致性，各子公司的公关活动应与集团的战略和形象相契合。3.主动性原则：积极主动地与各利益相关方进行沟通和联系，及时了解他们的需求和意见，主动开展公关活动，防患于未然。4.互利共赢原则：在处理与各利益相关方的关系时，应追求互利共赢的结果，尊重对方的利益和需求，共同推动合作与发展。第二章公共关系管理组织与职责第四条公共关系管理委员会1.人员组成：集团公共关系管理委员会由集团高层领导、各部门负责人及部分子公司负责人组成，主任由集团董事长担任。2.主要职责制定集团公共关系战略和年度计划，明确公共关系工作的目标、重点和方向。审议重大公共关系项目和活动方案，确保其符合集团的整体利益和战略要求。协调集团内部各部门和子公司之间的公共关系工作，解决公共关系管理中的重大问题。对集团公共关系工作的效果进行评估和监督，提出改进意见和建议。第五条公共关系部1.人员设置：集团设立公共关系部，配备专业的公关人员，负责集团日常公共关系管理工作。各子公司可根据实际情况设立相应的公关部门或安排专人负责公共关系工作。2.主要职责贯彻执行集团公共关系战略和年度计划，制定具体的实施方案和工作措施。负责与政府部门、媒体、行业协会、合作伙伴等各利益相关方的日常沟通与联系，建立和维护良好的合作关系。策划、组织和实施各类公共关系活动，如新闻发布会、媒体见面会、公益活动等，提升集团的知名度和美誉度。负责集团新闻宣传工作，制定新闻宣传计划，撰写新闻稿件，组织媒体采访和报道，及时、准确地传播集团的重要信息和正面形象。监测和分析社会舆论和媒体动态，及时发现和处理与集团相关的负面信息和危机事件，制定应对措施，维护集团的声誉和形象。开展公共关系调查研究，了解各利益相关方的需求和意见，为集团的决策提供参考依据。指导和协助各子公司开展公共关系工作，培训公关人员，提高整个集团的公共关系管理水平。第六条其他部门和子公司职责1.各部门应积极配合公共关系部开展工作，及时提供与本部门相关的信息和资料，参与公共关系活动的策划和实施。2.各子公司应严格执行集团公共关系管理制度和要求，结合自身实际情况制定本公司的公共关系工作计划，并报集团公共关系部备案。定期向集团公共关系部汇报本公司的公共关系工作情况，接受集团的指导和监督。第三章公共关系对象管理第七条政府关系管理1.沟通机制公共关系部应建立与各级政府部门的定期沟通机制，及时了解政府的政策法规、产业发展规划和相关工作动态。安排专人负责与政府部门的日常联络，保持良好的工作关系，积极参加政府组织的各类会议和活动。2.政策争取关注政府出台的各项优惠政策和扶持措施，结合集团的发展战略和业务需求，积极争取政府的政策支持和项目资金。协助政府部门开展相关工作，提供必要的资料和信息，为政府决策提供参考依据。第八条媒体关系管理1.媒体资源建设公共关系部应建立完善的媒体资源库，收集、整理和维护各类媒体的信息，包括媒体名称、类型、联系方式、记者编辑等。定期与媒体进行沟通和交流，邀请媒体记者参加集团的活动，加强与媒体的合作关系。2.新闻发布与传播制定新闻发布计划，根据集团的重大事件和重要信息，及时、准确地向媒体发布新闻稿件。组织媒体采访和报道，安排集团领导和相关人员接受媒体采访，通过媒体传播集团的正面形象和核心价值观。3.媒体监测与分析建立媒体监测机制，利用专业的媒体监测工具，实时监测媒体对集团的报道情况。定期对媒体报道进行分析和评估，了解社会舆论对集团的看法和评价，为公共关系决策提供依据。第九条合作伙伴关系管理1.合作关系维护公共关系部应加强与合作伙伴的沟通和联系，定期组织合作交流活动，增进双方的了解和信任。关注合作伙伴的需求和利益，及时解决合作过程中出现的问题，共同推动合作项目的顺利实施。2.合作项目宣传在合作项目取得重要成果或进展时，与合作伙伴共同策划宣传活动，通过媒体报道、举办发布会等形式，提升双方的品牌形象和市场影响力。第十条公众关系管理1.信息公开按照国家法律法规和集团的相关规定，及时、准确地向社会公众公开集团的重要信息，包括财务报告、重大决策、社会责任报告等。建立集团官方网站和社交媒体平台，及时发布集团的动态信息和活动情况，加强与公众的互动和沟通。2.公益活动开展制定集团公益活动计划，开展各类公益项目，如扶贫济困、环境保护、教育支持等，回馈社会，提升集团的社会责任感和公众形象。组织员工参与公益活动，增强员工的社会责任感和团队凝聚力。第四章公共关系活动管理第十一条活动策划1.需求分析：公共关系部应根据集团的发展战略、阶段性目标和公共关系管理的实际需求，明确活动的目的和主题。2.方案制定：制定详细的活动方案，包括活动时间、地点、参与人员、活动内容、宣传推广等。活动方案应具有创新性、可行性和可操作性。3.预算编制：根据活动方案，编制活动预算，明确各项费用的支出标准和范围。活动预算应合理、准确，并报集团领导审批。第十二条活动组织与实施1.责任分工：明确活动组织实施过程中的各项职责，将任务分解到具体的部门和人员，确保活动的顺利进行。2.现场管理：活动现场应安排专人负责组织和协调，确保活动现场的秩序和安全。及时处理活动过程中出现的突发事件，保证活动的正常进行。3.效果评估：活动结束后，公共关系部应及时对活动的效果进行评估，总结经验教训，为今后的活动策划和组织提供参考依据。第十三条活动宣传推广1.制定宣传方案：根据活动的特点和目标受众，制定针对性的宣传方案，确定宣传渠道和方式。2.媒体合作：邀请媒体记者参加活动，及时发布活动信息和相关报道，扩大活动的影响力和覆盖面。3.社交媒体推广：利用集团官方网站、社交媒体平台等进行活动宣传推广，吸引公众的关注和参与。第五章新闻宣传管理第十四条新闻宣传计划制定公共关系部应根据集团的年度工作计划和公共关系战略，制定年度新闻宣传计划。新闻宣传计划应明确宣传的重点内容、目标受众、宣传渠道和时间安排等。第十五条新闻稿件撰写与审核1.撰写要求：新闻稿件应主题鲜明、内容真实、语言简洁、通俗易懂。突出集团的核心业务、重大成果和创新亮点，注重新闻价值和传播效果。2.审核流程：新闻稿件撰写完成后，应先由部门内部审核，再报集团领导审批。审核通过后方可对外发布。第十六条新闻发布渠道管理1.官方渠道：充分利用集团官方网站、企业公众号、微博等官方渠道发布新闻信息，确保信息的权威性和及时性。2.媒体合作：与主流媒体、行业媒体等建立良好的合作关系，通过媒体发布新闻稿件，扩大新闻信息的传播范围。第十七条新闻宣传效果评估定期对新闻宣传效果进行评估，分析新闻稿件的发布数量、传播范围、阅读量、点赞数等指标，了解新闻宣传对集团形象和业务发展的影响。根据评估结果，调整新闻宣传策略和方法。第六章公共关系危机管理第十八条危机预警机制1.危机监测：建立危机监测体系，通过媒体监测、舆情分析、内部审计等方式，及时发现潜在的危机隐患。2.风险评估：对监测到的危机隐患进行风险评估，确定危机的可能性和影响程度。根据评估结果，制定相应的预警措施。第十九条危机应急预案制定1.总体预案：集团应制定公共关系危机总体应急预案，明确危机管理的组织机构、职责分工、应急响应流程、信息发布原则等。2.专项预案：针对不同类型的危机事件，如产品质量危机、食品安全危机、环境污染危机等，制定专项应急预案，确保在危机发生时能够迅速、有效地进行应对。第二十条危机应对与处理1.应急响应：危机事件发生后，公共关系部应立即启动应急预案，向集团公共关系管理委员会报告情况，并组织相关人员成立危机处理小组。2.信息发布：及时、准确地发布危机事件的相关信息，向社会公众、媒体和各利益相关方说明事件的真相和处理进展，避免谣言和不实信息的传播。3.沟通协调：加强与政府部门、媒体、合作伙伴、消费者等各利益相关方的沟通和协调，争取他们的理解和支持。4.损失评估与恢复：对危机事件造成的损失进行评估，制定损失恢复计划，采取有效措施尽快恢复集团的正常生产经营和声誉形象。第二十一条危机总结与改进危机事件处理结束后，公共关系部应及时对危机管理工作进行总结，分析危机发生的原因、处理过程中的经验教训，提出改进措施和建议。对公共关系危机应急预案进行修订和完善，提高集团应对危机的能力。第七章公共关系档案管理第二十二条档案内容公共关系档案包括与各利益相关方的往来文件、合同协议、新闻稿件、媒体报道、活动资料、危机处理记录等。第二十三条档案收集与整理公共关系部应指定专人负责公共关系档案的收集和整理工作，及时将相关资料进行分类、编号、装订和归档。第二十四条档案保管与借阅1.保管要求：公共关系档案应存放在专门的档案库房，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全和完整。2.借阅流程：集团内部人员因工作需要借阅公共关系档案时，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案应按时归还，不得损坏或丢失。第二十五条档案销毁对于超过保管期限的公共关系档案，经公共关系部负责人审核，集团领导批准后，按照相关规定进行销毁。销毁档案时，应编制销毁清册，由专人监销。第八章公共关系工作考核与激励第二十六条考核指标体系建立科学合理的公共关系工作考核指标体系，包括公共关系目标完成情况、活动效果、媒体报道数量和质量、危机处理能力、利益相关方满意度等。第二十七条考核方式与周期1.考核方式：采取定性与定量相结合、自我评价与上级评价相结合的方式进行考核。2.考核周期：公共关系工作考核分为年度考核和日常考核。年度考核在每年年末进行，日常考核根据工作进度和实际情况不定期进行。第二十八条激励措施1.