医院设备耗材物资采购管理制度

医院设备耗材物资采购管理制度一、总则（一）目的为加强医院设备、耗材及物资采购管理，规范采购行为，保证采购质量，降低采购成本，确保医院医疗、教学、科研等工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和医院实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内所有设备、耗材及物资的采购活动，包括但不限于医疗设备、医用耗材、办公用品、后勤物资等。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督。3.公平竞争原则：邀请符合条件的供应商参与竞争，确保公平公正。4.质量优先原则：在保证质量的前提下，选择性价比高的产品。5.效益原则：合理安排采购资金，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床科室专家等组成。2.职责：审议医院采购工作的重大政策和计划。审定采购项目的预算和采购方式。监督采购工作的实施，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责：负责制定采购计划和采购方案。组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标、评标等。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购物资的验收、入库和付款等工作。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。（三）使用部门1.职责：提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量等技术要求。参与采购项目的论证和评标工作。负责采购物资的使用和日常维护管理。（四）审计部门1.职责：对采购活动进行审计监督，包括采购项目的预算、采购方式、采购过程、合同执行等方面，确保采购活动的合法性、合规性和效益性。（五）纪检部门1.职责：对采购活动中的违纪违规行为进行监督检查，严肃查处违法违纪问题。三、采购计划管理（一）需求申请1.使用部门应根据工作需要，在每年年底前提出下一年度的采购需求计划，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等信息，并经部门负责人审核签字。2.对于临时急需的采购项目，使用部门应填写《临时采购申请表》，说明紧急情况和采购原因，经部门负责人签字后，报主管领导审批。（二）需求审核1.采购部门对使用部门提交的采购需求计划进行审核，主要审核采购需求的合理性、必要性和可行性，以及采购预算的准确性。2.对于重大采购项目，采购部门应组织相关专家进行论证，提出论证意见。3.审核通过的采购需求计划报采购管理委员会审定。（三）计划制定1.采购部门根据采购管理委员会审定的采购需求计划，结合医院实际情况，制定年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、采购方式、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划经主管领导批准后执行。（四）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需要调整采购计划的，使用部门应填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容。2.采购部门对调整申请进行审核，提出审核意见，报采购管理委员会审批。3.经批准的采购计划调整申请，采购部门应及时调整采购计划，并组织实施。四、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：采购金额达到一定标准（具体标准按照国家和地方有关规定执行）的设备、耗材及物资采购项目，且符合下列条件之一的，应采用公开招标方式：采购项目具有通用性，且有多家供应商可供选择。采购项目金额较大，需要通过公开竞争降低采购成本。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。接收供应商的投标文件，并组织开标、评标和定标工作。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。其余程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织相关专家进行论证，形成单一来源采购论证意见。将论证意见和采购项目相关资料报采购管理委员会审批。经批准后，与供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门成立询价小组，确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书，让其报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、采购流程管理（一）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标等方式的采购项目，采购部门应在指定的媒体上发布采购信息，包括招标公告、投标邀请书等，明确采购项目的名称、规格、型号、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间等内容。2.采购信息发布应遵循公开、公平、公正的原则，确保供应商有足够的时间获取信息并参与投标。（二）供应商选择与资格审查1.采购部门应根据采购项目的要求，选择符合条件的供应商参与采购活动。2.对供应商进行资格审查，主要审查供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等相关资料，确保供应商具有良好的信誉和履约能力。3.建立供应商数据库，对供应商进行分类管理，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格的供应商。（三）开标、评标与定标1.开标：在规定的时间和地点，采购部门组织开标会议，当众拆封投标文件，宣读供应商名称、投标价格等内容。2.评标：评标小组根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标意见。3.定标：采购管理委员会根据评标小组的评标意见，确定中标供应商。定标应遵循公平、公正、择优的原则，确保中标供应商的产品质量、价格、服务等方面具有优势。（四）合同签订与履行1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。3.供应商交货后，使用部门应及时组织验收，验收合格后出具验收报告。采购部门根据验收报告和合同约定办理付款手续。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购物资到货后，采购部门应组织使用部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组，对采购物资进行验收。2.对于重大采购项目，应邀请相关专家参与验收。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的技术要求、质量标准和相关法律法规的规定进行。2.对于医疗设备和医用耗材，还应符合国家相关的医疗器械管理规定。（三）验收内容1.外观检查：检查采购物资的外观是否完好，有无损坏、变形等情况。2.数量核对：核对采购物资的数量是否与合同约定一致。3.质量检验：对采购物资的质量进行检验，包括性能测试、功能验证等。4.资料审核：审核采购物资的相关资料，如说明书、合格证、保修卡等是否齐全。（四）验收报告1.验收小组应在验收工作完成后，出具验收报告，明确验收结果。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并报采购部门和使用部门存档。（五）验收不合格处理1.如验收发现采购物资不符合合同约定或质量标准的，采购部门应及时与供应商协商，要求供应商在规定的时间内进行整改或换货。2.如供应商拒绝整改或换货的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购物资验收合格后，采购部门应填写《采购付款申请表》，附采购合同、验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。（二）付款审核1.财务部门对采购付款申请进行审核，主要审核付款金额、付款方式、付款时间是否符合合同约定，相关资料是否齐全、真实有效等。2.审核通过后，财务部门按照合同约定办理付款手续。（三）付款方式1.医院采购付款方式主要包括现金、支票、转账等。2.对于采购金额较大的项目，应采用银行转账方式支付，确保资金安全。八、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案包括采购计划、采购申请、采购合同、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各种文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类归档，建立档案目录。2.采购档案应妥善保管，防止档案丢失、损坏和泄露。（三）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《档案查阅/借阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅或借阅。2.查阅或借阅档案时，应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁档案资料。（四）档案销毁1.采购档案的保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，经采购部门负责人批准，可按照规定程序进行销毁。九、监督与考核（一）监督检查1.审计部门和纪检部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促采购部门和相关人员进行整改。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据考核结果，对供应商进行评级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，可给予优先合作的机会；对于不合格