公司印鑑登記制度

公司印鑑登記制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，参照行业标准化管理准则及集团母公司关于印章管理的相关规定，结合企业内部风险防控与业务流程规范化需求制定。旨在明确公司印章的申请、刻制、保管、使用、登记及废止等环节的管理要求，规范印章使用行为，防范印章相关风险，保障公司合法权益，维护业务活动的合法合规性。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部印章及外借印章在采购、招标、合同签订、财务审批、公文处理、授权委托等业务场景的应用与管理。第三条本制度中下列术语定义：（一）公司印章专项管理：指公司对印章的刻制申请、保管使用、登记备案、废止销毁等全生命周期管理活动，以及相关风险的识别、评估与控制。（二）印章使用风险：指因印章保管不当、使用不规范、审批程序缺失等导致的法律纠纷、财产损失、声誉受损等潜在风险。（三）印章合规操作：指印章使用严格遵守本制度及业务审批权限，确保用印行为合法有效，并履行必要的登记备案程序。第四条公司印章专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保公司所有印章纳入统一管理，不留管理空白。（二）责任到人：明确各级用印审批人员及保管人的职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦印章使用中的重点风险点，强化事前预防与事中控制。（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及风险实践，定期优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司印章专项管理负总责，承担印章安全使用的最终责任；分管印章管理工作的领导为公司印章专项管理的直接责任人，负责统筹组织、监督执行及风险处置。第六条设立公司印章专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人及下属单位代表组成。领导小组负责统筹协调印章管理重大事项，审批印章专项管理制度，监督印章使用合规性，并定期开展印章安全评估。第七条领导小组下设办公室，由综合管理部牵头，负责印章管理制度的制定与修订、印章使用登记备案、风险信息汇总及考核督办。第八条牵头部门（综合管理部）职责：（一）统筹制定、修订印章专项管理制度，并组织宣贯培训；（二）审核印章刻制申请，监督印章刻制过程，确保符合规范要求；（三）建立印章使用登记台账，定期核对印章使用情况；（四）开展印章专项风险排查，提出改进建议；（五）处理印章管理中的争议及违规事件。第九条专责部门职责：（一）法务部：审核印章使用是否符合合同法、公司法等法律法规，提供法律支持；（二）财务部：监督财务审批用印的合规性，规范资金审批权限；（三）审计部：定期对印章使用情况开展审计，检查是否存在违规用印行为。第十条业务部门及下属单位职责：（一）根据业务需求提出印章刻制申请，明确用印用途及保管人；（二）落实用印审批程序，确保审批权限符合公司规定；（三）规范印章使用，避免非必要用印及外借行为；（四）配合牵头部门开展印章盘点及风险排查。第十一条基层执行岗位责任：（一）用印申请人须如实填写用印申请表，不得隐瞒用印事由；（二）印章保管人须核对用印审批手续，未审批或审批不符不得用印；（三）发现印章异常或疑似被盗、遗失，须立即向牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条印章刻制管理：（一）印章刻制需提交申请书，明确印章名称、规格、用印范围及保管人；（二）刻制单位须具备资质，刻制过程由牵头部门全程监督；（三）印章刻制完成后，需进行编号登记，并加盖“公司印章专项管理章”。第十三条印章保管管理：（一）印章由专人保管，实行双人双锁保管制度；（二）保管人须妥善保管印章，避免受潮、磨损或遗失；（三）印章保管人变更时，须进行交接登记并报牵头部门备案。第十四条印章使用管理：（一）用印须填写《印章使用登记表》，注明用印日期、事由、审批人及保管人；（二）法定代表人印章、合同专用章等特殊印章须由分管领导审批；（三）紧急用印需经书面说明，事后补办审批手续。第十五条印章外借管理：（一）印章外借须由部门负责人审批，并明确借用期限及用途；（二）外借印章需登记备案，并限定使用范围；（三）借用期满后须立即归还，并核对用印情况。第十六条印章废止管理：（一）印章因名称变更、职能调整等原因需废止时，须提交废止申请；（二）废止印章须进行销毁，销毁过程由牵头部门监督并记录；（三）废止印章的印章登记表须存档备查。第十七条印章使用禁止行为：（一）严禁未经审批擅自用印；（二）严禁将印章交予第三方保管或使用；（三）严禁用印行为与审批事由不符；（四）严禁擅自刻制、仿制公司印章。第十八条印章使用风险防控：（一）法定代表人印章须设置物理隔离，避免非必要用印；（二）合同专用章使用须严格审核合同条款，防止利益输送；（三）印章保管人须定期检查印章状态，发现异常立即报告。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年对印章管理制度进行评估，根据法律法规变化及业务需求修订制度；（二）重大制度修订需经领导小组审议通过，并组织全员培训。第二十条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度开展印章使用风险排查，重点关注特殊印章及高频用印业务；（二）风险排查结果需分级评估，重大风险须及时发布预警通知；（三）预警信息须通报至相关部门及负责人，并限期整改。第二十一条合规审查机制：（一）用印申请须嵌入业务流程，未经合规审查不得用印；（二）合同签订、资金拨付等关键节点须同步核查用印合规性；（三）违规用印行为须纳入绩效考核，并追究相关责任。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组统筹处置；（二）印章遗失或被盗后，须立即启动应急预案，包括冻结相关业务、追查责任人；（三）风险处置结果须书面报告公司主要负责人及领导小组。第二十三条责任追究机制：（一）未经审批用印的，对责任人处以罚款并扣减绩效分；（二）印章保管不当导致损失的，对保管人及部门负责人追责；（三）情节严重者须移交纪律部门处理，并纳入诚信管理档案。第二十四条评估改进机制：（一）每年对印章管理有效性开展评估，包括制度执行率、风险发生率等指标；（二）评估结果需提交领导小组审议，并制定改进计划；（三）改进措施须纳入次年考核目标。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取印章管理汇报，推动制度落实；（二）分管领导每月检查印章使用情况，确保制度执行到位；（三）各部门负责人对本部门印章使用负首要责任。第二十六条考核激励机制：（一）将印章合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）对印章管理突出的部门及个人予以表彰，并在评优中优先考虑；（三）连续两次发生违规用印的，取消部门评优资格。第二十七条培训宣传机制：（一）新员工入职须接受印章管理制度培训，考核合格后方可上岗；（二）每年开展印章专项培训，重点讲解风险防控及应急处置；（三）通过内网、公告栏等渠道宣贯印章管理要求。第二十八条信息化支撑：（一）开发印章管理系统，实现用印申请线上审批、登记台账自动生成；（二）系统需具备风险预警功能，对异常用印行为自动标记；（三）系统数据须与财务、法务等系统对接，确保信息一致性。第二十九条文化建设：（一）编印《印章管理合规手册》，发放至各部门及下属单位；（二）组织签订印章管理承诺书，明确员工责任；（三）设立合规宣传角，播放印章管理警示案例。第三十条报告制度：（一）风险事件须在24小时内上报牵头部门，并同步至分管领导；