2025年建筑施工企业用印审批制度

2025年建筑施工企业用印审批制度一、总则（一）为规范公司印章管理，明确用印审批权限与流程，有效控制用印风险，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司章程，结合公司实际运营情况，制定本制度。（二）本制度适用于公司及所属各项目部、分（子）公司所有印章的管理与使用活动。印章范围包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、部门章及各专项业务用章。（三）印章管理遵循“依法合规、权责明确、程序规范、安全保管”的原则。任何部门和个人不得违反本制度规定擅自刻制、使用、外带、销毁印章。二、管理职责（一）公司综合办公室是公司印章的归口管理部门，其主要职责包括：1.负责公司级印章（公章、合同专用章等）的刻制、启用、回收、销毁等日常管理工作。2.负责设立公司用印审批台账，监督用印审批流程的执行。3.负责指导、监督各项目部、分（子）公司的印章管理工作。4.负责定期组织印章管理情况的检查与评估。（二）各业务部门及分（子）公司、项目部是印章的使用责任单位，其主要职责包括：1.负责按照本制度规定申请用印，并对用印文件的真实性、合法性、合规性负责。2.负责指定专人作为本部门印章管理员，负责本部门保管的专项业务用章的日常管理与使用。3.配合综合办公室完成印章管理的相关工作。（三）法务部门或合规岗位负责对重大合同、重要法律文书等文件的用印申请进行合法性审查。（四）财务部门负责财务专用章、发票专用章的管理与使用，并确保用印符合财务制度要求。三、用印审批权限（一）公司公章、合同专用章的使用，必须履行严格的审批程序，根据用印事项的重要程度和金额大小，划分审批权限：1.常规行政管理类文件用印（如上报主管部门的报表、一般性对外函件等），由申请部门负责人审核同意后，报综合办公室主任审批。2.涉及金额在人民币50万元（含）以下的经营性合同、协议用印，由申请部门负责人审核，经分管业务的公司领导审批后，报综合办公室主任用印。3.涉及金额在人民币50万元至200万元（含）的经营性合同、协议用印，由申请部门负责人审核，经分管业务的公司领导审批，并报公司总经理审批后，由综合办公室主任用印。4.涉及金额超过人民币200万元的重大合同、战略合作协议、对外担保、资产处置、融资贷款等重大事项用印，除履行上述审批程序外，必须经法务部门进行合法性审查，并报公司董事长或董事会授权审批人批准后，由综合办公室主任用印。5.涉及公司设立、变更、注销等工商登记事宜的用印，由综合办公室依据相关决议文件直接办理，并报公司主要领导知悉。（二）财务专用章、发票专用章的使用，由财务部门负责人根据财务管理制度及相关授权进行审批。（三）部门章、项目部章的使用，仅限于部门或项目部内部管理及与公司内部其他部门的非涉权业务联系，不得对外代表公司签订合同或出具承诺。其用印由该部门或项目部负责人审批。（四）法定代表人名章通常与公章或财务专用章配套使用，其用印审批权限参照公章或财务专用章的审批权限执行。四、用印审批流程（一）用印申请。申请人需填写统一的《用印审批单》，清晰列明用印事由、文件名称、份数、使用印章类型、合同或协议金额（如适用）、审批领导等信息，并将待用印文件作为附件一并提交。（二）业务审核。申请人所在部门负责人应对用印事项的必要性及文件内容的真实性、准确性进行审核，并在《用印审批单》上签署明确意见。涉及合同协议的，需确保合同文本为最终审定版。（三）合规审查。对于本制度第三条第（一）款第4项规定的重大事项，申请部门在完成业务审核后，应将文件提交法务部门进行合法性审查，法务部门出具书面审查意见。（四）权限审批。根据用印事项和金额，依次报请相应权限的领导审批。审批人应结合业务审核意见和合规审查意见（如需要），对用印申请进行最终把关，并在《用印审批单》上签字确认。原则上不接受电话、口头等非书面形式的审批。（五）用印登记。印章管理员在确认《用印审批单》审批手续齐全、完整后，方可用印。用印时需核对用印文件与审批单内容是否一致。用印后，印章管理员需在《用印登记簿》上详细记录用印日期、用印事项、文件名称、用印份数、申请人、审批人等信息，并将《用印审批单》及相关文件复印件（或扫描件）归档备查。（六）特殊情况处理。如遇紧急情况，确需在非工作时间或外出用印，且无法完成完整书面审批流程的，须事先通过公司规定的即时通讯工具或电话征得最终审批权限领导的口头同意，并由申请部门负责人向综合办公室主任报备。印章管理员在接到领导口头同意指示及部门负责人报备后，可先行用印，但申请人必须在下一个工作日内补办完整的书面审批手续。五、印章保管与安全（一）公司级印章（公章、合同专用章等）由综合办公室指定专人（印章管理员）负责保管，存放于专用保险柜内。财务专用章由财务部门指定专人保管。（二）印章管理员不得擅自将印章交予他人保管或使用，离开工作岗位时，必须将印章锁入保险柜。严禁将印章带离公司办公场所，确因工作需要外带使用的，必须填写《印章外带申请单》，经公司总经理批准，并由印章管理员全程现场监印。（三）印章管理员应定期检查印章的完好性，发现印章有破损、变形或字迹不清等情况，应及时报告综合办公室主任，申请重新刻制。（四）严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白凭证等空白文件上用印。（五）员工离职或调岗时，须办理印章移交手续，由综合办公室监督执行。六、监督检查与责任追究（一）综合办公室应每季度对各部门、各项目部的用印情况进行抽查，重点检查用印审批手续是否完备、用印登记是否规范、是否存在违规用印行为等。（二）审计部门应将印章管理使用情况纳入年度审计范围，对发现的问题提出整改意见。（三）违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对直接责任人和相关责任人给予通报批评、经济处罚、行政处分；给公司造成经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理：1.未经批准擅自刻制印章的。2.未经审批或超越审批权限擅自使用印章的。3.保管不善导致印章丢失、被盗或擅自外借印章的。4.在空白文件上用印的。5.提供虚假材料骗取用印审批的。6.其他违反本制