公司档案管理制度范本

公司档案管理制度范本前言档案是公司各项业务活动的真实记录，是企业知识资产的重要组成部分，承载着公司的历史记忆与经验智慧。为规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提升管理效能，防范经营风险，特制定本制度。本制度旨在为公司档案管理提供系统性的指导框架，各部门及全体员工均应严格遵照执行。第一章总则第一条目的与依据为加强公司档案管理，规范档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作，充分发挥档案在公司经营管理中的凭证、参考和决策支持作用，依据国家相关法律法规及行业通行准则，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在各项经营管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的档案材料。公司员工在执行职务过程中形成的应归档材料，均属本制度管理范畴。第三条档案定义本制度所称档案，是指公司在设立、经营、管理、发展等各项活动中直接形成的，对公司具有查考利用价值、应当归档保存的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第四条管理原则档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、有效利用的原则。确保档案的真实性、完整性、系统性和可用性。第二章档案管理机构与职责第五条管理机构设置公司综合管理部门（或指定专门部门，下同）是档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职或专职）担任档案员，负责本部门日常档案的收集、整理、预归档和向综合管理部门移交工作。第六条综合管理部门职责综合管理部门档案管理职责主要包括：1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定和完善公司档案管理规章制度及工作细则；3.负责公司各类档案的接收、分类、编目、保管、统计、鉴定、销毁和利用工作；4.指导和督促各部门做好档案的形成、积累、预整理和定期归档工作；5.组织档案管理业务培训，提升公司整体档案管理水平；6.维护档案管理系统（如使用），确保电子档案的安全与有效利用；7.负责档案库房的日常管理，确保档案实体安全。第七条各部门及员工职责1.各部门应将档案管理纳入日常工作，指定专人负责，确保本部门形成的各类文件材料及时、完整地收集和整理；2.公司员工在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均有义务及时向本部门档案员或综合管理部门移交，不得个人私自留存或销毁；3.借阅和利用档案时，必须遵守本制度及相关规定，爱护档案，确保档案的完好与安全。第三章档案的收集与归档第八条归档范围公司档案归档范围主要包括但不限于以下类别：1.行政管理类：公司设立、变更、注销相关文件，股东会、董事会、监事会会议材料，各类管理制度、工作计划、总结报告、决议、通知、纪要等；2.经营业务类：与客户、合作伙伴签订的合同、协议，招投标文件，项目立项、审批、实施、验收材料，市场调研、营销策划、售后服务记录等；3.财务会计类：各类会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（按财务制度规定执行）；4.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、薪酬、福利、离职等相关材料；5.技术研发类：研发项目资料、技术图纸、专利申请、技术标准、工艺文件、科研成果等；6.知识产权类：商标、专利、著作权、商业秘密等相关证明文件及维护材料；7.声像与实物类：重要会议、活动、荣誉、产品、场景的照片、录音、录像，奖杯、奖状、印章等；8.电子数据类：存储在计算机、服务器、移动存储介质等载体上的具有保存价值的电子文件和数据；9.其他具有保存价值的文件材料。第九条归档要求1.真实性：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实准确。2.完整性：文件材料的正文、附件、审批件、转发件等应齐全完整。3.规范性：归档文件材料应符合文书处理规范，纸张规格统一，书写工整，字迹清晰，使用不易褪色的书写工具和材料。4.载体要求：电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，重要电子文件应同时保存其纸质副本或进行双套制备份。第十条归档时限1.日常行政管理文件、业务合同等，应在办理完毕后的规定期限内（如一个月内）整理归档；2.年度、半年度、季度工作总结与计划，应在相应时期结束后规定期限内归档；3.会计档案按国家及公司财务管理制度规定的时限归档；4.项目档案应在项目完成或告一段落后及时归档；5.电子文件应随办随归，或按规定定期批量归档。第四章档案的整理与保管第十一条档案整理1.分类：档案应按照年度、机构（或部门）、问题、业务类型等方式进行科学分类，分类体系应保持统一和稳定。2.编号：按照分类方案对档案进行系统化编号，便于检索和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录信息应规范、准确。4.装订：归档文件材料应按照规范要求进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。第十二条档案保管1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温、防光、防磁等条件，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具管理：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒（袋）内，排列有序，标识清晰。3.定期检查：综合管理部门应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案安全。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。4.保密管理：涉密档案应单独存放，严格按照保密规定进行管理。第十三条电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，应符合国家及行业关于电子文件管理的相关标准和规范。2.确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，建立健全电子档案备份制度和容灾恢复机制。3.存储电子档案的载体应安全可靠，并定期进行检测和转换，防止信息丢失。4.电子档案管理系统应具备权限控制、操作日志记录等安全保密功能。第五章档案的借阅与利用第十四条借阅条件与范围1.公司内部员工因工作需要可以借阅相关档案。2.外部单位或人员借阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证明，经公司相关领导批准后方可借阅，原则上不提供原件，可提供复印件并加盖公章。第十五条借阅审批1.借阅一般档案，由本部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续；2.借阅重要档案、涉密档案或超出借阅人工作职责范围的档案，须报请公司分管领导或总经理批准；3.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、编号、借阅日期、借阅人、借阅用途、预计归还日期等信息。第十六条借阅期限与续借1.档案借阅期限一般不超过[具体时长，如：十五日]。确因工作需要延长借阅期限的，应在到期前向综合管理部门申请续借，续借期限一般不超过[具体时长，如：十五日]，续借次数一般不超过[具体次数，如：一次]。2.借阅档案到期应及时归还，如需继续使用，须办理续借手续。第十七条借阅利用要求1.借阅档案应爱护档案原件，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄（经批准者除外）。2.档案一般不得带出公司指定办公区域。确因特殊情况需要带出的，须经公司分管领导或总经理批准，并严格遵守保密规定和保管要求。3.查阅档案时，应在指定地点进行。摘抄、复制档案内容，须经综合管理部门同意，并由档案管理人员核对盖章。4.归还档案时，档案管理人员应认真检查，确认无误后方可办理归还手续。发现档案有污损、缺页等情况，应及时报告并按规定处理。第十八条档案利用服务综合管理部门应积极为公司各项工作提供档案利用服务，可根据需要编制档案检索工具、专题汇编、档案参考资料等，提高档案利用效率。第六章档案的保密第十九条保密原则档案管理工作必须严格遵守国家及公司的保密法律法规和规章制度，坚持“保密第一、预防为主”的原则。第二十条涉密档案管理1.涉密档案的确定、标识、保管、借阅、复制、销毁等，必须严格按照国家及公司保密规定执行。2.接触涉密档案的人员必须严格控制，仅限于工作需要并经授权的人员。3.涉密档案的存储、传输应采取加密等安全保密措施。第二十一条责任追究严禁泄露档案内容，特别是涉密档案信息。对于违反档案保密规定，造成档案泄密或损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第七章档案的鉴定与销毁第二十二条档案鉴定1.公司应定期（如每[具体年限，如：五年]）组织档案鉴定工作小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作小组由公司分管领导、综合管理部门及相关业务部门人员组成。3.鉴定内容包括档案的保存价值、保管期限是否适当，对已无保存价值的档案提出销毁意见。第二十三条档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，由综合管理部门填写《档案销毁清册》，报公司分管领导或总经理批准后，方可销毁。2.档案销毁应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人员应